導語：如何才能寫好一篇檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

 

公司領導：

現有檔案管理工作已遠超公司現有人員及檔案室存儲空間的負荷。為提升業務處理效率，緩解檔案管理壓力，配合公司2008年業務目標，風險控制部對公司現有檔案管理情況進行了梳理，并提出相應的優化方案。

一、紙質檔案管理現狀

目前，公司的業務檔案仍是以紙質為主。截至2018年01月05日，公司在保項目 筆，按照目前的檔案管理要求，也就意味著已有 筆項目的紙質檔案需逐筆進行歸檔。

（一）人員問題。區域辦事處人員尚未完全到位，風險控制部檔案管理人員目前僅有一人，目前的檔案管理工作已超現有人員負荷。前期盧氏金融扶貧等資料尚未歸檔到位，小額綠色通道業務、糧食收購貸業務等也未能完全歸檔到位。由于缺乏專業檔案管理設備、系統及人員，未來即便相應檔案全部歸檔到位，后續查閱單筆項目的紙質檔案也無異于大海撈針。

（二）存儲空間問題。

（三）未來業務量壓力

二、電子檔案進展情況

2017年10月1日，公司擔保業務系統正式啟用，所有業務基本實現了線上處理。但紙質檔案向電子檔案轉變的現實條件尚不具備，主要受限于四個方面：

（一）擔保業務系統電子印章尚未啟用，審批流程類的資料仍需從系統打印紙質資料、加蓋印章，并保留紙質檔案；

（二）擔保業務系統中的檔案管理模塊尚未開發，無法實現審批流程類電子文檔的歸檔、查閱等功能；

三、業務檔案管理優化建議

（一）盡快在業務系統中開發檔案管理模塊，實現電子文檔的歸檔、查閱等功能。目前，擔保業務系統中缺乏檔案管理模塊，導致審批流程類資料（如提請放款通知書）僅存儲在服務器中，無法在系統中查閱，僅當前任務處理人員可見，一旦任務處理完畢，經辦人員無法查閱已出具文件；

（二）配備專業的存儲設備，提升擔保業務系統運行效率，確保電子文檔的存儲空間，進行災難備份，確保電子文檔的存儲安全。依照目前的業務發展速度，擔保業務系統很快就將出現超負荷運轉的情況，擔保業務系統不時也會出現卡頓情況，運行效率有待進一步提高；

（三）適時逐步啟用擔保業務系統的電子印章。1.優先啟用審批流程類資料（如提請放款通知書）的電子印章，并授權審批流程類的資料均以電子檔案形式存儲，在提升業務處理效率的同時，減輕審批類紙質檔案的存儲壓力；2.為各區域辦事處配備專業掃描設備，提升電子檔案的成像質量，減輕相關人員的掃描和審查壓力；3.梳理客戶核保類合同簽署環節的流程，逐步啟用客戶核保類合同的電子印章，實現客戶核保類合同以電子檔案存儲為主，紙質檔案存儲為輔，以解決區域辦事處人員與省公司的距離問題，并減輕合同類紙質檔案的存儲壓力；

（四）適當調整業務檔案管理方式，梳理完善擔保業務系統相關流程。1.小額批量類業務，合作機構之間正式往來函件（含推薦確認表、待核保貸款客戶表、待核保借款客戶確認函、已放款客戶明細表、解除擔保責任通知書、履行擔保責任通知書、代償證明等）以紙質檔案方式存儲，借款人基礎資料（如身份證、營業執照、審批單頁、繳費憑證、借款合同、放款憑證、保險單、貸后檢查報告）、公司審批流程類資料均以電子檔案形式存儲于系統各個審批、收費、放款、保后等流程中，方便隨時調閱；2.獨立調查審批類業務，基礎資料中除了必要證件，其他基礎資料均已電子檔案方式存儲，審批類資料均以電子檔案方式存儲，客戶核保類合同逐步以電子檔案方式存儲，合作機構類合同及往來函件等均以紙質檔案方式存儲。

篇2

關鍵詞： 影像檔案 設備 視頻 非線性編輯

隨著攝像技術的普及以及攝像器材價格的相對下降，越來越多的基層單位使用攝像設備記錄日常的公務活動。因此，影像檔案作為聲像檔案的一個分支在檔案資源中所占比重不斷上升，做好影像檔案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于這種需求，筆者所在單位正在進行影像檔案管理設備配備的前期準備工作，通過對相關設備的考察了解，總結出本文所談的基層單位影像檔案管理流程與設備配置方案。

一、加強基層單位影像檔案管理

的必要性和意義

（一）時展促使影像檔案的地位日益凸顯

影像檔案是以圖像（或配有聲音）為主要記錄符號的檔案，它直接提供所記錄下來的場景和畫面，而不是通過文字描述來獲得聯想和想象。因此，影像檔案直觀的反映所記錄的內容，其原始記錄性和證據性作用過硬；信息傳遞直觀性強，信息受眾覆蓋面廣，其傳遞的信息不受受眾文化水平的限制，更易于為普通人接受，在文化宣傳上有明顯作用。在當代文化大發展、大繁榮的格局下，尤其是在歷史文化宣傳和體現親民文化上有重要意義。2010年寧夏檔案館就曾派人到中央新影、中國電影資料館查找涉寧影像檔案，征購到《中央訪問團到寧夏》、《寧夏人的喜事》等4部1950年反映寧夏歷史狀況的紀錄片。①加強影像檔案管理可以使檔案資源得到極大豐富、強化檔案資源建設，還可以提升服務水平、加強聲像檔案的安全保管能力。

（二）加強基層單位影像檔案管理，避免由攝錄人員保管、移交意識薄弱所造成的重要影像保管不利

一些單位影像檔案資料相對匾乏，無法逃脫“三不”（種類不全、數量不多、質量不高）的困境。究其原因，不是沒有拍而是沒存好。影像信息與文字信息不同，沒有事后補救的機會，一旦錯失重要歷史瞬間，將可能成為永世遺憾。傳統上影像資料由于載體的特殊性以及對設備的依賴性在很多單位都是由宣傳、電教部門或網絡、新聞中心進行管理，檔案部門僅就其主動上交或可知的單位重大宣傳片等進行收集保管，很多珍貴影像未能歸檔。通過對一些市屬企事業單位的調查了解，攝錄人員往往認為拍攝任務完成往宣傳部門或媒體一報送用完就完了；只重視當時的新聞效應，往往不會主動顧及到今后長期的保管和再利用，甚至一盤帶子長時間反復用。有時隨著人員或機構的調整，珍貴影像還可能發生流失或失控，這對影像的長期保存和開發利用十分不利。

（三）加強基層單位影像檔案管理和設備配備，為檔案部門解決設備不足難以正常開展影像檔案管理業務的尷尬局面

一些單位的檔案部門苦于沒有專業設備無法保證接收來的影像得到妥善保管，直到目前都沒能正常開展影像檔案的接收、管理工作。設備配置不足使檔案部門對于影像資料監管困難、管理被動，很多重要影像因疏于存檔或存檔不規范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用時找不到或沒法用。有些單位即便將拍攝好的錄像帶或其他載體的影像資料交到檔案部門，但由于缺乏設備，檔案人員對于這些影像的保管無法進行有效監察，保管不當就可能造成文件損壞或文件格式、版本變化導致的不可正常讀取等現象的發生。因此除了爭取領導支持、加強制度建設和執行、做好前端控制與相關部門做好協作之外，檔案部門配置相應的管理設備十分必要。

