導語：如何才能寫好一篇采購檔案管理的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：醫(yī)用；高值耗材；檔案管理；探討

醫(yī)用高值耗材對人體安全至關重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價格昂貴，屬于嚴格控制的產(chǎn)品，具有種類規(guī)格多、價值高、使用風險大、流通使用環(huán)節(jié)特殊等特點。隨著科學技術的發(fā)展與醫(yī)療技術日新月異的創(chuàng)新，醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新也較快，為加強醫(yī)用高值耗材規(guī)范管理，促進醫(yī)用高值耗材合理使用，本文從醫(yī)用高值耗材檔案管理工作這個基礎層面進行分析探討。

1醫(yī)用高值耗材檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)用高值耗材指直接作用于人體、對安全性有嚴格要求、生產(chǎn)使用必須嚴格控制、價值相對較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經(jīng)介入類、人工關節(jié)及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工、心臟起博器、支架等植入性器材。醫(yī)用高值耗材檔案管理是對所有醫(yī)用高值耗材的產(chǎn)品檔案、供應商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫(yī)用耗材的檔案做為臨床使用和質量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理也越來越體現(xiàn)其重要性[1]。

2醫(yī)用高值耗材檔案管理在現(xiàn)實工作中存在的幾個顯著問題

2.1醫(yī)用高值耗材的種類繁多、規(guī)格型號復雜、專科性強，醫(yī)院在編號歸檔時的依據(jù)不統(tǒng)一，且角度多維化，究竟按使用科室對高值耗材專科性進行分類編碼歸檔好，還是按醫(yī)用高值耗材的招標分類進行分類編碼好，或是其它標準分類，無法權衡。

2.2為規(guī)避醫(yī)院采購風險，醫(yī)院在采購醫(yī)用高值耗材時，多以省市招標的耗材目錄為依據(jù)，但醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新速度快，每招一次標，生產(chǎn)廠家便以各種理由提高耗材投標價格，最常見的是一旦原產(chǎn)品的價格已被全省統(tǒng)一，利潤空間下降，便會停止生產(chǎn)原產(chǎn)品，而推出更新?lián)Q代產(chǎn)品，從而提高新產(chǎn)品售價。但醫(yī)院在存檔此類高值耗材時，一般不會將兩個產(chǎn)品存在同一個檔案，而是當成新產(chǎn)品。建立醫(yī)用高值耗材檔案的關聯(lián)性是接下來檔案工作的一個課題，這有利于醫(yī)院掌握新增耗材與原產(chǎn)品的對比性，從而擇優(yōu)選擇產(chǎn)品。

2.3醫(yī)用高值耗材供應商名稱的經(jīng)常性變化增加了醫(yī)用高值耗材檔案歸檔的復雜性。有些供應商因累積銷售金額達到了一定的數(shù)量，導致稅率被提高，為了避稅，這些供應商會選擇重新注冊新公司，再取得權；還有些進口高值耗材因授權時間到期，而未取得續(xù)期銷售，導致產(chǎn)品在國內(nèi)的商發(fā)生了變化。這便使得檔案專業(yè)人員在歸檔供應商檔案時會發(fā)現(xiàn)有些供應商的連貫性比較難銜接。供應商檔案管理是一個薄弱環(huán)節(jié)，暫時大部分只停留在單一的時效性管理上，建立供應商評價管理體系的檔案將是需要花氣力加強的一個方向。

2.4醫(yī)用高值耗材的各項記錄一般都有存檔，但是因實際工作中產(chǎn)生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統(tǒng)不是太完善的情況下，醫(yī)用高值耗材的采購檔案、入庫記錄檔案、使用記錄檔案、出庫記錄檔案與回收管理檔案沒有關聯(lián)性的存為一個檔案，而是單獨的分散在各項專類檔案中，不利于系統(tǒng)性歸檔，這需要一個檔案體系的構建。

2.5醫(yī)院對醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫(yī)用高值耗材檔案未全部實現(xiàn)電子化管理。而一旦未實現(xiàn)系統(tǒng)化的電子管理，對于相關資料的查詢是不便的。

3醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設就是在檔案管理活動中全面地應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供檔案的利用服務[3]。先進的醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫(yī)用高值耗材的出入庫記錄資料有簽名的紙質版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫(yī)用高值耗材的電子流通過程記錄檔案不僅具有物流管理和財務管理的意義，同時也是醫(yī)院醫(yī)療服務信息的重要組成部分。

3.2我院醫(yī)用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫(yī)像科技有限公司開發(fā)的一套信息管理系統(tǒng)，但被分成了3個系統(tǒng)：①條形碼系統(tǒng)，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統(tǒng)，用于記錄高值耗材使用收費；③物資系統(tǒng)，用于記錄高值耗材出入庫辦理。前兩個系統(tǒng)記載的醫(yī)用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個物資系統(tǒng)記錄出入庫檔案則是以紙質檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點

3.3.1名稱規(guī)范 信息系統(tǒng)中使用國家頒布的耗材目錄規(guī)范名稱、有招標目錄編碼、規(guī)格、單價、生產(chǎn)批號、有效期等，減少了誤歧，規(guī)范了醫(yī)用高值耗材檔案管理，也為HIS系統(tǒng)提供了準確、清晰的收費依據(jù)。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態(tài)提供依據(jù) 手術室固定一臺電腦終端內(nèi)網(wǎng)均裝有物資系統(tǒng)，憑科室、人員、密碼登錄系統(tǒng)界面，領用審核人為科主任或護士長，既明確科室責任，又避免冒領行為。

3.3.3科學核算 出庫單完成后，醫(yī)用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時在各自的電腦終端上查詢本科室醫(yī)用耗材領用情況，適時控制成本費用，并可對異常情況進行原因查找與分析。

4醫(yī)用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫(yī)用高值耗材與患者的生命安全息息相關，醫(yī)用高值耗材來源的合法性、質量的可靠性、功能的有效性等直接關系到患者的身體健康，醫(yī)用高值耗材檔案的建立對于醫(yī)用高值材來源的追溯性等具有基礎性意義。

4.2醫(yī)用高值耗材在醫(yī)院所有醫(yī)用耗材采購與使用中一般來說約占50%甚至更高，直接關系到醫(yī)院的經(jīng)濟效益，對醫(yī)用高值耗材檔案的開發(fā)利用，有助于醫(yī)院物資成本的控制，減輕患者經(jīng)濟負擔。

4.3《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》中對醫(yī)用高值耗材管理的評定標準有明確要求，要加強醫(yī)用高值耗材（含植入類耗材）的采購記錄、溯源管理、儲存、銷毀記錄、不良事件檢測與報告管理，醫(yī)用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價值[4]。醫(yī)用高值耗材發(fā)展歷程較短，管理以粗放式為主，醫(yī)用高值耗材檔案管理的標準化、規(guī)范化、信息化和精細化還需要更多經(jīng)驗的積累與科學的方法來促成，從而為醫(yī)院臨床提供更高醫(yī)用信息價值。

參考文獻：

[1]佟玉杰，張淼.淺談高值醫(yī)用耗材檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2013，1（2）.

