摘要：當前檔案工作重點已經逐步從線下轉為線上，而基層部門普遍存在經費缺乏及檔案管理人員不足的情況，在此種情況下，SVN作為免費軟件很適合基層部門用于電子檔案管理。本文即探究了基層部門電子檔案管理的缺陷及利用SVN開展檔案管理的優勢所在。

關鍵詞：SVN；電子檔案；檔案管理

從民辦高校基層兼職檔案員的角度來說，由于受到學校經費及工作條件的限制，專業的檔案管理軟件雖然針對性強但價格也比較昂貴，基層部門因受到預算限制，根本無法專門配置。學校雖有類似統一的平臺，功能卻無法滿足實際需求。考慮到這些情況，筆者認為可依托信息專業優勢，采用免費的TortoiseSVN軟件對部門所轄全部電子檔案進行分類、分組、分權限的管理。

一、基層部門日常電子檔案管理中存在的問題

（一）工作重視程度較低。民辦學校基層部門重點關注教學及學生事務，對檔案工作重視度較低，缺乏專職檔案管理人員，各個崗位負責檔案工作的人員均為兼職檔案員，不但負責檔案相關工作，同時還有大量其他崗位的業務，且檔案專業水平不夠、專業意識不強，在電子檔案收集的各個環節，都有許多不足之處和疏漏。（二）收集困難。基層兼職檔案員由于還有很多其他工作，收集電子檔案很難作為日常工作開展，僅能夠按學校統一要求時間節點按學期或學年定期收集，而非實時收集或按項目進行情況收集，時間上的差距和負責人員的崗位變動與調整，非常容易造成電子檔案材料的流失。（三）不能規范化儲存。由于基層部門沒有專門用于檔案管理的電腦，用來儲存檔案的辦公電腦在存儲檔案的同時還要進行其他辦公操作，移動硬盤也沒有任何加密、分級管理等措施。像這樣檔案沒有專業人員管理，更無專業檔案管理軟件進行利用，對檔案的保存和安全都很不利，并且無法進行實時的共享，需要查閱檔案時，需要有專人去查詢，不便利的使用方式，大幅度降低檔案使用率。（四）電子責任歸屬不明確。普通電腦存儲的電子文件，直接用辦公軟件打開，而這些軟件都不具備版本回溯功能和使用人記錄功能，無法查詢使用人，安全性不足，使用人可以任意篡改，甚至刪除，一旦發生問題無法責任到人，因而存在嚴重的檔案安全隱患。（五）檔案信息壁壘嚴重。目前電子檔案主要存儲在部門兼職檔案員或相應工作經辦人處，并不直接對所有員工開放，普遍存在信息不流通、數據不一致等問題。一旦兼職檔案員不及時跟進每一項重點工作的進展，積極收集相關文檔、照片等材料，就會出現檔案材料特別是照片檔案的缺失。

二、利用SVN服務器進行檔案管理的優勢

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“金信工程”，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“金信工程”，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要著眼于提高系統的整體水平

《會計電算化帳務處理制度》

為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據財政部的有關規定，結合本公司具體情況制定本規定。

（一）財務部應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務文件根據現行財務制度，運用當前在用系統的規則正確地設置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務的修改工作由系統管理員執行）。

（二）轉換會計年度時，應在新的會計年度開始后的20天內，完成結轉各帳戶的年初手續，并保證數據檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過填制記帳憑證進行。

（三）任何登記入帳的經濟業務都必須填制記帳憑證，摘要區規范填入，在機上填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

（四）記帳憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據其登記帳薄，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人。

《會計電算化帳務處理制度》

為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據財政部的有關規定，結合本公司具體情況制定本規定。

（一）財務部應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務文件根據現行財務制度，運用當前在用系統的規則正確地設置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務的修改工作由系統管理員執行）。

（二）轉換會計年度時，應在新的會計年度開始后的20天內，完成結轉各帳戶的年初手續，并保證數據檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過填制記帳憑證進行。

（三）任何登記入帳的經濟業務都必須填制記帳憑證，摘要區規范填入，在機上填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

（四）記帳憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據其登記帳薄，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人。

摘要:信息化浪潮席卷各行各業，使公司信息化深入各個層面，極大提高了公司的工作效率與服務水平。本文通過設計并實現了離退休基礎數據統計分析系統。該系統提供了離退休人員信息庫管理、資產信息庫管理和統計報表三大功能，從而規范了離退休人員信息檔案管理工作，提高了離退休部門員工工作效率和工作質量。結果表明，該系統能夠很好地實現對離退休人員信息檔案的現代化、智能化、規范化管理。