二、影像檔案管理流程中的控制要點

雖然載體相對特殊，影像檔案管理工作的日常主要環節與普通文書檔案的接收、保管、利用、編研、統計等各環節相類似，理解起來很容易，檔案人員完全能夠勝任，只是需要具體的設備來支持。

（一）嚴把接收采集環節，保證影像質量

因為載體和來源不同，一般常見的影像文件主要有三類：一類是以磁帶為記錄載體，另一類是由攝像機自帶的硬盤、直錄光盤或移動存儲卡為載體，第三類是經過攝錄人員拷貝或轉換格式后的文件。為方便管理、同時符合檔案管理規定中對于影像文件的要求（《北京市檔案館電子文件接收辦法》中規定“影像文件以MPEG、AVI為通用格式”）從移交來源所獲得的影像經過采集后，對于需要轉換視頻格式的文件要進行轉換加工，加工后進行存儲、歸檔，無需轉換格式的可直接存儲歸檔。

（二）安全保管、定期維護環節

影像保管工作主要包括三個方面：一是保管環境，分為硬件庫房環境和軟件管理系統；二是選擇相應的保管設備，如光盤柜、磁盤陣列或是傳統磁帶；三是做好后期維護工作，如定期檢查文件的可讀性、倒帶、復制、備份、轉換等。

老式的影像磁帶在保管時要注意定期檢查、倒帶，做好溫控、防潮、防磁等工作，有條件的可以逐步轉化、備份成數字文件。電子格式的視頻文件由于視頻編碼與播放器編碼不匹配等問題有時會無法正常播放，所以收集視頻時對于相匹配的播放器也要適當收集、對于保管中的視頻文件要注意按需轉碼以及相應轉碼軟件的配備。

（三）編研和提供利用環節

影像檔案的利用分為兩種，一種是提供直接利用，即把所存的影像檔案直接調取提供給利用者，二是對原始檔案經過不同程度的后期剪輯形成符合利用需求的新影像。影像檔案不同于照片和紙質文件，它所記錄的是一個時間片段，而不是一個單獨的時間點。在這一時間片段中的所有信息不見得在利用時都需要公布、都可以公布。舉例來說就是在某個展覽上受時間限制只能展示10分鐘片長的影像，但原始片長可能有60分鐘；某段影像檔案中有一小部分不宜公開的內容提供利用前需要先剪掉；再比如為了制作一段專題反映某一領域發展變遷的視頻需要從若干影像檔案中截取有用的相關片段進行合并。基于這些原因檔案部門需要使用剪輯設備來進行編研和提供利用的工作。

（四）做好編目、統計，進行系統管理

影像檔案管理的編目、統計工作和其他類型的檔案統計工作基本接近，如果業務量大用專業的檔案管理軟件或媒資管理系統進行為宜，業務量小也可采用Microsoft Office軟件的組件輔助人工管理的方式。Microsoft Office軟件遠比一般人想象中的功能更強大：Microsoft Access（數據庫管理系統――用來創建數據庫和程序來跟蹤與管理信息），Microsoft Excel （數據處理程序――用來執行計算、分析信息以及可視化電子表格中的數據），對于中小型單位檔案管理中的一般表單管理、分類統計、運籌計算等都可勝任。

三、基層單位影像檔案管理設備基本配置與整合方案

不同單位因為拍攝器材和拍攝需求的不同所產生的影像文件有一定差別，影像檔案管理的需求層次、對檔案管理的經費投入能力的不同都會影響到對于影像檔案管理設備的選擇。一般基層單位配備應對日常工作的影像設備要根據自身情況以及影像檔案管理的特點來進行。

（一）檔案工作影像管理設備的特點

出于開展檔案管理目的的影像工作設備配置與普通的影像制作工作存在差異。普通影像工作以“錄、采、編、播”四大流程為主，檔案管理則主要涉及“采、存、編、播”。“采”、“播”是共同的重點環節，檔案管理對“錄”、“編”的要求相對較弱，可剪可接、加字幕、加音軌、能做簡單編輯即可，但是“存”的設備一定要好。在經費有限無法對每一個環節做充分投入時，檔案部門可以參考此特點對經費進行合理分配。

選用非線性編輯（Nonlinear Edit）系統是技術發展的趨勢，而且更經濟。傳統線性視頻編輯是按信息的記錄順序從磁帶中重放影像數據進行編輯，需要放像機、錄像機、字幕機、特技發生器等外部設備較多，工作流程比較復雜；但非線性編輯技術（簡稱非編）借助計算機進行數字化制作，幾乎所有主要工作都能在計算機中實現，所需外部設備相對簡單、操作更簡潔，適合檔案部門采用。而且非編對素材的調用簡便，無需在磁帶上反復尋找、打破單一的時間順序編輯限制，信息存儲位置并列平行、可按各種順序進行排列，與接受信息的先后順序無關。同時，它還有信號質量高、制作水平高、壽命長、易于升級、易于傳播的優勢。

2．基層單位影像檔案管理設備基本配置和選擇建議

非編系統由軟硬件共同構成。基層單位影像檔案管理設備基本配置可以簡化為非編軟件（有時還需轉碼軟件）+采集卡+PC工作站+存儲設備（磁盤陣列、光盤柜）。通過這些基本配置足以實現檔案部門對本單位日常業務中形成的影像文件的接收、保管以及編輯、調用，工作人員技術過關的情況下也可以完成檔案專題短片的制作。如果庫藏老式磁帶數量較多則需加配放像機以完成采集工作；影像檔案數量龐大的可以選擇專門的媒資管理系統相配合，以實現各功能的總體控制；條件允許的情況下還可以配備如監聽音箱、專業監視器、非編鍵盤等設備，以方便后期編輯預覽、輸出。針對不同的信號源和用戶的需求層次可有不同的配置方法。比如收集來的影像信號源有高、標清之分；用戶對影像加工的不同需求也會影響設備的配置――總后檔案館數字影像工作室從專業角度來看，其設備和技術力量就已達高端影像工作室水平。②

市售主流軟件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。筆者認為價格不能作為唯一的判定因素，所謂的“廣播級”、“專業級”、“消費級”分級也不能作為檔案部門選擇非編產品的硬性標準。消費級主要面向家庭和個人使用者，在此不做討論。廣播級、專業級的區別不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指標。例如，專業級非編通常不具備SDI接口，數字接口多采用1394、HDMI這些消費級接口，視頻處理通常采用8bit或10bit量化。當然隨著技術進步，視音頻的處理質量總在不斷提升，比如DV50曾經是典型的廣播級格式，現在已成為專業級設備的標配。廣播級非編永遠采用最高端的技術，提供最高質量的視音頻處理；產品多以整機交付，提供整機售后服務；采用幀內壓縮（4:2:2或4:4:4采樣格式），多代復制性能更好；提供面向多種應用的專用功能模塊，具有網絡化擴展能力和嚴密的管理功能。專業級產品大多是提供板卡+軟件，提供板卡售后服務；專業級產品只采用簡化的處理方式；用戶的制作流程相對簡單，基本無多代復制的需求，對采樣格式和GOP結構不敏感；專業級非編多使用幀間壓縮（4:1:1或4:2:0采樣格式）；另外和廣播級產品對數據安全處理級別也不同。各單位可以根據自己的經濟實力以及實際需要進行選擇。