[2]劉婕.臨床科室醫(yī)用耗材閉環(huán)管理的探討[J].中國衛(wèi)生信息管理雜志，2014，4，11（2）.

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【關鍵詞】設備管理 重要性 檔案管理

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設備在此過程中作為起到相當重要的作用，是不斷提高醫(yī)學科學技術水平的基本條件，此時醫(yī)院設備管理顯得非常重要。檔案管理作為設備管理的基礎環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設備管理領導者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質量、技術水平、經(jīng)濟效益和社會效益，首先應認識到檔案管理的重要性，并將工作落實到實處，發(fā)揮其應有的作用[1]。現(xiàn)就把我院設備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達到相互促進的目的。

1.首先認識建立設備檔案的重要性醫(yī)療設備檔案包括：設備出廠隨機相關資料、證件、設備運行過程中產(chǎn)生的相關文字資料（如：運行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計量設備的相關合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設備，提高設備的使用率，減少設備的故障率，則必須建立較全面的設備技術檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個設備管理工作，在設備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設備進行預防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設備維修的時間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費用，縮短維修工時，有效提高設備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時地為各設備使用科室服務、為領導決策提供相關依據(jù)，此時，設備檔案顯得尤為重要。

2.其次建立完善的制度利用辦公會將相關文件分發(fā)給所有科室，強化各級管理人員的制度意識，使之配合設備管理工作的進行。我院成立由院長直接領導的設備管理工作，實行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡。利用制定的監(jiān)督檢查機制定期或不定期對科室進行賬卡物及相關內(nèi)容的檢查，將檢查結果納入科室每月的綜合質量考核，上報院辦公室及擬報整改措施，與科室的獎金、評先進、評優(yōu)掛鉤。我院設備檔案信息實行計算機輔助管理，設備檔案由專人專柜負責日常收集全院設備資料，將全院每一臺設備逐一編號登記在冊且張貼標簽，每半年對全院設備進行一次清查，對萬元以上設備每月進行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡。

3.設備檔案收集工作貫穿于設備申購到設備報廢如參與設備采購申請，可為采購部提供相關參數(shù)，參與設備的安裝與驗收工作，索取相關證件及收集設備資料及時建立檔案（如：說明書、隨機光盤、圖紙等）相關手續(xù)齊全后方可驗收，科室如需要資料可提供相關復印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設備使用流程及制度，大型設備分管到人，并將信息錄入電腦。

結 語

有效利用設備檔案對醫(yī)院長遠發(fā)展有深遠的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動、積極、周到的服務來收集相關信息資料，充分發(fā)揮其作用，促進醫(yī)院在兩個效益上獲得雙贏。

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1.在進行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問題

1.1基層檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識不到位

大多數(shù)基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統(tǒng)的方法來進行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經(jīng)在日常的工作過程中積累了一定的經(jīng)驗，取得了較大的進步，因此這些檔案管理人員認為傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)十分先進，因此從內(nèi)心地處檔案管理現(xiàn)代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現(xiàn)代化，但是對檔案管理現(xiàn)代化的認識會出現(xiàn)問題，他們認為檔案管理現(xiàn)代化就是買入一些先進的檔案管理設備，例如計算機，光盤，微縮機等設備。但是在實際的使用過程中，大多數(shù)檔案管理人員會因為缺乏檔案管理現(xiàn)代化的培訓而不會使用這些設備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓工作，大多數(shù)基層檔案管理人員就算已經(jīng)了解到了檔案管理現(xiàn)代化的一些知識，希望使用檔案管理現(xiàn)代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識的原因也無法很好地應用這些設備來進行檔案管理現(xiàn)代化的工作。

1.2檔案管理現(xiàn)代化的準備不充分

目前雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作，但是以目前的情況來看進行檔案管理現(xiàn)代化的準備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購的計算機等檔案管理現(xiàn)代化設備進行檔案管理的工作，但是由于進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必須有著高質量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無法進行很好的計算機數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進行實際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無法很好地進行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準備不充分的情況下進行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。

1.3檔案管理現(xiàn)代化的標準不統(tǒng)一以及發(fā)展不平衡

在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，每個單位進行計算機的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計算機價格實惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經(jīng)濟較為寬裕等原因采購的計算機都是新型的高性能計算機。在這樣的情況下，由于計算機的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數(shù)的數(shù)據(jù)由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個全國性統(tǒng)一的標準檔案管理系統(tǒng)。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現(xiàn)代化設備的發(fā)展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經(jīng)采購了高性能計算機，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計算機用于檔案管理現(xiàn)代化。這也是導致我國的檔案館在進行檔案管理的過程中無法較好進行的一種主要原因。

2.如何解決檔案管理現(xiàn)代化中的問題

2.1對基層檔案管理人員進行定期培訓

為了保障在進行設備采購后的檔案管理現(xiàn)代化的質量，首先應該對基層檔案管理人員進行培訓。通過一系列的培訓能夠讓檔案管理人員名學應該如何使用計算機來進行檔案管理的方法，同時也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業(yè)技術得到較好的提升。同時在進行實際的培訓過程中也需要讓基層檔案管理人員進行一定的實踐活動，通過這些實踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實際的檔案管理過程中應該如何進行，并且對在使用計算機進行檔案管理過程中的各種問題進行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實際的工作中較好的使用檔案管理現(xiàn)代化設備來進行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現(xiàn)代化的基層檔案管理人員要進行開導，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現(xiàn)代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實際的工作過程中應該如何進行高效率的工作，對于一些在實際工作過程中容易出現(xiàn)的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠將這些問題著重的注意，避免問題的發(fā)生。同時對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。

2.2加強檔案管理現(xiàn)代化的準備工作

在對基層檔案管理人員進行了一定的培訓后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準備工作。在進行準備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標引工作進行較好的完成，這主要是對檔案信息進行更加深層次的加工，同時也是在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。雖然在進行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進行檔案信息管理，如果要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準備工作也就必不可少。在進行現(xiàn)代化準備的工作中，當?shù)卣梢詾闄n案館準備一些現(xiàn)代化的檔案管理設施，例如新型的電腦等管理設備。也可以采購一些關于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時也以及時的進行翻閱，將問題解答，避免出現(xiàn)較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內(nèi)無法較好的學習到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經(jīng)驗、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員是如何進行檔案管理的，并且從中學習到豐富的干干管理知識和經(jīng)驗，在日后的實際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達到要求，以避免帶教工作無法起到應有效果的情況。

