導語：如何才能寫好一篇測繪檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】測繪成果；檔案；管理

測繪檔案是一種專業性很強的檔案資料，隨著社會經濟的發展，測繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強測繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務。測繪成果資料是通過測繪生產所形成的信息產品，形式包括測繪記錄、圖表、照片、文字說明和成果成圖等。測繪檔案是在測繪資料基礎上產生的，具有保存、利用價值，并按一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管。隨著科技的發展，測繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統實物檔案向機讀電子檔案方向發展，這就要求測繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時期現代測繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設進行規劃設計、為經濟發展提供數據資料、為行政決策提供參考信息，更好地發揮測繪檔案在國民經濟建設中的作用。

1、測繪成果的特點

測繪成果是指通過測繪形成的數據、信息、圖件以及相關的技術資料，是各類測繪活動形成的記錄和描述自然地理要素或者地表人工設施的形狀、大小、空間位置及其屬性的地理信息、數據、資料、圖件和檔案。測繪成果具有以下幾個特點。

1.1測繪種類多

目前我國的測繪行業中種類可謂繁多，而且隨著科技的發展，還會出現一些新的門類。就目前而言，測繪行業的分類大致為：大地測量、攝影測量、遙感測量與其它方法地形測量、地圖制圖與地圖印刷、工程測量、科學研究等。而這其中又可以細分為多種小的類別的測繪信息，如不同的比例尺、各大類下的多種專業活動等。如大地測量中的三角網、導線網、長度測量、水準測量、GPS測量等。

1.2測繪載體形式多樣化

隨著科技的發展，測繪成果一般以多種載體的形式出現。按載體形態可分為：觀測手簿、軟盤或光盤、底片、航測內外業原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測繪技術手段的不斷發展，新的測繪載體還會不斷出現。

1.3時空分布廣

測繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在，并且隨著時間的推移、地形的變化，測繪成果的更新又成為必要，這樣就有了不同時間和空間的測繪成果。

2、測繪成果檔案分類

由于測繪成果的種類多、載體形式多、時空分布廣，所以要將測繪成果分類整理歸檔。具體分類方法如下：

（1）按時間分類：按文件產生的時間界限對檔案分類。

（2）按區域分類：以行政區域范圍分類。

（3）按專業類型分類：以不同專業劃分，如工程測量、地籍測量等。

（4）按載體形式分類：如光盤、紙圖等。

分類的方法有很多不再一一列舉。

3、測繪成果檔案保管的措施

3.1建立測繪成果保管制度，配備必要的設施

測繪成果是廣大測繪工作者風餐露宿，付出艱辛勞動獲取的成果，是政府管理、國土規劃、文化教育、科學研究、外交和國防建設不可缺少的地理信息戰略資源和國家的寶貴財富，大部分測繪成果都涉及國家秘密，事關國家安全和利益。因此，測繪成果保管單位應當本著對國家和人民利益高度負責的精神，建立有效的管理制度，配備必要的安全防護設施，防止測繪成果的損壞、丟失、滅殺和泄密。

3.1.1需要建立的測繪成果檔案管理制度

需要建立的測繪成果檔案管理制度，主要是指按照《中華人民共和國測繪法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國測繪成果管理條例》的有關規定，制定和完善測繪成果檔案存放、保管、提供、銷毀、復制、保密等方面的制度，并要成立相應的測繪成果檔案管理工作機構，明確相應的測繪成果保管人員和職責，確保各項測繪成果檔案管理制度落實到位。

3.1.2配備必要的的設施

測繪成果保管單位配備的測繪成果保管和安全防護設施，主要包括以下幾個方面：

（1）存放載體介質的庫房設施。如紙質介質檔案資料庫房、膠片介質檔案資料庫房、磁介質檔案資料庫房等其他特殊要求的檔案資料庫房。

（2）存放載體介質的柜架設施。如檔案資料密集柜、磁介質檔案資料專用柜等其他特殊要求的檔案資料柜架。

（3）專業技術設備。如檔案資料修讀與保護設備、磁介質讀取備份與維護設備、檔案資料殺蟲除菌設備、溫濕度檢測控制設備等。

（4）安全防護設施。如監視設施、報警設施、防盜設施、防火設施、防磁設施、換風設施等。

（5）管理與服務設備。如日常管理與服務用計算機、檔案資料管理與服務專業軟件、網絡設備、目錄數據采集設備、檔案資料掃描數字化設備、數據存儲設備等。

3.2基礎測繪成果資料實行異地備份存放制度

基礎測繪成果是測繪成果中的核心成果，是國家直接投資完成的重要資源，屬于公共財政支持的范疇，大多屬于國家秘密，直接關系國家安全。基礎測繪成果異地備份存放，就是將基礎測繪成果進行備份，并存放于不同地點，以保證基礎測繪成果意外損毀后，可以迅速恢復基礎測繪成果服務。異地存放的基礎測繪成果資料，應與本地存放的測繪成果資料所采取的安全措施同一規格，要符合國家保密、消防及檔案管理部門的有關規定和要求。

4、測繪檔案利用

測繪成果檔案管理的目的是通過對單位內的各種測繪資料檔案進行統一管理，達到充分利用已有資料取得社會效益和經濟效益的最大化。說到底測繪檔案管理的目的是為了測繪檔案的利用，而非單純的保管。

隨著經濟社會的全面進步，測繪檔案的利用取得了長足進展。用戶范圍不斷擴展，專業化程度也不斷發展。用戶需求不斷加大，用戶數量不斷增加。人們對測繪檔案質量的要求也不斷提高。因此，做好測繪檔案的應用改造，就必須堅持以人為本，建立方便用戶的檔案利用體系，以利用者的需求為出發點和落腳點。目前，測繪檔案的利用服務還不同程度地存在一定問題。這主要是由于測繪檔案的特點造成的。首先，測繪檔案作為科技檔案的一部分，與文書檔案相比具有很強的專業性。測繪檔案包括大地測量、水準測量、GPS測量、地形測量等門類，包含了數學、天文學等多學科的專業知識，因此測繪成果的形成過程比較復雜，測繪檔案的組織和排序有其特定的規律和模式。這一特點使得測繪檔案的利用范圍受到很大限制，用戶面十分狹窄。長期以來，測繪檔案的用戶主要是測繪、地質、國土等專業用戶，而其他的普通用戶對測繪改造和測繪檔案缺乏了解，許多與生活相關的測繪信息并沒得到利用。影響了測繪檔案信息價值的充分發揮。其次，測繪檔案的保密性也對測繪檔案的利用起到一定的限制作用。測繪檔案中有相當一部分信息涉及國家安全，具有較高密級，測繪檔案的利用范圍也有嚴格的規定，在一定程度上影響了測繪檔案的利用。

為了促進測繪檔案的利用服務，檔案管理部門應建立完善方便的測繪檔案查詢系統，根據測繪檔案特點采取多種查詢方式，編制用戶手冊，介紹測繪檔案查詢系統的使用方法，幫助用戶提高查詢效率和查詢質量。