經過研究比對，從軟件的穩定性、易操作性、對中文語言環境支持以及視、音頻格式兼容性、素材模板等方面考慮筆者認為采用大洋ME系列或EDIUS系列非編軟件更適合檔案部門對影像檔案的管理特點。他們隨機支持多制式混合編輯，可在同一時間線上混合編輯NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱詞功能；能支持導入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持導出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按檔案要求進行統一管理和提供利用。

3．整合解決方案

在檔案管理資金充足的情況下，尋找合適的技術廠商做整體解決方案是最理想的狀態。比如索貝的MAMSpace媒資網解決方案和大洋的iMAM2浩博聲像管理系統都是不錯的選擇，浩博聲像管理系統還在天津、呼和浩特、撫順、長沙、武漢等地的多家檔案館得到采用，具有豐富的實踐經驗。雖然前期投入比購買前述簡單方案中的設備要大，但是采用整合系統的好處是可以得到廠商的系統培訓，設備之間的技術銜接也可以得到更專業的指導，便于后期維護。

在這個大發展、大繁榮的時代里，社會對檔案工作者提出了更高的要求。為實現對影像檔案的有效管理，檔案工作者要順應時展，掌握影像檔案的管理技術，了解影像檔案的形成過程，有的放矢地爭取領導支持，為檔案部門配備相應的專用設備或允許檔案部門與其他部門共用本單位、本系統的影像管理設備，做好影像檔案的管理工作；力爭將更多有價值的影像納入檔案部門的管理中，做好妥善保存、開發利用，發揮其最大效用。

注釋：

①李傳芳.寧夏加大影像檔案征集力度[J].蘭臺世界,2011(1月上):41.

②耿志東,鄧昌軍.主動出擊 開創影像檔案管理新天地[N].中國檔案報,2011年5月5日,第三版.

參考文獻：

1.衛奕.影像檔案與歷史研究[J].軍事歷史研究,2010(增):86-89.

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【關鍵詞】電力企業；信息化建設；高科技辦公

當前，我國電力工業的發展已經在世界具有一定的影響力，但電力企業信息化建設已經跟不上發展的腳步了，對電力企業信息化建設不關注，投資建設信息化的資金不夠集中，電力部門沒有做出信息化建設的規劃等等，都是造成電力企業信息化系統不夠完善的原因。在經濟迅速發展的中國社會對電力企業已經離不開了，雖然一些企業認識到了信息化建設的重要性，從根本上解決電力企業對企業信息化的缺陷。

一、電力企業信息化建設失敗原因分析

目前，我國電力企業信息化建設中的一些缺陷，是信息化建設失敗的重要因素。

（一）我國電力企業的體制改革仍然處于探索階段

我國電力企業需要探索的原因有很多個方面，一些業務界面的劃分沒有做出明確的劃分、企業內部機構的變革還不夠徹底、公司的戰略不夠明確和在管理職能的調整方面還從在著很大的問題。我國電力企業在建立信息化是戰略是變化的，這是導致信息化建設緩慢的原因之一，由于混亂的戰略導致電力企業信息化建設不夠完整和系統。嚴重的會導致系統建設沒有規則，就會產生大量的信息垃圾。

（二）缺乏整體規劃的指導

電力企業建立的信息化檔案管理之所以成為無用的系統，最主要的原因是信息部門與具體業務部門之間沒有建立聯系和交流，建設的信息系統也就不能發揮它應有的功能。

（三）缺乏整體規劃布局

要建設一個相對完整的新生信息化檔案管理系統，需要一個很長的工程時期，和電力企業在各個方面給予寶貴的意見和規劃。對于我國電力企業信息化建設最主要的是缺少信息化建設的布局，這樣建設的信息化就有不確定性，這樣導致我國建設的信息化水平低，管理不集中的問題。

（四）缺乏整體實施框架

在進行系統建設時準備工作必須充分，調查企業的具體需求進行分析，否則就會出現系統實現的功能不能全部滿足企業的要求，還會出現企業部門之間的系統建設沒有完整的結構，如果準備工作沒做好就會使得各部門之間的系統通信不能正常進行，就會出現孤立的信息圓圈，就不能完成信息化建設來促進企業發展的最終目的。

（五）重新建設和輕管理

電力企業信息化建設由于其的特殊性必須收集大量的數據，規范管理是信息化必不可少的條件，只有這樣才能所需的系統測試結果。

（六）系統實施的目標不明確

計劃經濟體制是我國電力企業具備的特殊體質，這樣的經濟體制造成電力企業沒有強烈的危機意識，占據有力的市場意識和加強經營意識。電力企業每年都投入大量的人力和財力，而取得的成績卻不怎么樣，這是電力企業走入現代化市場后，沒有明確的目的和方向。

二、電力企業信息化建設的難點分析

在我國電力企業屬國家獨立經營的企業，沒有有力的競爭對手，這對企業的管理，和企業的發展都造成了一定的影響。前面提到過電力企業有獨特的特殊性公共服務性質是電力企業不同于其他的企業的；電力企業的獨立資產沒有流動資產，這樣封閉的資產不同于其他企業流動資產的應用，所以其他企業的信息系統不適合于電力企業應用。

電力工作人員思維不能做到一樣。信息化系統為企業的工作效率做出了巨大貢獻，更加合理的管理企業內部，電力企業傳統的處理工作的方法不適合現代化信息化電力企業的方式，這樣從企業的內部就會出現權力的第二次分配，當然就有一些企業內部的員工對信息化系統的建設產生了疑問。

我國電力企業一般都是通過分級管理來管理的，要做好電廠的管理就必須先管理好電力生產，并且在電力公司的集約化管理下進行管理。所以我國電力企業的信息化建設的前提下，保證電力資產的保持和增長；企業內部資產的管控同樣影響信息化建設的因素。電力企業管理基礎的落后，是導致電力企業的管控過程中遇到空難的原因。

三、電力企業信息化建設的出路與構想

隨著社會的發展和企業的需要信息技術已經占領的所有字段，盡管我國電力企業信息化建設的水平值，得到一些改善，但仍然沒有發揮其重要的作用。但是，由于傳統電力企業的觀念沒有改變的原因，使得在電力信息化建設上存在著問題。

1.信息系統總體架構

電力企業信息系統的信息網絡、系統平臺和應用系統，形成了現代網絡技術是保障電力企業信息系統。利用信息網絡來實現信息的分享，并且為企業實現遠程連接。

2.信息網絡架構

信息網絡體系結構是通過網絡操作系統，電力企業信息化必須通過信息網絡架構，支持內部生產過程控制系統、電力企業財務管理系統、燃料管理系統、人力資源管理系統、辦公自動化系統和其他特定的業務功能。通過采取有效的手段，來保護安全隔離的系統。

3.應用系統架構

應用系統的實施策略主要包括以下內容：使用軟件相結合的方法的發展和應用，組織，建立標準，持有和存儲和分布，并利用先進的管理理論和方法來控制電力企業信息化建設，重點建設的質量系統，成本和時間的控制和管理，統一企業安全生產管理、計劃管理和應用系統數據接口規范、數據交換發電廠和可以很容易地用于不同的分支，建立電子商務平臺，購買燃料如煤和帳單信息，逐步積累經驗，并最終實現權力和各種各樣的商品和材料的電子商務。