2.3進行檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一管理

由于標準的不統(tǒng)一，在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中會出現(xiàn)各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計算機采購往往型號和質量參差不齊。因此為了更好地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進行統(tǒng)一的管理是必不可少的。在進行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應該對各個檔案管理單位進行統(tǒng)一的采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進行相應的統(tǒng)一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設備進行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統(tǒng)并且進行統(tǒng)一，另一項相當重要的工作是需要將各種數(shù)據(jù)進行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時的了解到一手信息。但是在進行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過程中，需要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進行共享和統(tǒng)一的過程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。同時為了更好的保證檔案管理現(xiàn)代化能夠實現(xiàn)，在操作人員上也需要注意，盡量選用計算機使用經(jīng)驗較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應該如何使用相關的設備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現(xiàn)代化的檔案管理設備以及相關的操作系統(tǒng)。

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一、學校檔案信息化建設的制約因素

（一）對檔案信息化建設的重要性認識不足，信息化意識薄弱。學校檔案的信息化建設，可以是學校的檔案資源得到有效利用，實現(xiàn)檔案信息的共享和遠程服務，有利于節(jié)省檔案管理過程中的人力物力資源，節(jié)約檔案管理成本。但是當前檔案管理的信息化建設還沒有引起足夠的重視，特別是采取舊有的檔案管理方法的工作人員，對檔案管理的信息化建設還有排斥心理，無法充分認識到信息化建設的重要性，不能接受信息化的檔案管理工作方法。檔案管理部門，對檔案信息管理安全性、高效性和信息資源的共享作用認識不足，信息化建設的意識淡薄。這些都造成學校檔案信息化建設無法得到有效展開。（二）檔案信息化建設的管理隊伍薄弱，配套設施不齊全。檔案管理的信息化建設需要有專業(yè)的信息化管理隊伍，這是學校檔案信息化建設的必要因素。同時，信息化建設需要有與檔案信息化管理相配套的信息化設施，從而提高信息化水平和檔案管理的效率。當前的學校檔案管理的信息化建設過程中，往往會利用以往的檔案管理人員進行檔案的信息化操作，這些管理人員往往缺乏必要的信息化知識，無法對檔案管理進行規(guī)范高效的信息化操作。現(xiàn)代的科學技術、計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展迅速，知識技術的更新快，而學校的配套設施往往難以跟上檔案管理信息化建設的要求，設備老舊。這些都大大降低了檔案信息化建設的建設水平。（三）檔案信息化建設標準不規(guī)范。無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是檔案的信息化管理，管理標準的規(guī)范化都是檔案管理的重要內(nèi)容。特別是檔案管理的信息化建設，涉及到相關的計算機技術和信息技術的使用，規(guī)范化的管理標準和操作規(guī)則更成為檔案管理科學性、高效性的重要途徑。當前的學校檔案信息化建設過程中，對信息化建設標準還沒有嚴格統(tǒng)一的規(guī)范，有些學校的建設水平甚至僅僅停留在利用電腦進行文字和數(shù)據(jù)的輸入。檔案信息化建設標準的不規(guī)范，使得檔案信息的查閱、共享都很難實現(xiàn)。

二、學校檔案信息化建設的對策

（一）加強對檔案信息化建設的重要性認識，促進信息化意識的提高。學校檔案管理部門要充分了解和認識到學校檔案的信息化建設對提高學校檔案管理水平，加強檔案資源共享和學校之間的檔案交流的重要性。檔案管理的信息化建設，是提高學校教學水平和學生學習方法的重要措施，通過檔案信息化建設，學生和老師對學校的教學活動和學習活動都可以通過更加便捷的方式獲得。學校也可以通過信息的分享，加強學校之間的學習和交流，提高學校自身的建設水平。對檔案管理人員的信息化認知要加強培訓，促進檔案管理人員信息化管理意識的提高和檔案知識的更新?lián)Q代。（二）加強信息化隊伍建設和信息化設施的配置。學校要加強檔案信息化建設的專業(yè)人才的培訓和選拔以及檔案管理人員的更新?lián)Q代。信息化建設涉及到計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息通信技術等先進的技術的應用，這些都需要專業(yè)的技術人才。學校可以利用自身的優(yōu)勢，在學校老師和學生中，選取專業(yè)的技術和管理人才，并通過對以往的管理人員的培訓工作，加強信息化管理隊伍的建設。同時，學校也要加強硬件設施的配置，促進信息化建設的安全、高效，加強計算機、掃描儀等硬件設施的采購和更換力度，建立穩(wěn)定安全的學校局域網(wǎng)。對一些管理軟件的技術性和安全性要有充分的認識，在使用過程中注意操作的規(guī)范性。（三）規(guī)范檔案信息化標準體系。學校的檔案管理信息化標準要嚴格符合國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關標準規(guī)范的具體規(guī)定和要求，在具體的實施過程中，要注意加強電子文件的歸檔與管理工作規(guī)范，做到及時登記、整理、編目、歸檔，并要建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護和利用等措施。標準體系的建設，有利于學校之間和學校檔案管理部門之間的有效溝通和良好的合作，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息的分享系統(tǒng)，促進我國整體檔案管理信息化的建設發(fā)展。

三、結語

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1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 領導重視不夠。由于醫(yī)院的業(yè)務性很強，而檔案工作和醫(yī)療工作相比，又往往處在輔的位置，因此，領導對臨床重視得要多一些，而對檔案工作重視得要少一些。對檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性缺乏必要的認識，影響了檔案管理質量和效益的提高。

1.2 管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學管理。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊。目前，從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大。檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技等部門轉崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求差距懸殊，難以適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.4 重管輕用，沒有發(fā)揮檔案應有的作用。目前，醫(yī)院檔案管理工作重管輕用的現(xiàn)象普遍存在，檔案雖然進行了收集、整理、編目、保管等一系列基礎工作，但忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，許多重要的檔案被“束之高閣”，失去了保管檔案的重要意義。

2 加強醫(yī)院檔案管理工作對策

2.1 加強領導、增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現(xiàn)科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展，大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強檔案法律法規(guī)學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。

2.2 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。通過建立信息檔案科室，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。由于醫(yī)院處于一種特定的條件，面臨諸多新的問題，因此，拓展歸檔范圍，加強有關內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協(xié)議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

2.3 重視人才培養(yǎng)，提高人員素質。隨著醫(yī)院檔案信息化建設的深入推進，檔案領域需要一支具有較強綜合技術和管理能力的復合型人才。有條件的醫(yī)院可以適當增補檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務層次；也要提高現(xiàn)有檔案人員的素質，將提高專、兼職檔案管理人員業(yè)務水平放在突出位置，加大對現(xiàn)職人員的業(yè)務培訓力度，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案專業(yè)技術人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

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（臨沂大學建筑學院，山東臨沂276000）

【摘要】簡述了圖書館檔案管理的重要性，進而詳細說明圖書館檔案管理的具體內(nèi)容。

關鍵詞 ]檔案管理；圖書館檔案；圖書管理

近年來，隨著圖書館事業(yè)的發(fā)展，圖書館檔案管理在圖書工作中的作用越來越重要。在圖書館工作評估中，檔案管理已被列為一項重要評估內(nèi)容，說明圖書館檔案管理早引起了圖書界人士的重視。在這里，本文僅就圖書館檔案應設立的內(nèi)容及重要性談談自已的看法。