5、總結

隨著科技的發展，測繪檔案的管理也向前推進。建設數字化測繪資料檔案館是今后一個時期一項重要的基礎性工作。數字檔案館的特征是：所有館藏檔案都具有模擬和數字化兩種存儲形式，從檔案的形成、數字化到管理、提供實現全過程計算機管理，實現網絡化查詢及多媒體服務。概括地說，包括檔案原件全數字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內容有館藏檔案資料規范化整理組卷、數據錄入；對破損圖件進行修復；研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關的測繪檔案管理技術標準；全面開展館藏檔案資料數字化處理并建庫；開發數據庫查詢檢索系統等。

要實現測繪檔案由資料管理機構向信息服務機構轉變。信息社會的發展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉到信息管理上來，要通過多種形式、多渠道向社會各界提供測繪檔案信息。因此，測繪檔案工作的重點應該以檔案信息管理為中心，強化檔案信息服務功能，為國家各級領導和決策機關及社會各界提供快速、準確、全方位的地理信息服務。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國測繪法》

[2]《中華人民共和國檔案法》

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關鍵詞：數字測繪檔案 檔案管理 現狀 對策

1 概述

數字測繪檔案是指數字化測繪設備及作業環境中生成，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機等設備讀取、處理的測繪檔案。相對于傳統以模擬形態保管的測繪檔案而言，數字測繪檔案的接收、整理、保管、利用等檔案管理工作必須滿足特有的規范和要求。但由于投入不足和傳統管理觀念的影響，數字測繪檔案管理現狀滯后于實際管理需求；這就需要不斷改進測繪檔案管理方法，加大人力物力投入，逐步滿足數字測圖時代測繪檔案管理需要。

2 數字測繪檔案管理總體要求

數字測繪檔案管理總體要求是確保其數據的真實性、完整性和有效性。具體要求如下：

2.1 采用嚴格的管理制度和技術措施，從數字測繪檔案的形成就不間斷對有關處理操作進行登記，保證其產生、處理過程符合規范。

2.2 對其形成、收集、整理組卷、保管等實行全過程管理與監控，確保管理工作的延續性。

2.3 應該明確其生成時間、范圍、相應軟件、版本、數據類型、數據格式、數據量、責任者以及操作者等背景信息，確保質量。

2.4 提供滿足規范要求的庫房和裝具，滿足其保管環境要求。

3 數字測繪檔案管理現狀

3.1 缺乏具有實際指導意義的標準規范 當前，能夠指導數字測繪檔案管理方法的標準主要有下表所列（見表1）：

部分標準難以滿足數字測繪檔案實際管理需求,如《測繪科學技術檔案管理規定》就不符合當前數字測繪檔案的管理需求。部分標準只涉及測繪行業或者檔案管理，沒有把兩者有機結合,如CH/T 1014-2006僅對基礎地理信息數據管理和保護進行規定；GB/T 18894-2002只是對文書、圖像、聲音、視頻等一般數字檔案管理進行規范和要求，難以滿足數字測繪檔案數據量大、專業性強、數據格式多等需求。部分標準只是行業標準，在其它行業沒有進行推廣和嚴格執行。

3.2 歸檔過程不規范 在數字測繪成果歸檔過程中，原則上均應采用物理歸檔；但對某些本應進行物理歸檔的數字測繪檔案，在當前技術條件下無法離線存入裝具的，應先采用在線邏輯歸檔，如互聯網使用的瓦片數據、衛星影像數據等。但在實際工作中，很少進行邏輯歸檔工作，甚至把瓦片數據剔除后歸檔。

歸檔源數據組織欠佳。有些項目人員沒有很好的進行數據組織和數據命名，導致數據混亂繁雜，甚至存在重復的數據。加大了后期整理的難度。

缺少相關背景信息。目前數字測繪檔案歸檔工作中，很少進行數據源背景信息說明的歸檔，如數據特征、數據硬件及軟件環境、數據版本等。

少量特殊格式數據，因軟件專利權等原因沒有歸檔相應的軟件、版本。導致這些數據無法進行分析和整理，也難以進行再利用，成為“死”數據。

3.3 管理措施不到位 數字測繪檔案具有數據量大、專業性強且數據格式多樣化等特點，這就給數字測繪檔案的整理、立卷、保管、利用等工作帶來巨大挑戰。當前數字測繪檔案管理措施落后于數字測繪檔案的需求，主要表現如下：①數字測繪檔案的整理組卷工作還是處于探索階段，且未形成統一的標準規范。②部分數字測繪檔案和傳統載體測繪檔案混雜在一起保管，難以確保載體安全，也給利用帶來不便。③館藏保管環境與保管需求存在差距。④因人力物力投入不足、數據專業性太強等原因，入庫時沒有進行必要的數據檢查，如存儲載體有無劃痕、有無病毒、數據有無損壞。

3.4 數據安全存在風險 當前，數字測繪檔案存在安全風險主要表現在數據的完整性和有效性。歸檔數據組織混亂及歸檔內容的不完整，無數據背景信息進行歸檔，就對數據的完整性帶來巨大風險。

按照GB/T 18894-2002的要求，為確保數據的有效性，保管部門應該每年對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行登記；并確認載體和新設備的兼容性；并對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次隨機讀檢查，且抽樣率不低于10%。但在數字測繪檔案的管理工作中，基本沒有開展這項工作。以本館的數字測繪檔案管理為例，部分90年代軟盤基本沒進行數據檢查；館藏光盤數量龐大，接近7000余盤，難以提供足夠的人力和財力進行數據抽查。

4 改進數字測繪檔案管理的對策

4.1 制定可操作性的標準規范 針對數字測繪檔案標準落后于管理需要的實際情況，有計劃的修改數字測繪檔案的接收、整理、保管等標準。特別是要對1988年的《測繪科學技術檔案管理規定》進行修訂，明確數字測繪檔案的分類及整理方法。同時，可以借鑒檔案行業標準，如DA/T 38-2008中針對光盤的技術指標、數據刻錄和備份要求、性能檢測及使用要求等規范引用到數字測繪檔案管理工作中。

4.2 嚴格執行歸檔制度，確保歸檔數據質量 為確保數字測繪檔案的安全，應嚴格控制歸檔數字測繪檔案的真實、完整和有效。首先，制定數字測繪檔案的歸檔制度，保證歸檔成果數據完整。在歸檔測繪成果數據的同時，還必須同時歸檔其對應的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等技術因素和背景信息；其次，嚴格執行物理歸檔一式三套制度，確保數字測繪檔案的保管、備份及提供利用的需求；再次，加強歸檔數據的鑒定工作，有針對性的進行數據安全、數據完整性檢查，如查殺病毒、載體有無劃痕、數據是否完整等；最后優化數字測繪檔案的登記制度，借鑒GB/T 18894-2002中關于“電子文件的登記”中的做法，強化對數字測繪檔案的移交、接收管理。