4.信息化保障體系

電力企業信息化保障體系的具體內容是：

（1）安全保障體系。現代化的網絡防護是建設現代化信息檔案的重點，要整體的提高系統的防護功能；確保關鍵時刻能夠應急，從多方面進行一系列的安全措施，構建一個安全保障極高的管理體系，達到一個完整的系統化的安全保障體系。（2）標準規范體系。擁有標準規范體系，就能保證系統的建設在統一的標準下運行，標準的系統體系是系統間能夠更好的達到共享。技術標準和管理標準是關鍵。技術標準應該在安全標準的機制下進行；管理標準應該有規范的操作標準。（3）管理保障體系。信息化建設需要強力的領導，貫徹落實國家針對企業信息化建設所頒布的政策和法規，建設一個完善的管理體系，才能讓電力企業建設更加信息化技術化科技化；企業的發展需要人才的培養，做出近年來人才培養計劃，人才激勵制度是培養高素質人才的最好方法，培養一批高素質的信息化專業人才是企業發展的財富和基礎。

四、小結

要與時俱進就必須加強檔案信息化建設，是提高檔案工作效率的最好辦法，是改變當前檔案部門的重要措施。加快檔案信息化建設對促進國家電力資源總量增長和優化電力企業電子政務工作有效的進行有著重要作用。

參考文獻

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關鍵詞：動態管理；對策；檔案;管理

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：16723198（2012）18007801

1 一般資料

房地產管理是管理機構的重要組成部分，其目的是運用科學的管理方法按照國家政策使房產保持良好的狀態，再根據實際情況盡可能地改善住房居住條件。很多的房產管理工作仍在沿用單機信息式管理的模式，然而若想要跟上發展的步伐和變化不定的信息化社會，就必須盡快地建立與發展相適應的更科學的管理體系。房產信息化管理就意味著借助網絡和計算機手段來提高房產管理服務水平和工作效率。

2 加強動態管理

2.1 材料管理

房屋的文件和各種材料的分類與保存就是房地產檔案，它是房地產管理部門行政管理和經營管理都能夠搞好工作的一項重要依據，也是房地產進行經營管理活動所依據企事業單位的一項重要原始憑證。其內容主要包括：(1)接管調查資料及房屋接管通知書；(2)房產建筑設備管理記錄新建樓房的竣工圖紙和有關技術資料；(3)房屋平面圖及附表（藍圖對照表）；(4)房屋租金計算表；(5)與單位議定使用的有關房屋的各種協議簽報批示、法院判決書、變化的證明文件、產權來源等；(6)撤管通知單；(7)租賃契約、裝修設備的保單；（8）房屋的歷史資料要事先估價存檔。

2.2 科學的管理和開發利用檔案的房產檔案編目

房屋產權檔案編目的重點是它是否科學。在不斷減少或增加的同一地段的產權檔案的情況下，其變化后按順序排列，而檔案則始終是在同一地號內可按照巷門或路、牌號或街道進行檢索和登記以檢索目錄的形式。建設部明確指出 “檔案排列應以房屋坐落的地方為序”，在適應房地產檔案的動態管理中科學的解決房產檔案編目的問題是很重要的，且這也是有利于房地產檔案動態管理的科學方法。遇到產權變更的時候將封面上改為新產權人的姓名，原產權人的后面可把變更的產權人寫在備注欄中并與原始檔案存放在一起，同時使變更登記與原始登記合并在一起，各地也可根據實際情況科學的進行編目。加強房地產檔案管理需要建立一套健全的檔案資料和嚴密的檔案管理程序制度，以隨時更好的掌握經營房產的類型和各項附屬設施的變化動態和使用數量等，避免國家財產遭受不應有的損失。房地產檔案的管理必須用創新的思維研究房地產檔案管理中存在的風險和應對這些風險的對策。

2.3 檔案管理

對于房屋檔案進行統計、保管、整理、提供利用和收集鑒定等是房產檔案管理的幾項重要工作，所以房地產檔案的工作管理內容包括： (1) 房地產檔案的各項數據資料若需變動和更改時資料員必須加蓋圖章，否則必須按照有關規定不得任意更改；(2)全棟房屋拆除和發還或移交時，將資料在檔案產權表上注明文號且在檔案封面和檔案袋上加蓋“注銷”圖章并另行存放，其檔案和檔案號不能用于以后接管的房地產；(3) 保證房產檔案的完整準確須有專職資料員進行管理。

3 加強建設房地產

(1)房產檔案的原件是有著不可替代的作用的。它是房產身份的唯一合法證明即檔案數據的來源，所以要正確處理好檔案原件及檔案數據。計算機網絡管理是加強房地產檔案數據庫的建設、建立產權交易信息的管理系統。傳統的手工模式在其模塊徹底改變后的內部局域網設有產權變更登記、初始登記、換證登記、交易管理和抵押登記等。

(2)在這個房產檔案信息化時代對錄入的數據進行合理的存儲分析和運算具有很大的意義，但是不能因為計算機的普及就忽視對原始檔案的管理，所以計算機的應用只是提供方便和快捷的一種手段而不能最終替代原始檔案的地位。但是比較通用的且能熟練掌握一個數據管理系統及管理的軟件平臺也是很重要的。通過登記、收件、歸檔、初審和復審等各個工作環節實現房產檔案信息資源得到共享，同時設立抵押庫和查封庫，有效地避免查封房地產的登記交易、抵押和重復抵押等違法行為的發生。

4 房地產檔案的收集工作

(1)檔案齊全完整是最關鍵的，由于房地產檔案來源比較分散，所以要求房地產檔案管理部門要切實做好房產檔案材料的收集工作。當前制定了房地產文件材料歸檔范圍、各類兼職、各類房產檔案歸檔制度、分類方案以及專職檔案員責任制的崗位目標。

(2)要選能力強的工作人員幫助收集整理房地產資料、協商房地產檔案的移交問題，并深入到相關部門進行業務指導以確保做好收集工作。房產地址不清和字跡不規范、材料不全等情況要重新整理以保證系統規范和材料完整。最后要嚴把質量大關，認真歸檔卷數及案卷質量并檢查檔案移交目錄。

5 樹立風險意識

(1)房地產檔案作為一種全新的管理方式——信息化管理正處在初步實踐的階段，存在的各種風險問題現在還沒有得到足夠的重視，所以我們既要積極教育又要有防范

作者簡介：田益敏（1986-），男，安徽鳳陽人，安徽大學商學院2011級會計學碩士研究生，研究方向：現代管理會計。

風險意識和采取有效措施進行應對的能力。當風險突發時，由于對風險管理措施的認識不夠而帶來的損失將是無法挽回，后果可能是災難性的。然而在領導對房地產檔案的風險認識不足的情況下，工作人員應對房地產檔案的風險管理手段加以完善，也必須正確的樹立風險意識。

(2)計算機技術的普及和發展使檔案電子化，給檔案的備份和異地存儲提供了可能，這就需要加大力度宣傳其存在的風險，防止因風險意識淡薄導致房地產檔案管理工作出現安全隱患。對于只顧當前效益而給房地產檔案建設帶來不必要的問題，需要更加的注意。所以需要不斷提高對房地產檔案的抗風險能力的認識，并把這種抗風險意識提高到國家需要的戰略層面上來。在房地產檔案的管理上也可以進行創新和借鑒，國家采取了很多切實可行的方法對股市風險和金融的控制也取得了很好的成效。如在股市中應對不可抗力帶來的風險時客戶交易的資料采取異地備份的方法。一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作，另一方面要對已有庫存檔案電子化。

6 結語

隨著我國各項管理制度逐步深化不斷改革，加強房地產檔案的科學管理工作已迫在眉睫，而真正要做好它不僅房地產管理人員需要轉變觀念和學習有關檔案管理方面知識，還需要結合實際情況更新房產檔案管理手段和對相關制度的支持。讓所有建筑物能夠濃縮成一部完整的發展史就必須建立和完善數字化系統的房地產檔案。

參考文獻

［1］趙旭．論新時期房產檔案管理工作的開展［J］．中國科技縱橫，2011，（19）.