1圖書館檔案管理的重要性

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項活動中產(chǎn)生的具有查考利用價值并歸檔保存起來的資料，是圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄，它作為一種文獻資源，也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財富。它對于圖書館工作的總結、各種計劃的制定、業(yè)務工作的良性運轉及讀者服務的正常開展等工作，都具有十分重要的參考價值。

1.1歷史價值

檔案之所以需要而且能夠長期保存下來，為后人所利用，是因為它具備特有的保存價值。圖書館檔案是圖書館各項工作的原始記錄，是記錄圖書館各項活動最真實、可靠的信息，因此建立一套科學的檔案管理系統(tǒng)，既是現(xiàn)代管理的需要，也是科學評價的依據(jù)。檔案工作已成為圖書館建設的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評估考核的一個重要方面[1]。

1.2決策依據(jù)

圖書館檔案是圖書館在科學管理和各項工作中充分借鑒以往經(jīng)驗的可靠依據(jù)。在長期積累的靜態(tài)信息中具有原始性、可操作性和較大的可靠性，成為管理者第一手的參考資料。有助于加強圖書館科學管理、為同行評價和領導決策提供數(shù)據(jù)量綱依據(jù)[2]。新上任的領導干部可以通過檔案迅速地了解圖書館的基本情況，利用檔案信息進行決策、總結工作和制定工作計劃。

1.3研究參考

圖書館業(yè)務檔案中收集歸納了日常工作中的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表，檔案管理人員將各種信息分門別類地進行統(tǒng)計，形成最有用的信息及時報送給領導和有需要的工作人員，方便他們分析和研究有關資料，及時調(diào)整工作思路，對圖書館工作及時做出調(diào)整，保證圖書館服務能夠更加貼心。

1.4更新數(shù)據(jù)

圖書館的檔案整理是循序漸進的，不能夠一蹴而就。歷史記錄有助于成全后面的人梯，如在評估定級中整理檔案，完全可以參考往年的檔案的整理格式和文字，再融入新的數(shù)據(jù)或事實，方便工作人員高效便捷地完成檔案整理。

2圖書館檔案管理的內(nèi)容

參照《高等學校檔案實體分類方法》，圖書館的檔案主要分為以下四類：黨群類、行政類、人事類、聲像類。其中黨群類主要包括黨建文件材料、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)材料、工會、共青團工作等材料；行政類檔案主要包括上級關于圖書館工作的文件，圖書館工作計劃、總結、規(guī)章制度、會議記錄、統(tǒng)計報表、圖書館文獻招標材料等；人事類檔案主要包括圖書館員工的基本情況、科研成果、獲獎情況等材料；聲像檔案包括圖書館在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等材料。[3]

圖書館檔案屬于綜合性檔案，從圖書館的管理和業(yè)務流程來看，圖書館的業(yè)務檔案工作非常重要，主要包括：

2.1固定資產(chǎn)檔案（財產(chǎn)檔案）

固定資產(chǎn)是指使用一定的年限并且不隨著使用而消失的財產(chǎn)。它包括館內(nèi)的一切設施。建立固定資產(chǎn)檔案能夠反映一個館的基礎設施情況和館內(nèi)的經(jīng)濟情況。固定資產(chǎn)檔案對圖書館的發(fā)展方向起著參考作用，它可以為決策人員考慮本館設施的增減提供參考，以避免盲目決策和不必要的財力浪費。對圖書館的財產(chǎn)要逐一編印財產(chǎn)號，防止資產(chǎn)流失。

2.2藏書檔案

圖書館的藏書能夠反映一個館的藏書結構、藏書質量和藏書數(shù)量。建立藏書檔案，可以使本館的藏書情況和藏書特色一目了然；通過藏書檔案，采編人員就可以明確訂購目標，哪類圖書需重點采購，哪類需一般收藏，使有限的經(jīng)費發(fā)揮最大的效益。

藏書檔案應在總括登記的基礎上再加以統(tǒng)計加工。如：A大類，應把馬、恩、列、斯、毛、鄧著作分別進行統(tǒng)計歸檔，E大類則應把軍事和法律分開登記歸檔。其它類別也同樣應根據(jù)情況分開登記歸檔。只要這樣做了，在登記薄上不能反映的情況，通過藏書檔案能準確的反映出來。

2.3讀者檔案

讀者是圖書館的服務對象，通過讀者可以反映一個館的服務范圍，讀者到館率能反映出讀者服務工作的質量。讀者檔案包括讀者的職業(yè)、年齡、家庭住址和學歷等。了解讀者的職業(yè)，可以使外借人員有目的地推薦圖書，使采編人員有目的地訂購圖書，從而把服務工作做得更好。另外，讀者檔案對圖書催還工作及代借代還工作的開展都有幫助。

2.4圖書借閱檔案

圖書借閱工作是圖書館的主要工作。圖書借閱檔案要以借閱統(tǒng)計為依據(jù)，整理之后才能歸檔。借閱檔案應一月一歸，這樣才能更準確地掌握讀者的需求，使采購人員迅速做出反應，決定采購哪些圖書才能更好為讀者服務。

2.5圖書注銷檔案

圖書注銷檔案是指對不能適應當前的需要或者有所破損的圖書實行注銷，并全面登記，建立檔案。圖書注銷檔案同樣可以為采編人中的圖書采購工作起到必要的參考作用，通過檔案，采編人員可以及時補號，避免重號、空號現(xiàn)象的發(fā)生。

2.6ISBN檔案

ISBN是專門為圖書出版發(fā)行的管理面制訂的，它規(guī)定的一書一號，已在國際上普通使用。直觀的ISBN具有易認易記和易檢索等特點，在圖書采購方面能有效的避免重購現(xiàn)象。根據(jù)ISBN檔案，采編人員可以快速地進行，一本書入藏還是未入藏，一看便知，節(jié)省了時間，提高了工作效率。ISBN檔案便于攜帶和檢索，為采編人員的外出采購工作提供了方便。目前，縣級館一般采用其它方式進行檢索，大都尚未采用ISBN，相信在不久的將來，ISBN將會得到普遍使用。

2.7利用率、拒借率檔案

藏書利用包括外借、館內(nèi)閱覽、復制等形式；利用率則是指在某一時間內(nèi)正在被利用的圖書占這一時間內(nèi)藏書總量的比重。拒借率是指在某一時間內(nèi)讀者借閱被拒絕的次數(shù)占這一時間內(nèi)讀者借閱總次數(shù)的百分比。