4.3 強化數字測繪檔案的管理措施 在現階段數字測繪檔案管理的摸索階段中，加強數字測繪檔案的管理主要從以下幾個方面入手：

一是規范數字測繪檔案的整理組卷、保管，確保數字測繪檔案整齊有序、保管良好。二是投入適度的設施和設備，如存儲設備采用一次寫的檔案級光盤（如JVC光盤），防磁設備、保溫及除濕設備，盡量提供滿足數字測繪檔案保管環境要求。三是強化數字測繪檔案的利用。一般盡量避免直接借出光盤，特別是一些“孤本”光盤和利用頻率高的光盤，盡量采用在線備份提供數據利用。

4.4 有計劃做好數據檢查和數據備份 為了規避因歸檔和管理的不規范對數據安全帶來的沖擊，必須有計劃進行數據檢查和數據備份工作。如每年進行對館藏數字測繪中的10%進行抽查，同時可以參考GB/T 18894-2002數據檢查等級要求進行數據檢查情況登記。對于數字測繪檔案的數據備份，可以按照產品和類型及歸檔年度由舊至新進行數據備份計劃。

以本館館藏數字測繪檔案為例，除少量軟盤、磁盤等存儲設備外，主要是一次讀寫CD、DVD。就檔案類型而言，主要是數字測繪成果，如4D產品、航空攝影影像資料、衛星遙感影像資料，其中航空攝影影像資料占館藏光盤數量的一半左右。可以按照先易后難的原則，先進行4D產品的數據檢查和備份，后進行航空攝影影像資料等測繪資料的數據檢查和備份。

數字測繪檔案是測繪檔案館藏的核心，更是廣大測繪科技工作者多年辛勤勞動與智慧的結晶。需要測繪生產中各個環節的作業人員通力合作，規范和強化管理措施，才能確保數據的真實、完整、有效、安全，為發揮測繪成果的社會價值奠定基礎。

參考文獻：

[1]GB/T 18894-2002.電子文件歸檔和管理規定[S].

[2]DA/T 15-95.磁性載體檔案管理與保護規范[S].

[3]DA/T 38-2008.電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范[S].

[4]CH/T 1014-2006.基礎地理信息數據檔案管理與保護規范[S].

[5]DA/T 1-2000.檔案工作基本術語.

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關鍵詞：測繪科技檔案；管理系統；設計；實現

中圖分類號： P208 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）31-155-2

0 引言

測繪檔案資料與其他的檔案資料不同，測繪檔案資料不僅能為國家經濟建設、國防建設等方面的建設提供重要的參考資料，同時還關乎我國領土安全的保密性[1]。在信息化、數據化不斷發展的今天，相關部門在國土資源調查、道路交通建設、城市規劃、政策落實等方面都對測繪檔案資料有著較廣泛的應用。因此，針對測繪檔案資料的管理具有非常高的要求，對于信息的查詢和管理也有著較高的要求。在傳統的測繪檔案資料管理過程中，基本上是以手工檔案管理為主，工作起來不僅費時、費力，且效率非常低，難以滿足目前社會各個領域中對測繪檔案資料的利用需求。而隨著信息化技術的不斷發展，對于測繪檔案資料的管理也不斷朝著信息化、數據化的方向發展。建立起測繪檔案系統管理能有效提高測繪檔案的管理效率，進而有效促進測繪事業的發展。

1 系統結構及目標

測繪檔案綜合管理與服務系統的設計目標，就是通過建立起一個安全可靠的管理系統來對測繪檔案進行自動化管理，實現測繪資料檔案館內各個部門之間的業務傳輸能夠自動化、網絡化和共享化，以促進各個部門之間的資料共享[2]。此外，建立起測繪檔案綜合管理與服務系統將能進一步提高檔案信息的服務功能，及時有效地位社會各界快速、準確地提供相應的服務信息，確保信息的及時有效更新。而這一系統的設計目標，就是能夠將測繪檔案及測繪檔案管理于信息化時代相結合，跟上時展的主流，使得測繪檔案的信息管理能夠有所創新與發展。

2 系統功能涉及

2.1 檔案檢測系統設計

檔案檢測系統主要是檢測的是檔案資料的紙質情況，包括其酸性及老化程度、抗張強度等，此外還可根據霉菌滋生情況事實動態的檢測，以便于及時掌握紙張的指標的變化情況，便于其長期保存[3]。而系統的酸性檢測還能有利于檔案管理人員對檔案進行補救及管理，提高測繪檔案管理的效率。

2.2 檔案保護子系統設計

檔案保護子系統的設計主要目的就是實現檔案的保護。檔案保護子系統中主要涉及以下幾個環節，一是通過自動控制消毒柜來對檔案資料定期進行消毒，確保檔案中的有害微生物能及時清楚；二是采取無線膠裝機來裝訂檔案資料，實現無金屬裝訂；三是集體采用文件碎紙機來對秘密檔案資料進行集中銷毀，避免資料的外流，加強對檔案資料的保護。

2.3 檔案業務管理子系統設計

檔案業務管理子系統主要是對測繪檔案進行綜合管理的服務系統，而檔案業務管理子系統主要基于計算機、網絡和數據庫進行運行[4]。一般情況下，檔案資料經過整理匯編后錄進到計算機內，通過服務軟件來進行管理。因此，該子系統主要包括數據的錄入、維護、信息的查詢檢索、制表的打印、文件的瀏覽等功能。當業務人員在通過客戶端進入到系統后，業務人員可通過高檔圖形工作站來實現對系統的操作，以實現對數據的著錄、檢索、統計等功能，實現檔案的一體化管理。

2.4 項目文件上傳入庫功能

所謂的項目文件上傳入庫，管理人員能夠通過項目文件入庫來進行信息的更新，以便于形成電子文檔信息，便于用戶查詢項目信息。一般情況下，操作人員通過制作電子文檔或者使用掃描來完成數據成果，該系統會對導入的原始數據進行嚴格、有效的檢測，通過對信息的檢測來確保導入數據的一致性及準確性。同時，在系統的引導下，能夠給不同的任務進行標號命名，存放在不同的項目中，明確對不同的圖層位置進行定位，便于用戶的查詢。

2.5 文件下載及在線瀏覽功能

測繪檔案綜合管理與服務系統與傳統檔案管理的本質區別在于測繪檔案綜合管理與服務系統能夠實現在線瀏覽資料或者下載資料，而無須查找紙質版的目標成果文件，在該子系統中，設置了“項目資料在線瀏覽和文件下載”功能，用戶可以選擇在線瀏覽或者直接下載*.dwg 格式的電子文件來進行查閱，而數據在下載過程中還可通過SSL協議來保數據的安全。其中該子系統通過可視化系統顯示的左側為勘察測繪項目文件列表，右邊則是文件夾下的詳細信息。此外，該系統中還有“任務查詢類別”，用戶在點擊“任務查詢類別”中可選擇“任務查詢任意條件”和“按母項名稱查詢”兩個按鈕，進而通過輸入條件來獲得自己所需的數據。此外，作為該系統還能與管理系統進行聯合互動，將用戶下載的情況及用戶信息自動記錄到下載日志表單里面，便于管理人員對信息進行管理。