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—、目標任務

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統一領導、分級實施。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯合監督指導，各鄉鎮是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉鎮本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發的《關于進一步規范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發的《省扶貧開發項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉級各類精準扶貧檔案由各鄉鎮集中統一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉鎮政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規范管理工作機制。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統一協調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯合對專項牽頭部門、鄉鎮和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備。縣級扶貧專項部門、各鄉鎮要為精準扶貧檔案規范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節點

縣、鄉、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規范管理工作自本方案下發日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽章手續完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t18894-2016)和《數字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規范整理，并與關聯紙質檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉、村三級必須明確精準扶貧檔案規范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯合檔案部門抓好業務指導和監督檢查工作,各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監督考核

各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規范管理工作，將納入各鄉鎮和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規定規范管理的鄉鎮和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節嚴重的全縣進行通報。

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關鍵詞：電子檔案；元數據；管理；方案

DOI：10.16065/ki.issn1002-1620.2016.02.016

1四種電子檔案元數據的管理方法及其分析

1.1內封裝

內封裝指的是將電子檔案的內容信息和其元數據“綁定”成一個完整對象。從國際范圍看，出現了多種數據封裝方法，如VEO、Mets、FoxML、MPEG-21和Bueketsl等。VEO和Mets在國際文件和檔案管理領域較具代表性。VEO封裝方法對我國檔案界的影響相對較大，國家檔案局的行業標準《DAT/48-2009基于XML的電子文件封裝規范》就是基于VEO封裝方法對文本類和圖像類（僅靜態圖像）電子檔案的封裝規范進行了約定。內封裝存在兩種方法：一是將電子檔案的內容信息（指存儲電子檔案內容的數據文件，下同）轉換為Base64編碼，與元數據一并封裝到XML結構中；二是將電子檔案的元數據直接封裝到內容信息，內容信息不做編碼處理，將元數據直接寫到數據文件中的特定位置。1.1.1XML內封裝采取VEO封裝方法，將電子檔案的內容信息進行Base64編碼，并將內容信息編碼與元數據一并封裝到XML結構中。Base64是將二進制數據編碼為64個可打印字符形式的表達方法，它用64個可打印字符能夠表示二進制所有的數據。由于嚴格來說計算機系統中存儲的所有數據文件均以二進制儲存，所以理論上文本、圖形、圖像、影像和聲音類的電子檔案內容信息均可以做Base64編碼并封裝在XML結構中。此方案在具體實現時并不存在障礙，但筆者對其執行效率產生了疑問。對電子檔案內容信息進行Base64編碼后進行XML結構封裝/解封裝需要一定的系統開銷和耗時，對于文本類的小文件可能不存在問題，但對于數碼照相、錄像、錄音技術發展使得分辨率、采樣頻率等日漸提升導致的數據文件容量日益龐大的圖像類、影像類和聲音類電子檔案是否可以接受呢？筆者通過三個數量級對該問題進行了測試，由于主要是測試大容量數據在進行XML結構封裝/解封裝時的效率問題，測試過程中直接使用原始的數據文件進行封裝，結果如表1。根據測試結果，大數據容量文件的封裝/解封裝性能存在明顯問題，考慮如今常見的B/S架構系統執行效率，諸如圖像、影像和聲音等大數據容量文件的封裝和解封裝不僅會制約系統性能，亦可能出現運行超時問題。1.1.2內容信息內封裝內容信息內封裝方案指的是不改變電子檔案內容信息的長期保存格式，將元數據通過技術手段直接嵌入到存儲電子檔案內容的數據文件中的特定位置。如圖2所示。在設計該方案的過程中，筆者首先重點考慮了其是否可實現的問題，選擇了包括PDF、JPEG、GIF、TIFF、RAW、MP3、WAVE、MPEG4、AVI等常見數據格式進行了分析和測試。由于對電子檔案真實性和憑證性鑒定的重要手段為HASH值校驗，即將特殊安全保管的電子檔案內容信息（不含元數據）原始HASH值與文件系統中長期保存的電子檔案內容信息進行比對，得出是否被篡改或破壞的結論。如果采取內容信息內封裝方案，在進行電子檔案真實性和憑證性鑒定時，勢必需要將內封裝的元數據抽取出來之后僅對比原始內容信息的HASH值。因此，筆者在分析和測試過程中，重點測試和分析了兩點問題：①各常見數據格式是否有技術可實現內封裝；②將內封裝的元數據抽取出來后，不含元數據的內容信息是否可通過HASH值校驗。結果如表2。根據測試結果，RAW、WAVE、MPEG4、AVI等4種數據格式未找到能夠在其中嵌入數據的開發工具和技術；TIFF、MP3等兩種數據格式將元數據抽出后，數據格式的字符流發生變化，與封裝元數據之前的內容信息HASH值比對不符合；僅有PDF、JPEG和GIF等3種數據格式全部通過了兩方面的測試。基于此，在現有信息技術條件下，由于多數常見數據格式無法實現，該方案并不可用。

1.2半封裝

半封裝主要指的是電子檔案元數據單獨做XML結構封裝，在元數據封裝包中僅寫入電子檔案內容信息的存儲位置，內容信息不做編碼處理并獨立存儲，并在元數據的XML封裝包中添加電子檔案內容信息的相對路徑，實現電子檔案的內容信息和元數據的有效關聯。如圖3所示。由于半封裝的方案僅在電子檔案元數據XML結構封裝包中寫入了內容信息的相對路徑，并沒有將內容信息與元數據聯系為一個數據文件整體。筆者認為該方案與不封裝的方案實際并沒有差別，由于其實現的僅僅為元數據與內容信息的邏輯關聯，而邏輯關聯顯然有更簡單的實現方法，因此本方案并沒有操作價值。

1.3不封裝

不封裝主要指電子檔案的元數據和內容信息不進行封裝處理，元數據在關系型數據庫中以結構化的數據形態進行管理，內容信息不做編碼處理，在文件服務器中以非結構化的數據形態獨立存儲、長期保存格式進行管理，兩者間進行有效關聯。如圖4所示。不封裝方案顯然是以上幾種方案中最容易實現，且在信息技術環境下最易于管理的。但是，該方案的問題在于電子檔案元數據與內容信息的真實性和憑證性并沒能緊密捆綁，邏輯關聯的方法是否能夠滿足電子檔案內容信息的長期保存需要還有待時間的驗證。

1.4特定封裝

特定封裝指的是將電子檔案元數據與保障電子檔案憑證價值的電子檔案身份證[1]進行封裝，封裝包進行加密處理后存儲在關系型數據庫中以結構化的數據形態進行管理，電子檔案的內容信息不做編碼處理并以非結構化的數據形態獨立存儲，電子檔案身份證和元數據的封裝字符串與電子檔案的內容信息進行有效關聯。如圖5所示。該方案除電子檔案內容信息以外，電子檔案身份證和元數據都采取結構化的數據形態存儲，在信息技術環境下易于實現和管理。同時，由于電子檔案身份證作為保障電子檔案真實性和憑證性的數字證書，將元數據與身份證捆綁實際上是實現了將元數據與電子檔案內容信息直接封裝的效果。