藏書利用率、拒借率檔案，可以反映一個館的藏書建設情況。利用率、拒借率檔案的建立，要以圖書利用、拒借為依據(jù)，因此必須做好圖書利用、拒借統(tǒng)計。

利用率、拒借率檔案，有助于采編制人員的采編工作以及開展館際互借工作，為建立科學的藏書體系提供詳實的資料。

2.8期刊訂購檔案

期刊訂購檔案將每年訂購期刊的代號、刊名、定價等全面登記、歸檔。借助期刊訂購檔案，可以使對過期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊，通過檔案，此刊在哪一年度訂與未訂便可很快知道，避免浪費時間，增加工作人員的工作量。

2.9期刊刊借閱檔案

期刊借閱檔案是對期刊的利用情況進行統(tǒng)計、歸檔。期刊借閱檔案對下一年度的期刊訂購同樣具有參考作用。借助它，訂購人員可以掌握哪一種期刊應該續(xù)訂，哪種期刊應該停訂，做到少花錢多辦事，提供期刊的利用率。

2.10資料查詢檔案

資料查詢檔案是對每位讀者的資料進行系統(tǒng)的登記，并建立系統(tǒng)的檔案。借助資料查詢檔案，可以了解資料的利用情況和讀者的需求情況，使信息服務工作做到質量好、信息準、節(jié)約時間。同時還可以體現(xiàn)資料人員的工作情況。

2.11業(yè)務工作量檔案

業(yè)務工作量檔案的內(nèi)容包括：圖書加工的冊數(shù)，圖書分類的種數(shù)，排版、印刷的張數(shù)，裝訂、上架的圖書冊數(shù)，修補目錄的冊數(shù)，接待讀者的人數(shù)，舉辦讀者活動的次數(shù)、參加人數(shù)，編印資料和種數(shù)、期數(shù)、冊數(shù)，下基層輔導的館數(shù)、人數(shù)、天數(shù)等。業(yè)務工作檔案能全面反映本館的日常工作的開展情況，是制訂工作計劃、檢查計劃執(zhí)行情況、實行崗位責任制、進行定額管理和業(yè)務考核的主要依據(jù)。

3結語

全面、系統(tǒng)的圖書檔案，能夠提高圖書質量，形成科學的藏書體系，提高讀者服務意識，增強工作人員的責任心。建立、健全圖書館檔案，是新時期圖書館科學管理的需要，也是圖書館事業(yè)飛速發(fā)展的需要。

參考文獻

［1］方敏.高校圖書館檔案建設與管理工作研究[J].大學圖書館學報,2008(1):73－76.

［2］孫愛華.圖書館檔案管理創(chuàng)新研究[J].黑河學刊,2010(3):131－132.

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公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務為中心的公益型事業(yè)單位，核心是“治病救人”。醫(yī)改中，公立醫(yī)院改革是一項難點和重點工作，改革的最終目的是實現(xiàn)更好的管理醫(yī)院，更好的救治病人，滿足人民群眾就診需求。為此，應調(diào)動和利用醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的一切積極因素來實現(xiàn)這一目標。在醫(yī)改新形勢下，公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強和發(fā)展，才能更好的服務醫(yī)療業(yè)務，助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個值得思考和探索的課題。

一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）重要性認識不足，檔案意識不強，檔案收集不完整

對檔案重要性認識不足，認為與醫(yī)療中心工作相比微不足道，可有可無，涉及到相應工作時不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄，認識不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財富，對檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時。

（二）管理制度不健全，監(jiān)督獎懲不到位，利用率不高

管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細，無具體的細化標準，使歸檔出現(xiàn)不應有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時，沒有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎懲機制，造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴密、隨意性和出差錯的現(xiàn)象。

（三）人員配備不合理，經(jīng)費投入無保障，硬件條件不達標

很多醫(yī)院都沒有專職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責任心不強。特別是檔案管理專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導致管理技能不高，不能支撐和滿足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時由于認識不到位，必要的經(jīng)費投入無保障，造成硬件不達標，不能滿足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴重的隱患。

二、加強公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點工作

（一）加強宣傳，講清作用，形成領導重視、職工參與的強大工作合力

高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項系統(tǒng)工作，領導重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關鍵，領導知道檔案管理在醫(yī)院建設和發(fā)展中的重要意義，讓職工知道檔案在科研、教學、業(yè)務技能提升等個人發(fā)展上的積極作用，只要主要領導重視，就會在人員配備、經(jīng)費投入、軟硬件建設等方面形成良好的寬松環(huán)境，各部門收集檔案的人員積極參與，就會形成強大的工作合力。

（二）加強建設，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達標的堅實工作基礎

要重視檔案管理的軟硬件建設，檔案人才建設是抓好檔案管理的核心，達標的硬件條件是抓好檔案管理的基礎，科學的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進工具。這些都需要醫(yī)院認同并保障投入，把經(jīng)費納入醫(yī)院預算，檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設規(guī)劃，檔案信息化納入醫(yī)院整體建設方案，為建設醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅實的軟硬件工作基礎。

3.完善制度，狠抓落實，形成職責分工明確、各環(huán)節(jié)運行流暢的高效工作機制。

要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，結合各自實際，完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責分工、監(jiān)督到位、對應獎懲，讓相關人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運行。同時醫(yī)院自身檔案管理有其局限性，需加強與上級檔案管理部門的溝通和聯(lián)系，定期和不定期的邀請上級部門專家指導、幫助，對檔案管理有關最新動態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

三、注重以下幾方面的檔案價值利用，助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的能力

（一）利用好醫(yī)療、人事檔案，助推醫(yī)療業(yè)務和人才建設水平的提升

要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案，讓其在科研、教學、學術、治療、新技術新項目引進等方面發(fā)揮積極作用，體現(xiàn)應有價值，以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術能力和水平的提升;利用好人事檔案，善于從人事檔案結合實際找準醫(yī)院人才隊伍的優(yōu)與劣、長處與短板，有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃，提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊伍建設的水平。

（二）利用好基建、設備檔案，助力醫(yī)院基本建設、設備采購的科學規(guī)劃和合理維修的高效實施

要注重基建、設備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設計圖、施工圖、各種“管線”圖，設備中的說明書、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹立基建、設備檔案對基建、設備維修保養(yǎng)非常重要的理念，注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設備采購計劃中的價值和利用。

（三）利用好財經(jīng)檔案，以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經(jīng)濟運行水平

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【關鍵詞】初級中學；檔案管理；推進策略

學校檔案，即學校在經(jīng)營和發(fā)展過程中保留下來的能夠作為查考和具備情報與憑證作用的各類文件、數(shù)據(jù)、圖像、音像等信息。具體而言，學校檔案管理的內(nèi)容涵蓋了教務、學生、教師、黨團等多方面內(nèi)容，其在載體形式上也是多種多樣。要做好中學檔案管理工作就必須結合時展與需求，不斷探索高效、合理的管理方法，為檔案的收集、整理、分類、歸檔、借閱、利用等提供方便。下面，筆者主要對此展開論述。