3 系統的實現

通過對系統功能的分析可知，測繪檔案綜合管理與服務系統能有效提高測繪檔案的管理，也適用于各種不同環境條件的查詢中[5]。為有效探究該系統在現實中的使用情況，本文以遼寧省某測繪檔案管理局為例，探究其功能實現情況。由于該測繪檔案管理局中，檔案的類型比較復雜繁多，因此，根據實際條件，該檔案管理局建立的數據庫有兩個，一是測繪元數據庫，其主要功能用于存儲檔案數據，便于形成數據化的信息管理模式，方便用戶對檔案數據的采集與錄入；而是檔案管理數據庫，該數據庫主要用于檔案管中借閱、歸還等記錄、清單的儲存。在該系統的應用中，首先選擇Microsoft SQL Serve數據庫來建立相應的檔案數據表和業務管理表。然后在下編程實現系統需要的各種功能。在測繪檔案綜合管理與服務系統中，該測繪檔案管理局實現了自動化的信息查詢和管理，有效提高了管理效率和管理質量，確保了數據信息保存的永久性。用戶通過該系統的信息查詢功能，或在線瀏覽，或下載文檔，有效獲取到了準確的數據信息。而通過該系統進行管理，還能有效提高資源的利用率和共享率，是遼寧省測繪檔案信息管理部門的典范。

4 結語

在科技水平不斷提高的基礎上，為有效應對社會各界對于測繪檔案的查詢、統計及利用，相關的政府部門對于測繪檔案的管理也不斷提高了要求。為此，相關的部門開始不斷實現測繪檔案綜合管理與服務系統的功能，以期能不斷提高測繪檔案管理的質量，確保能及時。準確地位需求者提供服務。而系統的設計與實現還是一個長期的過程，因此，測繪資料檔案館還需要不斷加大系統建設的投入力度，不斷完善系統的建設，以充分利用現代化手段來為測繪檔案的管理提供有力的支持，進而有效促進測繪事業的發展。

參 考 文 獻

[1] 陸旭龍，宋大明，陸東海，佘江峰.基于Web的城市測繪生產及檔案管理系統[J].現代測繪，2014，06：58-60.

[2] 常軍，王亞楠，魏紅艷.長春市測繪檔案綜合管理系統設計和實現[J].城市勘測，2015，01：48-51.

[3] 周曦，鞠建榮，武小軍，劉廣霞.基于Flex的數字測繪檔案業務管理系統的設計與實現[J].城市勘測，2010，S1：63-65+73.

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在當前社會主義現代化建設的新時期，傳統化的房產測繪檔案管理制度難以迎合當前時展的現實需要，因此，相關工作人員要深刻認識到房產測繪檔案信息化管理的發展現狀，采取科學有效的方式實現房產測繪檔案信息化管理的創新發展，進而實現房產測繪檔案管理工作的全新突破，從而更好地為我國社會主義現代化建設所服務。對此，本文以房產測繪檔案信息化管理為主要研究內容，對其問題進行簡要分析，并探尋其中解決問題的對策。

二、 房產測繪檔案信息化管理存在的問題

（一） 實體檔案管理分散

由于房產測繪檔案的專業性比較強，又采用的是屬地化的管理方式，因此，實體檔案的管理比較分散，散存在各區市縣不動產登記部門。分散的管理模式顯現出對單位的檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉，同時也不利于房產測繪檔案的安全和利用。房產測繪檔案信息化管理中存在意識薄弱的現實問題，極易導致相關工作人員在房產測繪檔案信息化管理過程中無法從根本上保證各項方案的順利落實和科學踐行，進一步影響房產測繪檔案管理質量和利用效率。房產測繪檔案部門的領導重視程度不足，房產測繪檔案管理是一個長期性和綜合性并存的工作，在短時間內無法為自身發展創造更大的經濟效益，在此種理念的影響之下，部分管理者則不重視房產測繪檔案管理工作的軟件、硬件投入。

（二） 管理機制不健全

現階段的房產檔案管理部門，其具體的工作過程也只是按照測繪檔案產生部門的業務要求和基本的檔案管理制度，被動地接收、管理測繪檔案，沒有規定測繪機構移交檔案的相關制度。房產測繪檔案信息化管理過程中存在單一方式的問題。在房產測繪檔案的信息化管理過程中，由于受管理意識薄弱因素的影響，部分領導沒有對房產測繪檔案進行相應的經費投入，當前認識檔案管理部門的辦公條件難以迎合信息化發展的時代要求。

（三） 房產測繪檔案管理模式封閉

房產測繪檔案管理機制不完善的同時，管理手段也相對比較落后，仍以手工管理為主，僅僅是對檔案進行簡單的數字化處理和圖片查詢。房產測繪檔案信息化管理過程中存在管理模式封閉的問題，無法為房產測繪檔案管理質量的提升和利用效率的提高提供良好的外部管理框架，從而影響房產測繪檔案管理體系的創新發展。一般來說，封閉式管理模式適用于資料來源相對單一的部門、企業，雖然能夠在一定程度上保證房產測繪檔案的機密性，但是在當前社會主義市場經濟快速發展的時代背景之下，這種封閉式的房產測繪檔案管理模式，顯然無法滿足市場多元化的客觀需要，甚至會進一步降低了房產測繪檔案利用效率的提升。

三、 提高房產測繪檔案管理質量與利用效率的對策

（一） 樹立正確的房產測繪檔案信息化管理理念

要樹立正確的房產測繪檔案信息化管理理念，為房產測繪檔案管理質量與利用效率的提升奠定良好的思想基礎，進一步引導房產測繪檔案信息化管理工作朝著科學化、規范化和完善化的方向發展，更好地為我國社會主義現代化建設所服務。一方面，管理者要重視房產測繪檔案工作對本單位經濟效益提升、社會效益提高的推動與促進作用，加強對房產測繪檔案工作的資金投入，為房產測繪檔案管理工作提供至關重要的軟件支持和硬件設施，進而提高檔案管理工作質量；另一方面，房產測繪檔案部門要強化自身的責任意識，在檔案管理制度的引導之下保證各項方案的順利進行和科學落實，杜絕虛假信息的出現，強化房產測繪檔案信息的真實性，保證其擁有較高的利用價值。

