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第一篇：事業單位人事檔案管理信息化建設路徑

摘要：檔案管理工作中，各級黨委、政府的組織人事部門管理的人事檔案相對比較規范，信息化程序也比較高。具體工作中，事業單位人事檔案管理也屬于非常重要的一項工作內容，每個事業單位都保管著所有工人、聘干或者是自聘人員的人事檔案及專業技術檔案，一些級別比較高的事業單位都有自己的人事檔案管理權。所以，充分重視事業單位人事檔案管理工作效率的提升，借助現代化技術優勢，通過信息化建設發展不斷創新事業單位人事檔案管理工作開展的方式方法，積極革新管理的理念，與時俱進，促進事業單位人事檔案管理工作有效性的全面提升，充分推動事業單位人事檔案管理更加科學規范的發展。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理；信息化

黨的五中全會提出：加強數字社會、數字政府建設，提升公共服務、社會治理等數字化智能水平。現代社會互聯網以及信息化技術的不斷應用普及，事業單位人事檔案管理必須緊跟時展的步伐，積極融合大數據、信息技術，充分加強事業單位人事檔案信息化管理建設，有效提升信息數據的采集能力，積極落實高效的信息整理和分析工作，保障人事檔案信息的安全存儲以及合理應用，為事業單位在進行重大管理決策方面提供科學精準的有效信息，充分發揮事業單位人事檔案管理工作的有效性。

一、事業單位人事檔案管理信息化概述

隨著互聯網、信息技術的快速發展應用，事業單位人事檔案管理也迎來了全新的發展挑戰與機遇，應用信息化技術有助于更加科學規范的開展事業單位人事檔案管理工作，信息化技術的充分普及應用充分促進人事檔案管理工作效率的全面改善和提升。基于大數據、互聯網技術的應用普及，事業單位在開展人事檔案管理工作過程中，可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息，并且計算機技術可以快速實現對于信息的檢索與查詢，相比于傳統的人工檔案管理模式，有效提升了信息查詢檢索的效率，為工作人員減輕了大量的工作負擔，有助于提升事業單位人事檔案信息保管的精準度與可靠性，提升事業單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動事業單位人事檔案管理的信息化建設和發展，能夠充分展示出事業單位自身發展運營的實際狀況。能夠充分展示出事業單位人員流動的情況，經營發展的規模變化，自身潛在資本的發展變化情況等等，事業單位獲取這些精準信息之后有助于促進其做好進一步的人事管理戰略發展規劃，積極促進人事培訓以及人才選拔晉升與績效管理考評等各項工作有序開展，充分促進事業單位提前做好內部人力資源的管理儲備，加強事業單位自身人力資源管理工作的有效性。事業單位人事檔案管理工作是根據國家相關法律規范積極履行其自身的社會服務管理職責，有著非常重要的社會價值。從某種角度來看對于整合社會人力資源也有非常重要的積極作用。基于國家戰略發展的宏觀角度而言，人才發展戰略的全面落實有助于促進一個國家的快速穩定發展，而事業單位人事檔案管理工作本質上就是積極整合社會人力資源的重要過程，有助于各個單位能夠更加快速高效地推進自身的人力資源管理，加強人力資源整合的有效性提升，有助于促進單位事業的發展進步，因此，必須高度重視事業單位人事檔案管理信息化建設與發展，充分提升其管理效率，發揮其積極作用和價值。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