2電子檔案元數據管理方案對比

根據上述4種主要的電子檔案元數據管理方案，筆者在功能性和安全性等方面進行了對比。由于內封裝方案的第二種方法“內容信息內封裝”在多數常見數據格式中無法實現，因此認為其不適宜運用于電子檔案元數據管理領域，未進行對比。本文主要對比了XML內封裝、不封裝、半封裝和特定封裝等4種電子檔案元數據管理方案，對比結果如表3。根據對比結果，采取特定封裝的方案更符合當前信息技術環境下電子檔案元數據的管理需求。XML內封裝方案難以解決圖像、影像和聲音等類型大數據容量文件的處理問題，可行性不高；不封裝方案在真實性和憑證性校驗方面欠缺帶有有效數字簽名的元數據支持，且元數據與內容信息聯系不夠緊密；半封裝方案則綜合了XML內封裝方案和不封裝方案的大部分缺點，不能滿足電子檔案元數據的管理需求。但是，特定封裝方案依舊存在元數據變動導致電子檔案身份證加密字符串不斷重復制作的過程，這同樣會對確保電子檔案真實性和憑證性較為核心的電子檔案身份證帶來一定的數據風險。

3建議采用的電子檔案元數據管理策略

筆者認為，結合電子檔案元數據分開管理方法[2]、綜合特定封裝和不封裝兩套方案可較好地解決問題。即只將電子文件形成過程中的、直接關系電子檔案真實性和憑證性的對象元數據與電子檔案身份證進行封裝，由于該部分元數據形成后不會再有變動，可有效避免電子檔案身份證加密字符串的重復制作。同時，將對象元數據、事件元數據在關系型數據庫中以結構化的數據形態存儲，即可實現電子檔案身份證中的對象元數據與數據庫中存儲的對象元數據比對，也可提升事件元數據變更時的管理效率、提高元數據的使用效率、降低對電子檔案的內容信息和身份證的數據管理風險。此外，該方案與存儲電子檔案內容的數據文件格式無直接關系，不同的數據格式差異不會對元數據的管理造成技術架構變化的風險，且任意數據格式均可使用同樣的一套技術體系實現對其元數據的安全有效管理，故該方案的可擴展能力較強，在信息系統開發過程中技術的復用性亦較強。本文系北京數字檔案館（北京電子文件中心）建設項目系列研究之一。

參考文獻

［1］陶水龍，薛四新，田雷，張桂剛，李超.異構系統中電子檔案憑證性保障的整體構思［J］.檔案學研究，2012(5).

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在當前社會主義現代化建設的新時期，傳統化的房產測繪檔案管理制度難以迎合當前時展的現實需要，因此，相關工作人員要深刻認識到房產測繪檔案信息化管理的發展現狀，采取科學有效的方式實現房產測繪檔案信息化管理的創新發展，進而實現房產測繪檔案管理工作的全新突破，從而更好地為我國社會主義現代化建設所服務。對此，本文以房產測繪檔案信息化管理為主要研究內容，對其問題進行簡要分析，并探尋其中解決問題的對策。

二、 房產測繪檔案信息化管理存在的問題

（一） 實體檔案管理分散

由于房產測繪檔案的專業性比較強，又采用的是屬地化的管理方式，因此，實體檔案的管理比較分散，散存在各區市縣不動產登記部門。分散的管理模式顯現出對單位的檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉，同時也不利于房產測繪檔案的安全和利用。房產測繪檔案信息化管理中存在意識薄弱的現實問題，極易導致相關工作人員在房產測繪檔案信息化管理過程中無法從根本上保證各項方案的順利落實和科學踐行，進一步影響房產測繪檔案管理質量和利用效率。房產測繪檔案部門的領導重視程度不足，房產測繪檔案管理是一個長期性和綜合性并存的工作，在短時間內無法為自身發展創造更大的經濟效益，在此種理念的影響之下，部分管理者則不重視房產測繪檔案管理工作的軟件、硬件投入。

（二） 管理機制不健全

現階段的房產檔案管理部門，其具體的工作過程也只是按照測繪檔案產生部門的業務要求和基本的檔案管理制度，被動地接收、管理測繪檔案，沒有規定測繪機構移交檔案的相關制度。房產測繪檔案信息化管理過程中存在單一方式的問題。在房產測繪檔案的信息化管理過程中，由于受管理意識薄弱因素的影響，部分領導沒有對房產測繪檔案進行相應的經費投入，當前認識檔案管理部門的辦公條件難以迎合信息化發展的時代要求。

（三） 房產測繪檔案管理模式封閉

房產測繪檔案管理機制不完善的同時，管理手段也相對比較落后，仍以手工管理為主，僅僅是對檔案進行簡單的數字化處理和圖片查詢。房產測繪檔案信息化管理過程中存在管理模式封閉的問題，無法為房產測繪檔案管理質量的提升和利用效率的提高提供良好的外部管理框架，從而影響房產測繪檔案管理體系的創新發展。一般來說，封閉式管理模式適用于資料來源相對單一的部門、企業，雖然能夠在一定程度上保證房產測繪檔案的機密性，但是在當前社會主義市場經濟快速發展的時代背景之下，這種封閉式的房產測繪檔案管理模式，顯然無法滿足市場多元化的客觀需要，甚至會進一步降低了房產測繪檔案利用效率的提升。

三、 提高房產測繪檔案管理質量與利用效率的對策

（一） 樹立正確的房產測繪檔案信息化管理理念

要樹立正確的房產測繪檔案信息化管理理念，為房產測繪檔案管理質量與利用效率的提升奠定良好的思想基礎，進一步引導房產測繪檔案信息化管理工作朝著科學化、規范化和完善化的方向發展，更好地為我國社會主義現代化建設所服務。一方面，管理者要重視房產測繪檔案工作對本單位經濟效益提升、社會效益提高的推動與促進作用，加強對房產測繪檔案工作的資金投入，為房產測繪檔案管理工作提供至關重要的軟件支持和硬件設施，進而提高檔案管理工作質量；另一方面，房產測繪檔案部門要強化自身的責任意識，在檔案管理制度的引導之下保證各項方案的順利進行和科學落實，杜絕虛假信息的出現，強化房產測繪檔案信息的真實性，保證其擁有較高的利用價值。

（二） 應用信息化房產測繪檔案信息化管理方式

要應用信息化房產測繪檔案信息化管理方式，加快房產測繪檔案信息化建設進程，不斷提高房產測繪檔案信息化管理的科學性、實效性，促使房產測繪檔案管理工作更好地迎合當前時展潮流，實現房產測繪檔案信息化管理工作效果的最大化。第一：在信息化建設前端，根據檔案法律法規和《電子文檔歸檔與管理規范》等有關文件，結合房產測繪檔案實際情況制定房產測繪電子檔案管理標準的實施細則。第二：在信息化方案設計時，要從文件產生、流轉、辦理，檔案移交、接收、整理、錄入、查詢、統計等各個環節全面考慮，特別是檔案利用方面，利用現代化的技術手段把圖片信息轉化為數字信息，并在地籍圖上顯示測繪數據，使房產測繪檔案信息化建設方案既符合國家標準，又有利于實際操作。第三：此外，還應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，對房產測繪檔案數據庫管理的軟件、硬件的文件格式、數據指標等進行統一規范。