（二） 應用信息化房產測繪檔案信息化管理方式

要應用信息化房產測繪檔案信息化管理方式，加快房產測繪檔案信息化建設進程，不斷提高房產測繪檔案信息化管理的科學性、實效性，促使房產測繪檔案管理工作更好地迎合當前時展潮流，實現房產測繪檔案信息化管理工作效果的最大化。第一：在信息化建設前端，根據檔案法律法規和《電子文檔歸檔與管理規范》等有關文件，結合房產測繪檔案實際情況制定房產測繪電子檔案管理標準的實施細則。第二：在信息化方案設計時，要從文件產生、流轉、辦理，檔案移交、接收、整理、錄入、查詢、統計等各個環節全面考慮，特別是檔案利用方面，利用現代化的技術手段把圖片信息轉化為數字信息，并在地籍圖上顯示測繪數據，使房產測繪檔案信息化建設方案既符合國家標準，又有利于實際操作。第三：此外，還應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，對房產測繪檔案數據庫管理的軟件、硬件的文件格式、數據指標等進行統一規范。

（三） 構建開放性房產測繪檔案信息化管理模式

要構建開放性的房產測繪檔案信息化管理模式，為提高房產測繪檔案管理質量與利用效率提供良好的外部框架。傳統封閉式的房產測繪檔案管理模式，在一定程度上降低了人力資源開發的效率和質量，不利于人才的流動性發展。現階段，我國正處于社會主義改革的攻堅階段，房產測繪檔案作為我國現代人事管理制度的重要組成部分，應積極迎合當前開放型經濟體制發展的經濟潮流，構建具有開放性特征的房產測繪檔案管理模式，注重對流動性人員的系統管理，建立與之相匹配的人才流動服務機構。同時，相關房產測繪檔案管理部門要加強對其工作的宣傳引導，促使人才明確自身的工作價值和社會價值，實現國家、企業、單位、高校等方面的綜合性聯動。

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一、測繪檔案保密管理工作中存在的問題

（一）工作人員認識不足。在實踐工作中我們發現，一些測繪人員和測繪檔案管理人員在認識上存在一定的問題。他們錯誤地認為，在科技發達、網絡交流頻繁的今天，保密工作已經難以進行了，認為現代社會已經是處于“有密難保、無密可保”的狀態，并且在整理檔案的過程中沒有對廢舊檔案進行合理處理或者是將一些涉密檔案進行擅自處理。因此，也就導致泄密事件的發生。

（二）相關法律不健全。由于我國還處于社會主義發展階段，因此，難免會出現法律不健全的問題。一些想要竊取機密的敵對分子利用我國現階段對外開放的局勢，利用法律漏洞運用各種手段，采取多種途徑肆意搜集各種情報，加大了泄密的可能性。再加上，目前我國對現代檔案保密方面沒有十分健全、完善的法規，對于涉密的計算機也沒有完全達到先進的保護措施。因此，我們應該加強對檔案保密工作的嚴格管理，健全法律，從檔案保密規定和竊密處罰等多角度進行。

（三）沒有嚴格的管理制度。測繪檔案保密管理中還存在沒有嚴格管理制度的問題。第一，沒有健全的測繪成果檔案的相關管理制度，尤其是在成果利用方面，沒有嚴格的規定，使得測繪檔案存在泄密的風險。第二，有的檔案館雖然制定的相關的管理規定，但是，這些管理規定并沒有被很好地貫徹實施，沒有按照相關規定對測繪檔案進行嚴格地管理，而且在成果利用方面也沒有嚴格按照相關的流程進行，僅僅是進行簡單的檢查，并沒有實質性的審核，因此，也給測繪檔案的管理帶來了泄密的風險。

（四）檔案保密管理技術落后。隨著計算機網絡的普及，現代的測繪檔案管理大部分是依靠計算機網絡技術進行的。但是，我們發現，不法分子在竊取情報的時候往往會利用高技術的計算機技術進行，這就給我們的工作提出了更高的要求，也讓我們認識到在檔案管理中我們存在技術落后的問題。第一，我們的檔案管理系統沒有較強的安全防護能力，缺乏完善的安全保護。第二，計算機保密技術較為落后，網絡管理制度不健全。

二、針對測繪檔案保密管理工作中存在問題的解決措施

（一）加強相關測繪檔案工作人員的保密意識。加強測繪檔案的保密管理工作，不僅是要求相關的領導有足夠的重視，更重要的是所有測繪檔案制定和管理人員都要有嚴格的保密意識，要將檔案的保密工作放到測繪檔案管理的重要位置，定期對相關人員進行培訓，加強其保密意識，提高其思想道德素養，為其樹立正確的保密意識。

（二）完善相關的法律制度。制度是最有效的約束人行為的方式，因此，為了加強測繪檔案保密管理工作，我們要盡快制定科學的、適合的、可行的保密管理制度。第一，對測繪檔案成果的管理、利用及銷毀等方面制定嚴格的規定。對檔案的整理方式、歸檔范圍、保管期限、保密等級等進行嚴格的限制，劃定具體的責任負責人。第二，制定了相關規章制度后，要真正貫徹落實這些規定，對制度的貫徹情況進行監督，對于不合適的規定及時進行調整，不斷完善相關的規定。第三，完善相關的法律法規，對相關的泄密人員和竊密人員進行嚴厲的處罰，堅決打擊泄密和竊密行為。

（三）協調測繪檔案的保密和利用。測繪檔案保密管理最重要的目的是想使得相關的測繪檔案在一定的時間、范圍內發揮重要的作用。我們在檔案保密管理中要清楚認識到，檔案的保密管理絕不僅僅是將涉密的測繪檔案進行嚴格地保管，更重要的是，我們要挖掘其使用價值。在保證測繪檔案保密工作的基礎上挖掘檔案的作用。如果僅僅是對檔案進行保密，而不去挖掘其價值，那么測繪檔案也失去了其真正的價值。我們要協調好測繪檔案的保密和利用。

（四）提高測繪檔案保密管理技術。第一，要保證相關的涉密網絡與互聯網之間有物理隔離，建立較為完善的網絡保密制度，提高涉密網絡的自我防護能力，對涉密的電腦實行封閉USB接口，要保證電腦網絡的登錄密碼都是雙人匹配的。第二，落實責任分配，做到“誰上網，誰負責”，并且，我們要定期更新和升級保密系統，確保涉密信息的安全。只有測繪檔案保密管理技術提高了，才能有效防范敵對分子利用互聯網便利進行竊密活動，給我國的測繪檔案帶來巨大的泄密風險。