一、初級中學檔案管理的重要性

（一）檔案是學校的無形財富。初級中學檔案是學校的無形財富，從學校成立之初至今每個經(jīng)營和發(fā)展階段的所有活動、事件和人物都是以檔案的形式記錄并保存下來，大至學校的每個決策、每項活動，小至每份試卷、每個榮譽獎章、每份下發(fā)文件等，對學校而言都是寶貴的資源與財富。學校參加評定、舉辦活動、作出決策、經(jīng)營模式、發(fā)展規(guī)劃等都離不開檔案資料的支撐。因此，檔案管理的重要性可見一斑。（二）為教學科研工作作指導。教學過程中的教案、習題、試卷等都是檔案資料的重要構成部分，學校在開展教學科研活動時也會以此作參考和借鑒。加之，這類檔案資料通常都是前人結合自身教學經(jīng)驗和所學歸納總結出來的，所以極具指導意義。若不能很好地管理這些檔案，那么其價值和作用就會被埋沒，學校要進一步發(fā)展和提升教學成效，也就缺少了有力支撐，一切都要從頭開始，容易走彎路，浪費時間和精力。（三）檔案是學校歷史的傳承。檔案資料記錄了學校的整個發(fā)展歷程，是學校歷史沿革的重要信息源泉。從教育部門下發(fā)文件到各項審批材料的下達再到學校的建設、教師的教案、各項榮譽等，都承載了學校歷史傳承的重責。學校每屆學生從入學到畢業(yè)，期間所有的情況都以檔案資料的形式記錄下來，每位學生的在校情況都可通過檔案查閱到，這也是學校發(fā)展歷史中的一部分。故檔案是學校歷史的傳承，重視檔案管理也是對學校歷史的尊重。

二、初級中學檔案管理存在的不足

相對而言，初級中學檔案管理工作比較簡單，但就當前初級中學檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在一些不足之處，具體如下：一是檔案管理意識薄弱，未能充分認識到檔案管理的重要性，在檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)缺乏配套制度，導致檔案資料收集缺乏完整性與規(guī)范性。并且在日常管理工作中也顯得隨意散漫，安全意識不強，導致一些資料出現(xiàn)損壞、遺失等情況。二是檔案管理人員素質能力不足，一方面缺乏專業(yè)檔案管理人員，不少學校檔案管理人員為兼職或是文化水平不高，對檔案管理的要點和注意事項不了解；另一方面由于學校不重視檔案管理，投入力度小，未對已有檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，使得他們難以勝任管理工作。三是信息化建設力度不夠，在信息網(wǎng)絡時代，檔案管理信息化建設已然成為必然發(fā)展趨勢，需要建立電子檔案才能更好地保存很多資料，而且運用信息技術進行檔案管理也更加方便快捷，但很多學校信息化建設力度還不夠，不論是硬件軟件設施的購置，還是資金、人力等的投入，都仍需進一步強化。可見，要有效推進初級中學檔案管理工作，學校就必須正視檔案管理過程中的不足，積極采取措施。

三、初級中學檔案管理的有效推進措施

（一）強化檔案管理意識。強化檔案管理意識是有效推進初級中學檔案管理工作的首要條件。一方面學校領導應重視檔案管理工作，自覺強化檔案管理意識，并將檔案管理工作納入日常工作的重要議程，為學校全體教職工做好帶頭作用。另一方面，學校領導應將檔案管理意識傳達至全體教職工，積極撥發(fā)專項資金用于檔案管理工作，可通過開設講座、辦理校園專刊等方式將檔案管理的重要性傳達至全體教職工。此外，學校應明確指出檔案管理工作并不單單是檔案管理人員的事情，還需要全體教職工共同參與配合，只有多方協(xié)調(diào)、相互配合、共同努力才能真正做好檔案管理工作。（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作的順利、有效開展必須有配套的檔案管理制度做基礎，從檔案的收集整理歸檔到保管以及后期的借閱利用都有相應的完善制度，所有人都嚴格按制度辦事。具體而言，學校應結合實際情況，制定相應的檔案收集制度、管理制度、借閱制度等，并明確規(guī)定檔案收集范圍及標準規(guī)范，如此檔案管理工作的開展就有了明確目標和標準，避免了檔案收集不完全、不規(guī)范等問題。此外，還應明確各個崗位的職責權限以及責任追究制度，確保工作條理清晰、責任明確，不會出現(xiàn)混亂或越權等情況，而且一旦出了問題也能及時找到相應責任人，而不是相互推諉。（三）提升管理者的專業(yè)水平。不論是傳統(tǒng)紙質檔案的管理還是信息網(wǎng)絡時代電子檔案的管理，都需要管理人員來操作，因此，學校必須注重檔案管理人員專業(yè)水平的提升與強化。一方面，學校應分配專門的檔案工作者，成立檔案管理部門，明確負責人與執(zhí)行人員，并定期對檔案管理人員提供培訓課程與實踐機會，提升他們的檔案管理知識與技能，以便更好地開展檔案管理工作。另一方面，學校應積極引進專業(yè)的檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新的力量，引入先進的管理理念和方法。若有需要，學校還可聘請相關專業(yè)人士開設專題講座，鼓勵檔案管理人員積極參與，多學習多見識，不斷提升自身專業(yè)能力與素養(yǎng)。（四）檔案管理信息化建設。隨著信息網(wǎng)絡時代的到來，各行各業(yè)都陸續(xù)開展信息化建設，學校也應充分認識到信息技術在檔案管理工作中的價值，并積極展開檔案管理信息化建設。首先學校應加大投入力度，積極購置先進設備、引進先進人才、學習先進理念與管理模式等，并在日常培訓中增加信息化知識與技術，幫助檔案管理人員掌握相應的信息知識與技術。其次，學校應將檔案管理信息化建設與校園網(wǎng)結合起來，若有條件還可與其他軟件系統(tǒng)連接，創(chuàng)建完整的信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)各項資料信息的實時更新與共享。再次學校可創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)，相較于其他檔案管理工作，初級中學檔案管理工作較為簡單，在收集檔案資料的時候可按照人事、教學、行政等分類管理資料，并在創(chuàng)建檔案信息的時候將同類型檔案放置在同一窗口，這樣不論是后期管理還是查閱都能很快檢索到需要的信息資料。（五）注重軟件硬件建設。硬件軟件是檔案管理工作的重要基礎設施，學校在開展檔案管理信息化建設的同時也必須注重軟件硬件的建設。一方面學校應注重硬件軟件設施的采購工作，在選擇硬軟件設施的時候要考慮價格、質量、使用壽命、內(nèi)存量等因素，確保購買的設施能滿足學校檔案管理工作的需求。另一方面學校應要求每位檔案管理人員都能正確使用相關設備，并懂得軟硬件設施的日常維護與檢查，避免人為錯誤操作損壞設施，進而損壞或遺失檔案資料。此外，學校必須強化檔案管理工作的安全性，如檔案錄入與存儲的電腦需定期殺毒、安裝防火墻、設置登錄密碼等；重要檔案資料應做好備份；明確檔案錄入、管理、查閱等權限，并各自保管好自己的登錄密碼；定期檢查軟硬件設施，做好清理與維護保養(yǎng)工作等等。

四、結語

綜上所述，檔案資料不僅是學校歷史傳承的重要體現(xiàn)，也是學校后續(xù)管理與發(fā)展的重要支撐依據(jù)，學校必須重視檔案管理工作。初級中學檔案管理工作雖相對簡單，但仍不可掉以輕心。當前初級中學檔案管理工作仍存在檔案管理意識不弱、制度不全、投入力度不夠、信息化建設缺乏等問題，學校必須正視這些問題，積極采取有針對性的解決措施，這樣才能真正實現(xiàn)初級中學檔案管理工作的有效推進。

作者:黃予菲 單位:北海市第八中學

【參考文獻】

[1]陳樹華.學校檔案管理工作的重要探究[J].雜文月刊：學術版，2015（11）：105.