1.缺乏創新的人事檔案管理理念和思維當下我國事業單位人事檔案管理工作組織開展過程中，其依然沿用傳統的管理理念和模式，沒有及時進行創新優化，沒有及時利用當前非常先進的信息化思想以及大數據理念等，同時不夠重視現代信息化、互聯網技術發展的優勢，在檔案管理工作中沒有充分利用其重大優勢，對于人事檔案管理流程和環節缺乏優化與創新，使得事業單位人事檔案管理工作整體流程標準比較僵化，不利于其向動態數據化方向轉變。傳統模式下的事業單位人事檔案管理非常老舊滯后，不能夠滿足大數據時展的基本要求，因此當前我國事業單位人事檔案管理工作普遍存在管理技術傳統、低效，服務質量整體水平較差的現實問題，這些都嚴重阻礙了事業單位人事檔案管理的進一步完善和創新發展。2.存在人檔分離現象目前，有的事業單位在進行人事檔案管理時，依然通過紙質檔案資料進行收集歸檔，這樣傳統化的紙質檔案很難高效完成信息的及時更新，并且收集整理歸檔整個過程非常復雜，管理效率非常低下，還會造成人檔分離情況的發生，使得事業單位在進行人事檔案管理過程中很難高效完成信息資料的更新，不利于提升改善人事檔案管理的工作效率。3.檔案管理配套設施不完善事業單位人事檔案管理工作組織實施過程中沒有建設完善健全的配套設施，基礎設施的不完善使得檔案信息無法實現及時有效的更新，同時在信息交流互通時也容易存在障礙導致傳遞效率不高，這些也使其難以充分保障檔案資料的充分完整與安全。而且，缺乏足夠完備的檔案管理配套基礎設施，使得事業單位人事檔案資料管理面臨著非常大的潛在安全風險，很多不法分子會通過檔案管理系統中的漏洞和薄弱環節進行一些非法操作，如通過植入木馬等病毒侵擾，造成數據發生泄漏等不安全問題，難以有效保障事業單位人事檔案資料管理的安全性與保密性。4.檔案管理人員素質有待提升事業單位人事檔案管理工作也需要專門的工作人員具體操作實施，然而當下很多事業單位在人事檔案管理方面配置的工作人員綜合能力和素養水平并不高，很多員工受到傳統檔案管理理念的限制和影響，缺乏對于新事物的接受能力，對于現代化的信息技術與大數據技術認知不足，而且并未真正參與過具體的專業技術實操的訓練和學習，使得事業單位人事檔案管理信息化建設發展進程難以有效推進，工作實施過程中容易發生失誤和疏漏，不能有效保障事業單位在進行重大決策時需要精準可靠的數據信息依據的實際需求。人事檔案管理工作表面上看起來非常容易，然而實際操作過程中其實是需要具備非常強的專業理論方法來實現檔案管理的科學規范性的，專業方法和技巧有助于促進檔案管理模式的有效完善與完整。然而這個行業的工作環境、待遇整體水平并不高，因此大部分專業出身的人員主觀上并不傾向于選擇事業單位人事檔案管理工作，也因此事業單位為了充分滿足該崗位的人員需求，會選擇通過內部派遣調用的方式配置一些經驗相對豐富的老職工負責這項工作，或者有的事業單位通過招聘一些具備類似從業經歷的人員負責該工作，這樣組建起來的檔案管理隊伍缺乏足夠的專業性，因此也在很大程度上嚴重阻礙了人事檔案信息化建設發展的重要進程。5.各地的事業單位人事檔案管理存在一定差距我國由于各個地區以及城市存在顯著的地域性差異，因此事業單位人事檔案管理工作的開展落實也存在著相當顯著的差異性特點，有時候還會發生人事檔案意外丟失的情況。地域之間進行人事檔案管理的系統平臺并未實現有效的互通共享，也使得檔案在進行傳遞交流的時候容易造成損壞和丟失。人工手動錄入整理人事檔案信息的傳統模式也在很大程度上阻礙了事業單位人事檔案管理信息化發展的有序推進。6.人事檔案利用率低目前我國在人事檔案的具體使用方面比較被動，人事檔案資料由于其具備極強的保密性，大部分事業單位都忽視了對于人事檔案資源的合理開發與應用，檔案通常只是保管于特定的單位和機構，一般在真正需要的時候人們才會進行相關信息的查閱檢索，而長時間的積累使得檔案信息越來越多，逐漸失去其原本的應用價值，傳統儲存檔案資料的方式，使得檔案管理的綜合效率非常低下，也導致事業單位人事檔案管理信息化建設發展的整體效率比較低。