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【關鍵詞】社會保險；檔案管理；對策；建議

一、社會保險檔案管理存在的問題

目前，需歸屬于社會保險檔案的，主要有以下幾類文件資料：1.政策依據類。即國家和地方出臺的各項有關社會保險的法律法規和政策性文件。2.業務憑證類。即在社會保險費用扣繳、匯繳、轉接、報銷、理賠等環節產生的憑證。3.結算賬卡類。具體包括社會保險費用管理手冊、養老保險手冊、費用匯繳賬冊、參保人員花名冊、保險關系轉遞清單、轉接變更登記卡等。4.統計報表類。包括社會保險費用匯繳統計表、參保人員工資變動情況統計審核表等。5.離退休人員社會化管理類。具體包括退休人員待遇統計、生存調查表、遺屬待遇審批表等。6.電子檔案類。這是指社會保險工作實現網絡化辦公后形成的數字化檔案。現階段，我國社會保險檔案管理存在以下幾個問題：1.重視程度欠缺。社保經辦機構未正確認識到社會保險檔案資料的價值，將工作重心放在社會保險的擴面征繳上，對于社會保險檔案管理工作重視度不足。2.缺少統一規范的管理制度。國家為了規范社會保險檔案的管理，了社會保險檔案管理制度，但是各地社保經辦機構在按照規范實施標準化檔案管理的積極性及進度上存在較大差異，有些區域檔案信息不全，不同區域歸檔范圍不明確，導致檔案信息無法實現高效利用。3.缺少專業的社會保險檔案管理人員。部分社會保險部門缺乏專門的檔案管理機構，檔案管理人員業務水平過低，部分為兼職人員，沒有專業知識背景。4.社會保險檔案管理設施配置不足。隨著社會保險制度的健全，社會保險檔案資料增多，檔案室庫容量急需增大，而且最好能夠做好防潮、防火工作，并且根據檔案管理信息化建設進程，完善相關的硬件、軟件設置配置，加強計算機網絡通信安全管理。

二、加強社會保險檔案管理的對策及建議

（一）提升社會保險檔案管理重視度。在特色社會主義建設進程中，國家對于社會保險的重視度一直在提升，在這種情況下，社會保險經辦機構應該充分重視對于社會保險檔案的管理，將之納入部門的發展規劃中，在年度工作計劃中，制定科學合理的社會保險檔案管理改進計劃，加大人力物力資源投入，將檔案房擴建，配置現代化管理設備及專業人員，建立健全檔案管理制度。（二）實現檔案管理的規范化和制度化。在大數據時代背景下，社會保險檔案具有較高的價值，為了提升檔案利用率，國家應該制定科學合理、標準統一的社會保險檔案管理制度，明確規定各社會保險經辦機構在檔案管理上的人力物力配置要求，明確各類文件歸檔的要求及標準，明確檔案信息在真實性、完整性、及時性上的要求，從而確保檔案信息的參考價值。同時，健全社保檔案管理落實考核機制，將社會保險檔案管理工作任務細分到各個部門，并建立科室聯動機制，相互監督，分工協作。（三）建設專業的社會保險檔案管理隊伍。根據現代化社會保險檔案管理需求，培養專業的管理人才，學習計算機技術、數字化技術相關軟件、硬件設施的使用，為社會保險經辦機構提供人才支持。而且，社會保險經辦機構應該設立專門的檔案管理部門，根據工作需求合理設置崗位，引進專業的檔案管理人才，做好崗前培訓考核工作，加強繼續教育。比如說，現在很多社會保險檔案管理人員存在信息素質不足的情況，機構在配置信息化檔案管理設施后，應該組織管理人員學習，迅速掌握相關硬件、軟件的使用流程及技術，幫助其樹立網絡安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕。（四）推動社會保險檔案管理信息化建設。用現代化信息技術，實現檔案管理內容的數字化，并建立數據庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高。因此，社會保險檔案管理機構必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備，構建檔案信息化管理平臺，簡化檔案借用、查閱的手續，擴大檔案的利用范疇。

三、結語

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關鍵詞：工會；檔案管理；經濟社會

工會檔案是工會事務的詳細記錄，是工會工作的重要組成部分，也是工會組織的一種信息資產，在工會事業發展中的作用非常重要。隨著我國經濟社會的發展，工會在構建和諧社會中的作用越來越重要。在工會的日常工作中，檔案的管理對工會職能的實現有著重要的意義，對規范工會的建設，提高工會工作水平等方面都有很好的促進作用。

一、工會檔案的基本含義

工會檔案是工會組織在組織建設、維護職工合法權益、評選表彰勞動模范、舉辦文體活動中自然形成的，是工會組織履職過程的真實記錄，是工運事業發展的歷史憑證。通過對檔案的查找和利用，可以清楚地看到工運發展的足跡，看到各個時期取得的成績、榮譽和存在的不足，為今后工作的開展提供參考與借鑒。同時，還可以促進各級工會組織之間的信息交流，提升工會工作水平，推動工會工作的創新發展。

二、工會檔案管理工作存在的問題

（一）相關部門對工會檔案管理工作重視不夠

當今社會作是經濟飛速發展的時代，各個企業的主要目標是發展自身的經濟實力，工會的領高層將目標定在對經濟的發展，對工會的作用沒有正確的估計，對于工會組織的社交類活動認識不足，大部分領導覺得這類福利活動是多余的活動，無需進行檔案的記錄。認為工會檔案在整個工會的未來發展中的作用微乎其微。正是由于輕視工會檔案工作，導致在工會全年的工作中忽視對工會檔案的安排，工會檔案沒有詳細的計劃，對檔案管理工作研究少，檔案管理中遇到的問題無法得到解決，在工作場地與資金方面更是缺少專業性的安排。

（二）工會檔案管理制度不夠完善

當前許多工會在檔案管理方面制度不全，直接導致許多珍貴資料在工會整理、搬遷過程中丟失，檔案的丟失就是工會財產的損失。大多數的工會就是因為缺少了完善的檔案管理制度，在工會人員借閱與保存的過程中將許多寶貴的檔案遺失了。沒有嚴格的制度約束管理人員的行為，導致管理人員對檔案管理工作的輕視，缺少工作該有的認真負責，最后還是導致了工會財產的損失。分類在檔案管理過程中是個十分重要工序，將不同種類檔案依序分類能夠提高檢索檔案的效率，同時也有利于檔案的整理工作。制度的不完善，不僅僅是對管理工作的不方便，若因此引發了檔案的遺失更會對后續工作產生相當大的影響，更加得不償失。

（三）檔案管理人員崗位不夠穩定

大多數工會在檔案管理崗位的投入不夠，會導致大部分的從業人員流失。就目前的形勢來說工會的檔案管理崗位對人才需求還是比較大的，綜合各個方面的原因以及壓力來說，相關專業從業人員的市場得不到滿足，而且從業者的工作崗位經常會隨著其他工作的要求變化，這對本來匱乏的市場來說不是什么好消息，檔案管理的從業人員也要進行劃分，也可以分為全職與兼職兩個方面，兼職職工對工作投入的熱情有限，在專業領域的技巧方面有很大的不足，沒有接受過正規的培訓，這直接導致了兼職職工業務知識不精通，在管理的過程中，兼職職工都存在應付了事的工作態度。