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檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中的重要組成部分，而人力資源檔案管理又是重中之重。探究信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理很有必要。應在保證信息安全的前提下，提高企事業(yè)單位人力資源管理的水平和效率。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

1.有助于企業(yè)實現(xiàn)信息現(xiàn)代化。企業(yè)信息化建設是時展的必然趨勢，其中就包括人力資源檔案的數(shù)字化管理這一重要部分。它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，推動了企業(yè)的信息化進程。2.有助于檔案資料的保存。傳統(tǒng)的檔案資料以紙質為載體，時間一長，破損嚴重，給管理帶來了不小的難度，同時不利于檔案的使用。借助于先進的信息技術，轉換成數(shù)字信息，大大降低了人為因素和非人為因素的影響，更利于檔案資料的保存和使用。3.有助于工作效率的提高。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，不僅效率低下，而且極易出錯，同時利用率不高，使檔案價值難以體現(xiàn)。數(shù)字化管理，信息的存儲、查詢更高效、更快捷，把檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，提高了工作效率。

二、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.檔案數(shù)量巨大難以快速數(shù)字化。目前，大中型企業(yè)中，信息資料經(jīng)過長年的累積特別豐富，給數(shù)字化管理造成了不小的困難。而中小企業(yè)，受自身條件的限制，資金投入不足，導致數(shù)字化設施、設備等，難以滿足人力資源檔案數(shù)字化管理的需求。2.網(wǎng)絡技術帶來的不安全因素。一是系統(tǒng)軟件由于設計中存在漏洞，極易被黑客等侵襲，致使信息被竊、流失、損毀。還有磁場等對信息傳輸?shù)耐ǖ涝斐筛蓴_，影響了信息的傳輸，留下了隱患，另外就是網(wǎng)絡的開放性給信息的安全性和保密性帶來沖擊。很多企業(yè)為了降低成本，忽略了網(wǎng)絡安全的重要性，對采購的設備和網(wǎng)絡服務供應商限制要求較低，也給黑客等入侵數(shù)字檔案資料庫竊取信息提供了方便。3.人為操作導致的不安全故障。數(shù)字化管理需要高素質的檔案管理人員的操作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在實際情況中，很多從事檔案管理的人員年齡偏大，計算機操作不熟練，經(jīng)常出現(xiàn)一些失誤，造成信息丟失、損毀。另外，工作人員在操作上的不良習慣、違規(guī)操作等,都會導致安全問題的產(chǎn)生。再加上防護措施不到位、警惕性低，影響了網(wǎng)絡安全管理的整體質量。

三、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理路徑探究

1.人力資源管理系統(tǒng)的開發(fā)要以安全為第一位。要想保證系統(tǒng)的安全性，可以借助Web搭建的開發(fā)平臺，也可以在企業(yè)人力資源管理中建立局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)中建立管理系統(tǒng)。通過設置管理權限可以有效阻止非法用戶的侵入，實現(xiàn)網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全防護，還可以使用加密制度，保證數(shù)據(jù)在傳送的過程中，不會被篡改或盜竊，進一步強化網(wǎng)絡通信的保密性，也可以建立防火墻來防御外部攻擊。2.建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。企業(yè)之間的競爭實際上就是人才的競爭，所以各個企業(yè)對人力資源的重視程度已經(jīng)上升到了戰(zhàn)略高度。將人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中，更能夠使人力資源得到優(yōu)化，最大程度地發(fā)揮人力資源的價值，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻。尤其是在人員招聘時，通過數(shù)據(jù)庫進行崗位匹配，實現(xiàn)高效、有效招聘，避免人才的浪費，同時為后期的培訓提供便利。還可以為異地招聘實現(xiàn)網(wǎng)絡視頻面試，既擴大招聘范圍，又降低成本。3.績效考核信息管理模塊的建立。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立績效考核信息管理模塊是人力資源檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容，績效考核信息既能夠體現(xiàn)員工的個人價值，也能夠反映出團隊的合作水平。不僅如此，還能為采購等給予一定的參考信息，通過績效考核信息一方面把員工的工作熟練程度反映出來，也將材料的質量反映出來，企業(yè)可以據(jù)此加以改進。4.崗位信息管理模塊的建立。崗位信息管理模塊的建立，能夠在確保工作效果得到有效提高的同時,更為準確地估計崗位的設置和價值相關性，使崗位設置管理和崗位價值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，也是現(xiàn)代化崗位價值管理的先進模式體現(xiàn)。

四、結語

篇10

關鍵詞：預算；檔案管理；思考

財務總監(jiān)管理中心的部門預算是重要的工作內(nèi)容。作為相對獨立管理部門，主要承擔各項預算工作，也因此而產(chǎn)生各種檔案資料。雖然部門預算所產(chǎn)生的資料會有資料管理人員統(tǒng)一管理，但是，由于這些管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，所以對于預算檔案資料的管理缺乏科學性，使得這些資料的服務功能難以充分地發(fā)揮出來。為了強化部門預算大難管理工作，就要針對部門預算檔案管理的重要性充分認識，針對預算檔案管理中所存在的問題進行研究，并具有針對性地提出有效對策。

一、加強部門預算檔案管理的重要性

（一）做好部門預算檔案管理工作有助于預算工作的順利展開

預算管理工作內(nèi)容復雜，多于財務管理有關。由于預算部門內(nèi)部的每一名員工都有本職工作，包括銷售預算、采購預算、生產(chǎn)預算等等，所以，幾乎每年的預算管理目標都是由管理層決定，然后將目標下派到相應的部門進行預算編制工作。在預算的一系列工作中，會產(chǎn)生各種資料作為預算管理流程的憑證。如果這些資料丟失，就會對預算工作的順利展開造成不良影響。因此，預算部門要做好檔案管理工作。當預算工作進入到執(zhí)行階段的時候，很有可能存在預算與實際差距。這就需要對預算作出調(diào)整，并對實際運行成本采取有效的控制措施，由此而達到成本控制管理的目的。

（二）做好部門預算檔案管理工作有助于預算目標的實現(xiàn)