三、事業單位人事檔案管理信息化的實現路徑

1.加強事業單位人事檔案信息化管理意識有效保障事業單位人事檔案信息化建設發展的目標實現，事業單位的領導必須高度重視人事檔案的信息化發展與建設，積極加強多方面的資源支持力度與投入力度，充分完善事業單位的綜合管理機制，落實人事檔案管理工作的科學發展規劃。第一，要不斷強化人事檔案日常化的規范管理。事業單位應當安排專門的工作人員負責人事檔案的日常管理工作，發揮個人自身的潛在能力，積極創新，充分保障事業單位人事檔案日益朝向信息化管理方式發展轉變。第二，事業單位要高度重視對于專業人事檔案管理人才的引進和培育。領導層必須重視加強人事檔案管理工作者的日常專業能力培訓學習以及考評管理，積極培育人事檔案管理人員主動革新檔案管理的思想和理念，通過運用科學高效的人事檔案管理手段和方式，積極促進管理人員不斷提升崗位專業技能與理論基礎，提升其職業道德素養，加強事業單位人事檔案管理的有效性提升。事業單位人事檔案管理信息化建設與發展進程的有效推進離不開領導層對該項工作的充分關注，必須高度重視具體工作人員的專業度提升和培養，以充分保障日常工作的順利有序推進。加強業務能力提升培訓，不斷提升人事檔案管理工作者的專業技能和職業素養，積極落實工作考核管理制度，促進其不斷優化個人工作的方法和技能，促進內部人員良性競爭，不斷提升個人工作的責任心和自覺性，主動學習掌握先進的計算機應用技術，有效發揮個人的能力優勢，促進事業單位人事檔案管理工作不斷朝著信息化的發展方向有序推進，提升事業單位整體的信息化管理認知和意識。2.完善人事檔案管理信息化基礎設施配置事業單位人事檔案管理工作效率的有效提升離不開現代信息化的基礎配套設施，想要充分促進檔案管理的創新、優化與完善，積極打造全新模式的人事檔案管理規范，不斷豐富人事檔案館的內部資源，必須積極完善健全其信息化基礎配套設施，加強事業單位在人事檔案管理方面的電子化發展，促進軟硬件基礎配套設施的及時配備和完善，不斷加強其檔案管理的基礎信息化建設，有序構建事業單位人事檔案信息化的網絡管理平臺，不斷提升其管理工作的現代化可操作性，完善其系統建設與發展，積極落實事業單位人事檔案信息的高效錄入，電子化數據信息處理方式有助于改善因為傳統人工錄入整理方式的效率問題，節省大量的人力、時間成本，保障檔案信息存檔的時效性，為使用者更加便捷地查詢檢索信息，保障檔案信息存儲方式的科學化與規范化，電子化檔案管理的平臺系統和傳統紙質檔案管理的方式有效融合，為事業單位人事檔案管理加上了雙保險，保障檔案信息管理的安全性和可靠性，有效提升人事檔案管理工作的有效性。3.搭建事業單位人事檔案管理系統為了充分促進事業單位高效落實人事檔案管理的信息化發展與建設，事業單位內部必須積極打造專門的人事檔案管理系統，充分利用大數據技術手段的優勢，對于非常重要的檔案資料應當利用先進的電子掃描技術以及計算機技術等，加強有關人事檔案資料信息的及時更新完善，充分落實檔案動態化信息管理舉措。事業單位人事檔案管理系統平臺的建設和完善，能夠充分保障對于人事檔案的日常使用管理，如檔案借閱及時有效的記錄，快速進行人事檔案信息的查詢和檢索，充分加強事業單位人事檔案管理的智能化應用，提升其自動化管理效率，有效增強事業單位人事檔案管理的效率和效果。4.提升信息化檔案管理系統水平事業單位人事檔案管理要實現高效有序的信息化管理目標，必須要落實有效完善的信息化管理的平臺系統。通過科學有效地加強事業單位信息化管理系統的建設與完善，有效提升人事檔案管理工作者高效收集、整理、查詢、檢索檔案資料信息的效率，保障高效有序的信息整合效率。人事檔案信息化管理平臺搭建完成之后，人事檔案管理部門必須要積極學習規范化操作技術和方法，快速實現對于電子化、信息化系統的熟練應用，最大化的實現工作模式的變革與創新，有效改善人事檔案管理人員工作的有效性，提升工作質量，保障最大化的工作成效。充分提升人事檔案信息化管理系統的利用能力，針對紙質檔案資料信息，必須及時轉變為電子信息錄入系統進行有效存儲。信息化管理系統能夠充分實現對于人事檔案信息的錄入整理、保管、查閱檢索等基本功能，大數據全面普及應用的當下，必須積極提升信息化數據信息系統利用的效率，及時錄入更新檔案資料，提升信息管理利用的綜合效率。針對人事檔案信息中有關個人隱私的資料信息，必須落實權限加密的設置措施，充分保證不傷害他人的合法權益，提升人事檔案信息使用的科學性和安全性。5.加強人事檔案信息管理的安全性事業單位人事檔案管理的信息化建設與發展目標的實現，必須重視其信息管理的安全性，要制訂落實科學合理的管理制度，做好基本的安全管理標準和規范，結合我國有關法律法規，努力完善其信息安全保障機制。檔案信息的查閱管理必須遵循制度管理規范，做好數據信息存儲備份管理，完善檔案數據信息的恢復系統，有效提升事業單位人事檔案信息安全存儲和使用。對于事業單位人事檔案管理工作者必須積極落實有效的信息安全培訓學習，提升管理人員的保密意識，充分重視對于檔案信息的安全管理和應用。6.提升事業單位人事檔案管理人員素質事業單位人事檔案管理的信息化發展建設離不開專業的管理人員，因此必須高度重視對于專業人才素養的培育和提升，人事檔案管理人員除了要具備檔案管理方面的專業基礎能力，還要積極學習提升自身對于信息化技術的應用實踐能力，同時根據檔案管理信息化發展建設的實際需要，重視專業數據管理人才的引進和聘用，加強對于大數據信息的應用和分析，不斷提升事業單位人事檔案管理信息化發展建設的速度和效率。