三、解決工會檔案管理工作中問題的建議

（一）做好n案的收集整理工作

由于實際的工作比較繁雜，因此工會相關工作檔案的形式種類就比較繁雜，日常的歸檔處理工作也會有較大的工作量。在收集整理工會檔案時，要切實處理好“有文必檔”和“有文不歸”之間的內在關系，使檔案文件的收集歸檔更加明確，以便保全資料避免丟失。這個過程需要注意：首先是要通過網絡的作用使管理體制得以健全。要根據工會的機構體制特點，結合檔案材料生成的過程和特點建立起涵蓋面比較廣的管理網絡體系，這樣方便于檔案信息的交流協調，能夠通過上下之間的密切配合形成檔案傳遞網絡，這也是檔案收集整理工作的基礎性工作。其次是在發揮能動作用的基礎上提高工作的效率效能。各部室的兼職檔案員要忠于職守，勤于動手動腦，將各自的工作做好做到位。一方面要主動根據文件檔案生成的時間進行細致地收集工作，將重要的能夠反映工會活動記錄進程的材料系統整理收集。另一方面也要加強與綜合檔案室的溝通工作，及時反饋收集信息，避免文件與資料的遺漏。每一個收集的階段工作完成之后，應該主動將文件收集歸檔。

（二）提高檔案人員專業水平

檔案人員的專業水平直接影響著工會檔案管理工作的有序、高效開展。隨著信息時代的到來，工會應建設一支具備較高專業化水平的檔案管理隊伍，確保檔案人員擁有較強的洞察能力、分析能力、管理能力以及信息專業技術的應用能力，不斷提高工會檔案工作的管理效率。要為檔案人員提供充足的培訓學習機會，調動起檔案人員參與培訓的積極性，及時更新相關知識和技術，提升自己的業務處理能力和專業水平。此外，還應當加強檔案人員的政治思想和職業道德教育，培養其愛崗敬業、盡忠職守的工作態度，增強其責任意識和事業心。

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一、檔案管理中信息化建設存在的弊端

（一）缺乏明確的制度標準如今我國城鄉居民的參保人員在進行信息資料填寫過程中，沒有統一的填寫標準，全國各地的城鄉居民各行其是，有的使用紙質版、有的利用電子版，也存在兩版并行的狀況。檔案管理缺乏標準的管理制度，導致在日常的工作管理中，保險檔案資料不規范，查找困難。

（二）檔案管理工作量劇增我國的城鄉居民因經歷過制度改革，人員工作變動較大，導致人事檔案不斷增加，為退休人員保險待遇獲取工作增加了難度。同時，原來的檔案管理偏單一簡單化，側重對退休工作人員的退休金進行管理，但是現如今在改制的背景影響下，城鄉居民社會的福利待遇不斷增加，養老保險檔案需要與社會保險、醫療保險進行對接，多元化的應用方式加大了養老保險檔案管理人員的工作難度。

（三）缺乏專業的管理團隊因我國的養老保險機制起步較晚，一些社保經辦機構領導層及城鄉居民管理人員對檔案的管理工作缺乏重視，導致檔案管理人員的專業能力不高。只有在管理人員具備較高檔案管理的知識水平，并對管理流程及內部結構充分了解基礎上，才能提高日常管理工作的質量。但是目前團隊組建多采用臨時抽調的方式，臨時加入的工作人員并不具備檔案管理的知識及經驗，使其容易在日常管理中出現問題。

二、信息化技術在檔案管理工作中的優勢

（一）提升工作人員工作效率要運用信息化手段對檔案進行管理。信息技術的使用不僅可以滿足檔案數據收集的需求，而且可以為檔案提供智能的搜索空間，完善了檔案管理的操作步驟，優化了檔案存儲的工作方式，提高了檔案管理的操作質量。改善檔案管理人員的工作效率，從而實現了科學、高效地進行時間管理。

（二）存儲調取方式安全便捷通過信息化手段儲存起來的電子檔案根本不會受到自然環境和人為失誤導致的負面影響。同時，信息化技術可以備份電子檔案，日常工作中的辦公設備就可以做到這一點，就可以實現檔案的連續性、穩定性、便捷性，從而為城鄉居民養老檔案管理的穩定、快速發展提供了有力的支撐和保證。

三、養老檔案保險管理信息化策略

（一）建立信息化管理方式建立科學的信息化管理體系可以有效解決檔案管理人員壓力過大的問題。工作人員在日常工作中需要根據檔案的應用需求或內容進行科學的分類，方便檔案的使用。針對參保人員的個人信息，可以使用編號的方式進行科學的排序及保管，通過科學有序的分類滿足檔案的多元化利用，降低管理人員的工作量。管理人員可以根據社會保險法、檔案法制定檔案分類的大綱，完整的管理體系，嚴格按照操作流程進行檔案的收集、整理、保管、移交及存檔工作。隨著檔案信息不斷增加，管理人員可以積極引入現代化信息技術，實現養老保險檔案的信息化管理。通過信息化的管理手段不僅可以降低日常管理的難度，也可以增加檔案的存儲年限。工作人員可以利用對數字化的保險檔案進行分類、保存、排序以及調取，減少人工操作造成的失誤。采用信息化的管理方式將參保人員的信息上傳到云端，可以有效避免檔案被他人竊取，安全性能較高。

（二）建立健全的檔案制度標準城鄉居民建設中，需要注重養老保險檔案管理細則，明確參保的過程。根據參保流程和權益，重點分析廣大群眾的切身利益水平，實施全面的檔案管理制度優化。通過信息搜集、整理、掌握相關數據資料，制定統一的收集標準。通過檔案收集整理工作，嚴格掌控質量關系，對資料進行完整、齊全、科學的統一管理。通過掌控相關檔案管理的規律，對檔案的安全質量存放進行操作處理，確保檔案的完整性和有效性，明確檔案存放通風、干濕度適宜、禁火等操作。

（三）建立標準化管理平臺全面推行城鄉居民養老保險檔案建設實現數字化、信息化的安全管理，確定檔案數據管理體系的標準有效性。通過管理過程分析，對電腦、網絡、數字信息進行融合，注重提升城鄉居民檔案養老保險建設管理，實現全國參保對象信息數據的有效共享，結合相關信息參保流程，實施系統數據的平臺查詢分析。

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一、廣西社會保險業務檔案管理工作存在的主要問題

（一）社會保險業務檔案管理法規制度執行力不夠，工作發展不平衡

近年來，廣西壯族自治區人力資源和社會保障廳、自治區檔案局根據國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規定》，結合廣西實際制定了《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》（桂人社發〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業務檔案管理提供了基本保障。并根據人力資源社會保障部辦公廳關于社會保險業務管理達標驗收工作的有關部署，下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經辦機構2012年底前通過業務檔案管理達標驗收，其他市級經辦機構在2013年7月底前通過達標驗收，2014年底前完成所有縣級以上經辦機構達標驗收的工作目標，要求各地以實現三年達標驗收目標為核心，全面提升廣西各級社會保險業務檔案管理水平，大力推進業務檔案管理規范化、標準化、信息化建設。