關鍵詞:基礎數據；B/S模式；統計分析；信息檔案

1引言

信息化浪潮席卷各行各業，使得公司信息化進程得到進一步發展，并具有朝著網絡化、智能化方向發展的趨勢。這極大地提高了工作效率與服務水平。然而，公司離退休基礎數據管理信息化建設仍然相對薄弱。現使用的離退休干部管理系統建設已經接近十年，環境老舊，不能滿足當前工作的需求。同時系統未與醫保系統、人資系統進行交互，對于員工的健康信息等需重新手工錄入，工作量大，造成人力物力的浪費。公司離退休人員信息檔案管理停留在半智能化階段，現需要進一步規范離退休人員信息檔案管理。因此，本文通過對離退休基礎數據統計分析系統的設計、研究與建設，完成離退休人員信息庫管理、資產信息庫管理和統計報表三大功能開發工作，從而規范離退休人員信息檔案管理工作，提高離退休部門員工工作效率和工作質量，實現對離退休人員信息檔案的現代化、智能化、規范化管理。

2總體設計

2.1總體架構

計算機管理制度

●總則

第一條為加強對電子計算機設備以及應用的管理，保證計算機信息系統安全，確保各業務系統的計算機正常運行，建立計算機內部管理工作制度和完善操作管理辦法，可制定如下規定。

第二條計算機安全管理工作實行誰主管、誰負責、預防為主、綜合治理、人員防范與技術防范相結合的原則，逐級建立安全保護責任制，實行科學化、規范化管理。

第三條任何個人不得利用計算機從事危害國家利益和集體利益的活動，不得危害計算機信息系統的安全。

第四條計算機人員必須共同遵守本規定。

為了加強對xx計算機信息系統的保密管理,根據國家保密x《計算機信息系統保密管理暫行規定》的有關要求，特制定本管理規定

一、計算機信息系統的保密規定

1、本規定所稱的計算機系統，是由計算機及相關配套的設備、設施構成，按照一定的應用目標和規則對信息進行采集、加工、存儲、檢索等處理的人機系統。xx審計管理系統為“機密級”。

2、xx為重點涉密政府機關。xx涉密信息包括各科室在工作中產生的財政審計、重大財務收支審計、重大違紀違法案件的查處，人事報表、干部檔案的國家秘密；在審計工作中雖不屬于國家秘密，但又不宜公開的工作秘密；涉及被審計單位的密級文件資料、技術信息和經營信息等商業秘密。對涉密系統計算機信息的管理，應嚴格遵守國家對計算機信息系統安全保密管理的有關規定。

3、涉密部門的責任人應加強對計算機信息的管理，禁止未授權人員使用本部門涉密計算機，謹防操作者非法獲取涉密信息，導致危害國家、部門安全和利益的事件發生。

4、對計算機信息系統的涉密介質，如軟盤、硬盤、光盤及其他移動存儲介質等涉密介質的管理，應嚴格等同于同級紙質資料的管理，謹防因其產生、復制、保管、銷毀的過程不慎造成泄密行為。

近年來,隨著高校的擴招,高校畢業人數不斷增加,畢業生檔案不斷膨脹,傳統的畢業生檔案管理方式已不能適應形勢發展的需要,直接影響了高校畢業生檔案管理部門的辦事效率。學院對于畢業生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統一的管理系統,學生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統能為本院提供一個高質量、高效率的畢業生檔案管理系統,實現畢業生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應學院發展需要,開創通過校園局域網實現畢業生檔案信息管理無紙辦公協同工作的時代。

1系統架構與技術分析

1.1系統架構

系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。

1.2技術分析

本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用B/S體系結構。

摘要：本文首先對系統進行了需求分析，接著運用面向對象分析法(OOP)和統一建模語言（UML）理論知識描述了檔案管理系統的用例和角色設計，然后運用MVC設計模式和J2EE架構對系統實現進行了詳細介紹，最后討論了系統的性能。

關鍵詞：檔案管理MVCJ2EE用例角色

1、系統分析

基于MVC（model-view-controller）的檔案管理系統是借助于J2EE架構以及面向對象方法等技術，將檔案管理從原始的手工管理方式轉交為計算機自動化的管理方式；其功能涵蓋對檔案的數字化加工，電子檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用和數字管理全過程，具有可擴展、實用的特性。因此，該系統要求標準化高，能快速、準確并全面利用檔案，方便網上歸檔貨物在線審批，良好的信息安全。

2、系統的設計

采用MVC的模式進行設計，即模型．視圖，控制器的層次結構。結構包括：(1)Model，表示業務數據和業務邏輯，通常由JavaBean或EJB實現。(2)View，也稱視圖，是用戶看到并與用戶交互的界面，一般由JSP頁面和表示組件(包括ActionForm)組成。(3)Controller，由ActionServlet類和Action類來實現。ActionServlet類是其核心組件，繼承了javax.servlet.http.HttpServlet類，扮演中央控制器的角色。Action類負責調用模型方法，更新模型狀態，并幫助控制程序流程，Action一般不實現具體應用程序邏輯。