預算不是簡單地將預算作為財務金額的反映，而是對資源進行有效分配，做到有計劃地投入，最大限度地產(chǎn)出，因此，預算關乎資源分配的計劃性和有效性。通過編制預算，以使得各項收支得到有效控制。做好預算檔案管理工作，各項資料都規(guī)范整理。當進行預算管理的時候，就可以查閱相關檔案資料對預算管理工作做出調(diào)整，以促使預算目標實現(xiàn)。

（三）做好部門預算檔案管理工作可以提高預算工作的成效

在編制預算的過程中，要將預算目標具體化，就需要分解預算指標，并將預算指標落實到個人，做到責任到位。當進入到實際行動中，預算編制就成為了成本控制標準，通過有效地控制成本達到預算目標，其中，做好預算檔案管理工作是關鍵的內(nèi)容。當預算編制工作進入到執(zhí)行環(huán)節(jié)，需要控制的內(nèi)容有很多，包括材料的采購、銷售等等，都屬于預算范疇，可以對各項工作運行中所產(chǎn)生的出來變化呈現(xiàn)出來。因此，要做好部門預算檔案管理工作，使得預算工作效率有所提高。

二、部門預算檔案管理工作中所存在的問題及做法

（一）對預算檔案管理工作沒有給予高度重視

如果在預算檔案管理工作中沒得到單位領導的支持，就會在人財物上難以調(diào)配導致預算檔案管理工作中存在很多問題。即便是預算檔案管理人員有心提高工作質量，但是，財力不足，設備運行不良或者面對量大而繁瑣的預算檔案管理工作而人員不足，就會影響預算檔案管理質量和管理效率。

（二）沒有按照制度要求執(zhí)行預算檔案管理工作

預算檔案管理工作中，由于沒有完善的管理制度，所以，檔案管理人員在履行職責的過程中，就不會嚴格要求自己。雖然一些單位已經(jīng)將預算檔案管理制度構建起來，但是，在具體的執(zhí)行中，就不會嚴格按照制度完成檔案管理工作，而是將制度虛設。比如，在預算檔案管理工作中，對預算檔案資料沒有及時地收集、分類整理，沒有及時而規(guī)范地對預算檔案資料進行立卷和裝訂。在檔案資料的保管中、資料的移交中，都沒有認真履行程序，在借閱檔案預算檔案資料和銷毀檔案資料的時候，沒有在專門的管理人員的監(jiān)督下執(zhí)行，導致預算檔案資料丟失。特別是預算檔案管理工作中進行人員調(diào)動的時候，就會出現(xiàn)檔案隨著人員的調(diào)走而流失的現(xiàn)象，或者部分預算檔案資料出現(xiàn)隨意打開封裝袋或者損壞的問題。

（三）預算檔案管理工作中存在設備落后的現(xiàn)象

一些單位雖然執(zhí)行了預算檔案管理，但是沒有建立專業(yè)的資料庫，檔案管理設備更是落后，導致檔案管理工作無法按照規(guī)定展開。部門預算檔案資料甚至存儲在預算部門，而沒有存儲在檔案櫥柜中。

三、部門預算檔案管理工作的思路及對策

針對部門預算檔案管理工作所存在的問題，就需要采取集中管理辦法，包括相關的管理制度、檔案管理設備以及檔案管理人員都需要強化管理。

（一）完善檔案管理設施以部門做好預算檔案安全管理工作

部門預算管理部門有必要將專門的檔案管理部門設立起來，建立預算檔案管理庫房，根據(jù)預算工作以及檔案管理工作實際將專門的檔案管理機構構建起來，并完善管理制度。首先，要將預算檔案票據(jù)管理部門建立起來，設置兩個編制人員對預算檔案資料實施專業(yè)化管理，除了對會計資料進行管理之外，還要對相關的檔案資料和各種空白票據(jù)進行管理。其次，需要將專門的預算檔案資料庫房構建起來。庫房的各種安全設施要齊全以保證檔案資料的安全。所需要配置的安全設施包括防火設施、防潮設施、防塵設施、防盜設施，還要做好防蟲、防鼠管理工作。為了避免預算檔案資料在庫房中遭到損壞，還要安裝現(xiàn)代化的檔案管理設備，諸如空調(diào)設備、密集架設備、除濕機以及計算機等等。

（二）完善檔案管理制度以對部門預算檔案管理工作形成約束

完善檔案管理制度，就是要將預算檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作都制度化，形成約束機制，包括預算檔案的移交、立卷、歸檔；檔案資料的保管、調(diào)閱；檔案資料的銷毀等等，都要按照具體的制度執(zhí)行，同時還要做好檔案保密工作。針對檔案管理制度是否落實到位的問題，不要有關管理人員定期考核，作為工作崗位責任是否履行到位的依據(jù)，并將考核的結果指標化。對預算檔案管理工作要采用現(xiàn)代化管理措施，實施信息化管理，應用計算機網(wǎng)絡技術實施預算檔案管理，包括預算檔案資料的目錄以及資料檢索工具等等，都可以在網(wǎng)絡上運行，實現(xiàn)預算檔案自理哦的共享。有關部門和個人登錄到指定的檔案管理平臺，就可以對所需要的預算檔案資料進行檢索，并履行監(jiān)督職能。

（三）嚴格執(zhí)行檔案管理流程強化檔案管理控制工作

檔案管理工作中，檔案資料的移交是嚴格重要的環(huán)節(jié)。預算檔案需要移交到檔案管理部門，預算部門就要按照相關規(guī)定在“檔案移交清冊”中做好記錄，按照規(guī)定填寫并有管理部門審查并蓋章后才可以向檔案管理部門移交。預算檔案的調(diào)閱手續(xù)要嚴格管理。預算檔案要做好財政歸口管理工作。當進行調(diào)閱預算檔案的時候，要求預算管理人員必須陪同，提供單位提供的借閱證明才能夠準許調(diào)閱。預算檔案中，除了規(guī)定長期保存的檔案資料之后，其他的預算檔案資料都是有期限的。預算檔案資料的保留期限到期后，就要進行銷毀工作。由于檔案資料關乎預算工作的歷史，對后續(xù)的工作具有重要的參考價值。在進行“檔案銷毀清冊”的時候，要嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，填制檔案銷毀清冊并報歸口管理部門，經(jīng)過審查蓋章后才可以進行銷毀處理。在預算檔案資料銷毀的時候，要按照規(guī)定在有關人員的監(jiān)督下銷毀。

四、總結

綜上所述，預算檔案管理中，由于預算檔案管理設施不足，加之有關管理人員對預算檔案管理沒有基于高度的重視，特別是沒有專業(yè)的預算檔案管理人員執(zhí)行相關的工作，導致預算檔案管理工作中存在一些問題。具有針對性地提出有效策略，以強化部門預算檔案管理工作，卻倒預算工作順利展開并獲得成效。

作者:李良春 單位:吉林省白城市財務總監(jiān)管理中心

參考文獻：

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