（三） 構建開放性房產測繪檔案信息化管理模式

要構建開放性的房產測繪檔案信息化管理模式，為提高房產測繪檔案管理質量與利用效率提供良好的外部框架。傳統封閉式的房產測繪檔案管理模式，在一定程度上降低了人力資源開發的效率和質量，不利于人才的流動性發展。現階段，我國正處于社會主義改革的攻堅階段，房產測繪檔案作為我國現代人事管理制度的重要組成部分，應積極迎合當前開放型經濟體制發展的經濟潮流，構建具有開放性特征的房產測繪檔案管理模式，注重對流動性人員的系統管理，建立與之相匹配的人才流動服務機構。同時，相關房產測繪檔案管理部門要加強對其工作的宣傳引導，促使人才明確自身的工作價值和社會價值，實現國家、企業、單位、高校等方面的綜合性聯動。

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關鍵詞：企業；檔案管理；信息化；思考

1 引言

經濟全球化的趨勢已成為一種潮流不可阻擋，全面提高核心競爭力已是企業管理的當務之急。企業是經濟運行的主體，為了適應社會發展需要，企業必須加快實施檔案管理信息化建設，促進檔案信息的共享與利用，提高企業運作效率，向技術進步、管理科學的現代企業管理模式方向轉變。

2 企業檔案管理信息化的必然性

管理信息化是企業提高競爭力的必然選擇。隨著信息網絡的發展，使企業面臨著知識化、數字化、網絡化、全球化變革，企業的競爭力日益與企業信息化程度密切相關。信息技術、信息系統作為一種資源已不僅僅支撐企業戰略，而且還有助于決定企業戰略，信息戰略已成為企業戰略不可分割的一部分。

企業信息化是現代企業生存和發展的必由之路。從企業外部看，經濟全球化與信息化呈加速趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技競爭、營銷競爭、市場和人才的競爭日益激烈，這對企業形成了強大的壓力。從企業內部看，為適應外部競爭環境，內部結構、業務流程、管理方式都需不斷調整、改革，以提高企業的應變能力、創新能力和競爭能力。

3 企業檔案管理信息化的內容形式

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數字化信息的主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。檔案信息化建設主要體現在四個方面：一是檔案信息的數字化、網絡化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發檔案管理模式的變革。

今后的檔案，依然有數據型、信息型、知識型等不同類型。數據型主要產生于生產物流系統和財務系統，信息型主要產生于情報系統、辦公系統。知識型的產生面最廣，將關鍵準確的數據及時傳輸給相應的決策人手中，為企業的運作決策提供數據。企業檔案管理信息化建設的關鍵點在于信息的集成和共享，是一個人機合一的有層次的系統工程，包括企業領導和員工理念的信息化；企業決策、組織管理信息化；企業經營手段信息化；設計、加工應用信息化。

4 信息化管理對企業檔案工作的意義

4.1 有利于企業提高效率，降低管理成本

信息化企業成本的下降，其實質是通過提高信息資源開發利用效率和擴大信息資源開發利用范圍，使企業能以低信息成本實現共享管理成本，充分利用信息資源，節約產品開發費用，促進企業快速發展。

4.2 促進了信息資源的流通利用和共享，增強企業核心競爭力

企業為實現與下屬各企業、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了多部門的局域網，各部門通過網絡辦公自動化系統進行了檔案信息微機標準化著錄工作，建立了目錄級數據庫，對部分檔案進行了檔案原件的計算機掃描，形成了比較豐富的數字化信息資源。

4.3 促進組織結構優化，業務流程更加先進

檔案信息管理中大多采用電子文件，企業按照各種業務流程、各個管理層次的權限予以信息支持。傳統的組織結構被精良、敏捷、具有創新精神的扁平化“動態網絡”結構所取代。計算機系統將取代中層監督和控制部門的大量職能，加強決策層與執行層的直接溝通，從而減少了管理層次，實現了動態管理，使信息溝通暢通及時，發揮出了流程化管理的最佳效率。

5 企業檔案管理信息化存在的問題

5.1 對檔案管理信息化思想認識上相對匱乏

信息化的結果是使企業管理環節更透明，將為企業打造一個全新的管理體制，重建企業生產系統和組織結構。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術、新流程不去主動學習接受，從而產生抵觸情緒。

5.2 缺乏檔案管理信息化建設長遠規劃，理論實踐結合不夠

由于我國多數企業正處在工業化進程中，尚未掌握完善的現代企業管理方法，企業對自身的發展戰略缺乏考慮，因此很難在推進本企業信息化建設方面做好總體規劃，這就直接影響到企業信息化建設的成功實施。

5.3 檔案管理信息化建設不能與企業基礎信息資源建設同步進行

一些企業檔案管理系統、辦公自動化系統、核心生產系統由多個設計單位完成，各系統間數據的提取和共享難以轉換，很大程度上造成了系統的低效運作，必然會造成有些企業在信息系統軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

5.4 部分企業檔案信息化建設存在盲目性

在推進企業信息化建設進程中，軟件公司對企業特點、業務流程、管理特色、個性化需求缺少專業的了解，有些企業采用拿來主義，照搬套用，方案論證過程中缺乏系統的需求分析，實施過程中又缺乏量身定制的二次開發能力，使得所建的信息化系統沒有因企業的個性而異，缺乏針對性和實用性，實施后效果不理想。

5.5 檔案管理信息化建設質量有待提高

從企業檔案信息化建設的過程中可以看出，不少企業在企業信息化建設過程中，系統功能求大求全，使所建造的企業信息化系統與自身業務流程、管理流程大相徑庭。同時相應的人才隊伍數量和質量不足，缺乏對現代化管理科學和計算機功能的高層次認識。

6 企業檔案管理信息化發展的方向

6.1 把握我國經濟發展轉型特征，做好信息化建設基礎工作

企業領導決策層必須首先實現觀念的轉變，充分認識檔案管理信息化建設的作用，明確檔案管理信息化建設的目標，認真抓好企業管理信息化建設。從全局上權衡、協調、審定、決策及組織實施。將檔案管理信息化建設納入企業整體信息化建設的規劃和方案，檔案管理信息化建設要正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證企業檔案信息化建設健康有序發展。

6.2 著眼于企業長遠發展，建設檔案管理信息化系統工程

在企業管理信息化建設過程中，可以分階段地逐步推進管理信息化，減少投資風險，提高成功率，從而使得管理信息化建設和企業的發展相輔相成，相互促進。企業生產系統的信息化、管理決策的信息化、辦公自動化等信息系統與數字化檔案管理系統充分銜接，實現信息資源共享，最大限度地支持企業的經營發展。

6.3 檔案管理信息化建設應根據不同企業的實際情況，循序漸進地進行

每個企業都應根據自身特點，科學、合理地進行檔案管理信息化建設決策，符合自己的日常業務需要，對檔案管理信息化進行深入的可行性研究。將有限的資金合理應用，挑選符合企業所處行業中經驗比較豐富的軟件公司協助開發檔案信息管理系統，盡量不走彎路。

6.4 大力提高檔案工作人員的素質

檔案工作者必須具有較高的政治素質，良好的職業道德和崇高的敬業精神以及扎實的現代科技管理知識。每個企業都應當采取多種途徑和方法，加大對檔案管理人員的培訓力度，有目的地培養和提高檔案工作者對檔案信息化管理知識的認識和技能，讓檔案工作人員系統地、全面地掌握現代化科學管理檔案的本領。

6.5 加強各項管理規章制度建設，提高檔案信息管理工作質量

企業在檔案管理信息化建設過程中，必須制定特定、完善、符合實際需要的管理規章制度，從而有效保障數字化檔案建設安全有序地開展。相關部門應制定出操作性強的檔案信息資源管理的原則和具體要求，設立專業人員負責管理。企業檔案信息化建設的目標是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息來滿足企業自身發展的需求。針對電子檔案存在不安全、易修改等特性，可采取以電子介質歸檔為主，紙質歸檔為輔的做法，將電子檔案和紙質檔案共同存儲，在保存時效上予以分別規定，將二者有機結合，實現檔案信息管理工作的高質量。同時，要加強檔案信息的安全管理工作，不給蓄意竊密者有機可乘，對企業運行的各項信息系統設定防護措施和應急方案。

參考文獻

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[2]繆惠. 信息工作與檔案管理 [M]. 合肥：合肥工業大學出版社，2009.