經過2年的努力，截至2012年底，全區14個地級市，有4個市，6個機構業務檔案管理通過了檔案管理達標驗收，8個市級社保經辦機構正在開展紙質檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標驗收。目前尚有2個市級社保經辦機構業務檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經費保障的“三無狀態”，未開展業務檔案整理工作。據統計，截至2012年底，廣西區內市級經辦機構積存歷史業務資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現2013年底前全區地級市社保業務檔案工作實現達標驗收難度相當大。縣級經辦機構2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質檔案整理，2014年全部實現檔案管理達標驗收任重道遠。

（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎薄弱

目前，廣西各級社會保險經辦機構除了社會保險數據庫數據檔案以磁介質、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業務檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質（線裝）保存的傳統檔案保存方式 。而參保人數眾多，社保業務檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業務檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經辦機構連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設也大多不完全符合國家《檔案館建設設計規范》和規定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設施，更談不上規范管理檔案，從調查情況來看，越到基層，管理基礎越薄弱。

（三）社會保險業務檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業發展形勢的需求

雖然近年來廣西各級社會保險經辦機構已經普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業的迅速發展，參保人數和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業務檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應社會保障事業發展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業務檔案管理工作發展的突出問題。

（四）社會保險業務檔案信息開發利用率低

廣西社會保險業務檔案開發利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發社會保險業務檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險效率應起的重要作用。

二、廣西社會保險業務檔案管理對策

隨著社會保險事業的蓬勃發展，業務檔案呈現海量增長的態勢，傳統的社會保險檔案管理的模式已經不能滿足事業發展需求，建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統勢在必行，筆者認為，需做好以下幾方面的工作。

（一）制定廣西統一的社會保險業務檔案數字化建設規劃，明確目標，分類指導，全面推進

在調查研究的基礎上，認真做好自治區級頂層設計，用2年時間完成14個地級市社會保險業務檔案管理數字化建設，2015年逐步實現縣（市、區）級社保業務檔案管理數字化。先行建設1—3個地級市社會保險檔案管理數字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現社保檔案管理達標驗收合格的市級檔案館（庫）建立數字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業務檔案管理達標創建工作的市級社會保險經辦機構，加強業務指導，促成檔案管理達標驗收合格，為建設數字化檔案夯實基礎。同時要加強市對縣（市、區）社保檔案管理工作的指導，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。

（二）統一組織開發社會保險業務檔案數字化管理軟件

為避免各市社會保險經辦機構各自為政重復開發，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區社會保險事業局統一組織開發，推廣實施社會保險業務檔案數字化管理軟件，并為地級市檔案數字化建設提供必要的支持，解決好信息系統運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數字化建設起點高、運行穩、效果好。

（三）建立社會保險數字檔案，實現檔案數字化管理

社會保險數字檔案，是指以計算機、數據庫和網絡為基礎，把以紙質形式保存的文字和數據、圖像、聲音等檔案資源以代碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依據計算機系統存取并可以在通信網絡上傳輸的電子文件（電子檔案）。社會保險數字檔案更具有存儲量大、檢索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等顯著優點。社會保險檔案數字化以后，可對原紙質檔案資料真空打包存放，同時采用相應軟件對其進行數字化管理，普通查詢，可通過網絡查閱其電子文本即可，對于極個別必須查閱其紙質原件資料的再開包查閱，對紙質檔案資料實現最大限度的保護。

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一、新形勢下的社會養老保險業務檔案管理

自改革開放以來，社會養老保險業務的檔案管理已經進行了多方面的改善。之所以對社會養老保險業務檔案管理不斷地進行完善，是因為最終的目的是要避免養老保險業務檔案的不真實、不完整和不安全性。社會養老保險業務檔案管理是提高養老保險保障性功能的一種重要手段，通過為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務來促進社會養老保險業務的發展，其肩負重任。近年來，有數據資料表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，必須要對社會養老保險檔案管理工作進行改革，才能適應當今時代的需要。因此，在新形勢下，為了不阻礙社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業的發展，必然要對社會養老保險檔案管理工作提出更高的要求。目前，社會養老保險業務檔案管理主要存在以下幾點問題：一是缺少規范化的檔案管理制度；二是信息化檔案管理水平較低；三是檔案管理人員管理素質有待進一步提高。

二、新形勢下做好社會養老保險業務檔案管理工作的對策

（一）完善和規范檔案管理制度。在社會養老保險相關業務范圍內，其原始資料包括參保人個人信息賬戶、繳費資料、養老金的發放資料以及業務有關的書面資料等，這些都是社會養老保險檔案需要進行管理的資料。完善和規范檔案管理制度的最終目的是實現檔案管理的規范化。規范化的檔案管理首先要確保實用性和長遠利用價值的資料檔案在歸檔存檔時，不會出現混淆的問題。這就要求檔案管理人員不僅要確保明確分類，還應該做好歸類檔案的記錄。檔案管理部門在完善和規范檔案管理制度時，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具體化。合理性主要是指有關檔案管理方式方法符合現實應用要求；有效性和全面性是指所建立的檔案制度要涵蓋所有工作環節；具體化是指檔案管理具體流程和檔案資料分類方式等都必須明確。此外，完善和規范檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》等相關法律為依據。在檔案管理制度的要求約束下，檔案管理部門對社會養老保險檔案進行科學分類、集中、規范有序地管理。

（二）提高信息化檔案管理水平。在新形勢下，信息科技水平得到了快速提升，其已經惠及到各行各業，社會養老保險業務檔案管理也不例外。信息化檔案管理與完全人工方式的檔案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，適應當前社會的發展需求。信息化檔案管理改變了以紙質書面記錄與個人檔案的堆放與存放方式，既縮短了工作時間，又避免了占據了較大的空間進行資料的存放。信息化檔案管理實現了檔案管理電子化，有利于檔案的查詢與檢索，大大地降低信息檢索的不準確性。人工進行檔案資料原件的查找與翻閱既費時又耗力，工作效率較低，而由計算機檢索與掃描獲得信息既節省了大量的時間，又提高了工作的準確性和效率。

另外，信息化檔案管理在分類與管理時，不可忽視科學的歸檔與提高工作質量。針對普通類型的業務文件、退休記錄、審計等的存檔時間要明確記錄。對于影音資料與照片等資料檔案，在選取、收集與初步的記錄時，要注意歸類方式的選擇。總而言之，信息化檔案管理的最終目的是為了減少檔案管理工作的無序現象。

（三）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，控制著檔案管理所有環節。社會養老保險檔案管理工作的目標是服務社會，因此，檔案管理部門不可忽視檔案管理人員的素質水平。新形勢下，隨著檔案管理工作要求的提高，與之相應的檔案管理人員的素質水平也應該提高。為此，檔案管理部門需注意管理任務和責任的分配。通過明確工作職責與標準的方式提升管理人員的素質，才能更好地讓檔案管理服務于社會。