【內容提要】本文在對國際電子文件管理代表性研究項目進行綜合分析的基礎上，從電子文件管理的頂層設計、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據價值的關鍵、電子文件管理問題的解決之道等方面，總結了國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示。希望借鑒國際同行的成功經驗，推進我國電子文件管理的進程。

【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出

在信息技術飛速發展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，據筆者不完全統計，世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出

西方發達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰略問題，認為戰略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數字信息戰略”；2005年美國的ERA項目負責人在向國家數字戰略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯邦機構的電子文件管理提供政策、戰略、指導和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容，納入國家電子政務建設之中，并開展了電子文件管理戰略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發生了戰略轉型，開始由機構層面向國家層面轉變。以頂層設計帶動整體規劃，以國家戰略帶動全面發展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”，標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰略時說：“十一五是一個信息化發展的轉折點，我們國家的信息化已經從戰術轉為戰略。”可見“電子文件管理國家戰略”的提出與我國信息化戰略轉型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰略就是從國家層面進行統籌規劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調控能力，從而確保這部分國家信息資源的現實安全和長久真實。電子文件管理國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險，從根本上控制各機構（地區）電子文件管理低水平重復現象，大幅提高研發效益有著重要意義。

一、電子文件的特點

1、操作方便，簡單易行，自動分類組合，便于管理。傳統的檔案管理模式是，檔案由文書處理部門立卷，檔案業務部門接收，文件一年一歸檔。傳統的檔案管理十分注重檔案的整理分類。因為是手工檢索，需要整理清楚，分類精細，將每份文件歸人相應的類別和合適的案卷，便于日后檢索。分類和組卷花費了檔案人員大量的時間和精力。在計算機管理信息系統中，文件與檔案的界限已不復存在。文書處理人員、業務人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。有關部門既可以將應歸檔的電子文件的最終版本經過整理，按檔案部門歸檔，也可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過計算機網絡系統隨時傳輸到檔案部門，檔案部門再根據歸檔的要求，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來，轉化為電子檔案。

2、容量大，何種小，節省庫房存儲空間。傳統的紙質檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。

3、檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續。在辦公造化系統中，儲存電子文件的信息數據庫是檔案部門與辦公業務部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網絡上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復制存儲方便快捷。

二、電子文件對檔案管理的影響

電子文件能在通信網絡上迅速地進行傳遞；它的利用不受時間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質文件的直觀性，需要借助計算機等數字設備才能閱讀、處理，并且它的保管上對環境的溫濕度、防磁性等要求也很高，使其在諸多方面對檔案管理產生了影響。

[論文關鍵詞]電子政務電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務環境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關鍵詞]電子政務電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務環境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關鍵詞]電子政務電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務環境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，采取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

本文通過對電子文件管理元數據單一線型化宏觀結構和多維分面化宏觀架構理論及分面架構本質的研究，從而看出分面化宏觀架構具有特有的優勢，進而得出分面方法對指導電子文件管理元數據標準化方面具有深刻意義，值得我們研究。

電子文件管理元數據宏觀結構分面化的基本概念

電子文件管理元數據結構分為宏觀結構和微觀結構，所謂宏觀結構就是電子文件管理元數據頂層框架的架構，而微觀結構是指電子文件管理元數據元素的構成。本文主要研究的是電子文件管理元數據宏觀結構的分面化問題。

所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡單概念元素。對于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標準，形成多個面——分解[1]。在所形成的多個分面之間，是相互獨立并行的，因此各分面內的元素就可以進行組合——組配。這種組配由于有“多個面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統角度出發，運用分解和組配的方法建立電子文件管理元數據宏觀結構的架構過程。分面化往往是相對于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數據的宏觀結構的架構上存在著多維分面化架構與單一線型化的架構，而且，在時間上，單一線型化的架構產生于多維分面化的架構之前，所以，研究電子文件管理元數據宏觀結構的多維分面化，首先應該研究電子文件管理元數據單一線型化的架構。

電子文件管理元數據單一線型化架構的分析

摘要：近年來，我國電子文件中心建設研究如火如荼，各種觀點紛呈，本文僅就電子文件中心建設的誕生背景、歸屬問題、角色功能、建設模式等四個核心問題的研究成果進行綜述。

關鍵詞：電子文件中心；誕生背景；歸屬問題；角色功能；建設模式；綜述

我國對“電子文件中心”的研究起步較晚，直到2004年姚磊在《圖書情報知識》上發表《試論電子政務環境下電子文件中心的結構、原則和角色》一文，才揭開了電子文件中心研究的序幕。筆者在“中國知識資源總庫——CNKI系列數據庫”中，共檢索到2004年～2010年題名中含“電子文件中心”的文獻58篇（檢索日期為2010年12月6日）。文獻涉及電子文件中心建設各個方面，本文只對其誕生背景、歸屬問題、角色功能、建設模式等四方面的核心問題進行綜述，以期引起研究的深入。

1誕生背景研究

關注“電子文件中心”誕生背景的研究，實際決定著對電子文件中心建設歸屬問題、角色功能、建設模式等核心問題的定位。目前的主要觀點有：

1.1社會信息化大發展說。邱曉威認為，電子文件中心建設有著較深刻的社會需求背景，我國信息化建設和體制改革的大環境就是電子文件中心建設需求的大背景。[1]丁梅在論述電子文件中心建設之必要性時也指出，電子文件中心建設是國家和社會信息化發展的要求。[2]

摘要：電子計算機的普遍應用．給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?筆者認為．要實現時電子文件的科學管理．必須做好以下幾方面工作：首先是提高電子文件管理意識．其次是加強制度建設．三是做好電子文件的收集．四是把好電子文件的簽定、歸檔關，五是加強電子文件的管理和安全防護工作．六是加強對電子文件的電子檔案管理知識的培訓．提高檔案工作人員的業務素質。只有這樣，才能較好地解決我院多個網絡系統無法鏈接．不能兼容．多數職能科室只是使用計算機單機辦公．時所形成的電子文件未能進行統一管理等問題。

關鍵詞：辦公自動化；電子文件；管理

電子計算機的普遍應用．促進了辦公自動化的迅速發展．隨之產生的電子文件與傳統紙介質文件匯集成浩大的信息流．成為社會改革與發展的寶貴資源。同時，也給檔案工作者提出了新問題：如何建立一個與辦公自動化系統和電子文件管理相適應．并與之同步發展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢。現階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。

1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理

電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。

摘要:以常州市、南京市、丹陽市、安徽省、蕪湖市電子文件中心為研究對象,從電子文件中心產生的緣由、職能職責、系統功能、人員概況、經費來源、管理規章、安全與災備、運行情況及發展態勢等九個方面,對蘇南模式與安徽模式的電子文件中心作了詳細的比照研究,最后,得出了二者的區別及聯系,指出了二者的發展前景。

關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區別,還是有質的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當的研究對象,對之開展了文獻調研和實地調研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫常”經濟發達地區。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析