[3]曹國法等. 中小企業管理信息化研究 [M]. 鄭州：鄭州大學出版社， 2011.

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【關鍵詞】房產檔案;規范化管理;管理措施

1前言

增強對于房產檔案的規范化管理是特別重要的，由于房產檔案直接記錄著房產權屬的有關信息，并且所記錄的東西有著一定的法律效力，這是一項很難被取代的工作。通過對于房產檔案資料的分析能夠明確房屋產權所包括的所有的信息以及房屋產權的有關問題，因此房產檔案里面所記錄的東西專業性比較強。由于時間的持續變化，由于存在交易、繼承、贈與這幾項行為，進而就會產生產權的變化，當進行城市建設的時候，由于存在房屋拆遷、房屋翻建和房屋分割這樣幾種情況，因此房屋的有關信息會發生相應的變化。因此就需要房產檔案采取動態管理的形式，這樣可以及時的更新以及補充房屋信息，進而使得房產檔案得到更加可靠的保障。

2房地產檔案的含義

房地產檔案主要就是依靠房地產行政部門開展相應的管理工作，通過一些照片文字資料這樣的材料能夠明確房屋的使用權，并且能夠明確土地的使用情況和房屋的狀態，這對于房地產行業來說是特別重要的。當開始管理檔案工作的時候就是意味著對于檔案進行收集。當收集檔案的時候，需要保障資料的完整性，并且需要對于產權發生的變化以及變更的情況進行記錄，并且需要進行整理，進而確保信息的完整性，這樣使得房屋檔案的價值能夠得到更加明顯的體現。由于城鎮化進程的增快，大多數的農村居民選擇在在縣城或者是市里買房子。根據國家的標準，房屋產權需要對應相應的房屋檔案。要是戶主發生了變化，有關的檔案管理人員的任務就會增加。現階段我們國家的房產管理水平是比較落后的，所以需要進行補充以及完善。

3房屋檔案管理的情況

3.1現階段檔案管理形式比較落后

由于信息技術的持續進步，信息化手法以及信息化技術在有關的行業里面得到了廣泛的使用，并且在大多數的領域里面都得到了廣泛的使用。不過現階段的房產檔案管理還是采取相對落后的管理形式，并且沒有及時的補充先進的理念，采取的還是傳統的管理形式。在這種全新的形式中，所存在的網絡技術以及計算機技術得到了廣泛的發展，使用這些新型技術進行管理的時候，能夠有效地增強檔案管理的效率，并且可以降低失誤。不過現階段檔案管理里面還是沒有一個比較系統的檔案管理網絡體系，所以很難滿足現階段發展的需求。

3.2檔案管理體系不完整

為了確保房產檔案管理的規范性以及高效性，就需要成立一個比較系統的房產檔案管理系統。不過通過對于我們國家的房產檔案管理的分析能夠看出，現階段還沒有一個比較系統的房產檔案管理系統、近段時間，我們國家的社會經濟得到了顯著的發展，并且現階段房屋拆遷的現象越來越普遍，所以在進行檔案管理的時候，需要明確檔案管理的重要程度，不過在進行管理的時候還沒有成立一個比較完整的管理體系。因為管理體系的不完整，進而在進行檔案管理的時候，有些內容得不到應用的管理，還有就是大多數的管理工作沒有根據有關的規定進行管理，所以大多數的操作是不正確的。

4改善房產檔案規范化管理的方法

4.1落實好房產檔案的收集工作以及整理工作

現階段房產檔案規范化管理最重要的環節就是收集工作，并且對于整個工作來說也是特別重要的，現階段需要確保房產檔案資料的完整性以及真實性，如此才可以給之后的工作提供更加可靠的保障。當進行收集房產檔案資料的時候，需要按照有關的規定進行收集，并且需要把所登記的資料按照有關的登記形式進行整理，進而有利于進行保管，這樣可以建立比較系統的資料庫。

4.2增強房產檔案的信息化建設

由于科學技術的持續進步，之前的管理形式以及管理手法很難滿足房產檔案管理的需求，因此需要借助計算機軟件開展相應的檔案管理工作。使用計算機、網絡這樣的新型設備能夠更好的進行檔案的檢索工作以及存儲工作。并且建立一個比較系統的檔案分析系統也是特別重要的，對于數據的研究能夠明確房地產發展的趨勢，并且可以幫助管理者進行決策，這樣可以確保房地產能夠得到更好地發展。

4.3增強檔案管理人員的素質水平

現階段在增強檔案管理人員的水平的時候，有關的復雜部門需要按期對于房產檔案管理人員進行培訓，除了檔案管理的知識，也需要培訓法律方面的知識，最主要的就是培養熟悉計算機技術的綜合性人才。需要明確的是現階段的房產檔案管理工作比較復雜，所以需要管理人員有著足夠的耐心，進而保障管理工作能夠順利的進行。現階段對于綜合性人才的需求是比較多的，并且大多數的企業聯系是比較密切的，能夠互相影響。當招聘管理人員的時候，需要增加對于管理人員綜合素質的重視程度，其中涉及到了豐富的知識，要是不能滿足需要就會影響到檔案管理工作。

5結語

現階段房產檔案對于城市的有關房產業務進行了詳細的整合，并且對于房屋的信息進行了比較詳細的總結以及整理，方案檔案可以幫助我們得到更加準確的房屋信息。現階段需要增強對于房產檔案的管理，這樣給城市房產管理工作提供更加可靠的保障。要想房屋檔案管理工作得到更可靠的保障，就需要使用更加先進的管理形式，這樣尅更加詳細的補充房屋的信息，進而確保檔案資料的完整性以及真實性。

作者:許英彬 單位:訥河市房產管理局

參考文獻：

［1］鄭丹寧.加強房產檔案規范化管理的有效措施［J］.城建檔案，2016（12）：45~46.

［2］王春蓮.加強房產檔案規范化管理的有效措施［J］.科技展望，2017（15）：266.

［3］全曉虹.加強房產檔案規范化管理的措施探討［J］.科技展望，2016（04）：242.

篇10

關鍵詞：企業檔案；規范化；標準化；管理方案

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。

1 企業檔案管理工作現狀

企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不潁難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。

2 實現企業檔案管理標準化、規范化方法

2.1 轉變觀念，不斷學習

在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規范

企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。

2.4 加強基礎設施

企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。

3 結語

企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。

參考文獻：

[1]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016（05）：79-80.

[2]趙穎.如何推行企業檔案工作規范化標準化[J].蘭臺世界，2016（S1）：106-107.

[3]宮春影.探究檔案管理工作的規范化和標準化[J].信息化建設，2016（06）：267.