四、結束語

總而言之，事業單位人事檔案管理必須適應當下社會經濟發展進步的趨勢，與時俱進，通過利用大數據技術的優勢，借助互聯網信息技術手段，促進其信息化管理系統和平臺的有序搭建，充分提升事業單位人事檔案信息化管理的效率，促進我國事業單位人事檔案的管理更加科學高效。

參考文獻：

[1]張艷菊.大數據時代事業單位人事檔案管理信息化建設探討[J].辦公室業務，2018

[2]劉倞源，姚育章，劉禮勇.事業單位人事檔案管理信息化對策研究[J].數字技術與應用，2013

[3]褚麗娜.現代人事檔案管理信息化建設探索與實踐[J].蘭臺世界，2019

作者：鐘衛國

第二篇：事業單位檔案管理信息化建設策略

［摘要］隨著社會經濟的不斷發展，檔案的重要性愈發顯著，這就使人們對檔案管理工作提出了全新的要求。檔案管理作為事業單位中的重要組成部分，不僅種類繁多，而且數量也十分龐大，傳統的管理模式已經無法滿足事業單位發展的需求。在當前信息化時代背景下，事業單位需要加強檔案管理信息化建設，將信息技術融入檔案管理中，從而有效提高檔案管理的質量，充分發揮檔案的作用，促進事業單位的健康、穩定發展。文章就提升事業單位檔案管理信息化建設的策略進行探討。

［關鍵詞］事業單位；檔案管理；信息化建設

檔案是對各種信息、活動的一種真實記錄，能夠直接將事業單位的發展歷程體現出來，并且其中還蘊含了社會經濟發展的信息，能為事業單位提供良好的參考依據，對事業單位的發展有著十分重要的作用。檔案管理工作是一項具有系統性、專業性、保密性和政策性的工作，隨著社會經濟的不斷發展，事業單位檔案管理也面臨巨大的挑戰。傳統檔案管理模式已經面臨淘汰邊緣，信息化、現代化已經成為檔案管理建設的主要方向。為此，事業單位需要及時更新觀念，做到與時俱進，充分利用各種現代信息技術，加強檔案管理信息化建設，從而實現檔案數字化、信息化，推進事業單位的可持續發展。

1檔案管理信息化建設的優勢作用

1.1提高信息化檢索的速率

信息化時代的到來促進了信息技術的快速發展，同時也產生了海量的信息數據，如何快速、準確地在數據庫中尋找所需的信息數據，成為檔案管理工作中需重點解決的問題。通過開展檔案管理信息化建設，借助信息技術能夠極大程度地提升信息的檢索速度，提高檔案管理現代化水平。首先，檔案管理信息化建設使原本的紙質檔案轉變為數字化檔案，改變了傳統人工進行檢索的工作方式，保證了檢索工作的準確性和及時性，能夠根據所需快速獲取信息。其次，可以實現批量信息同步查找。利用計算機技術，能夠對相同類型的信息進行快速檢索。最后，信息化檢索避免了對檔案造成損壞，能延長檔案的使用壽命，使檔案管理工作變得更加輕松便捷。

1.2有利于構建優質的檔案存儲環境

部分事業單位在檔案管理中，仍運用傳統的紙質檔案管理形式，投入大量的人力、物力和精力對紙質檔案進行管理，這就使紙質檔案在管理和存儲上存在諸多的不足。而信息化建設為檔案管理工作構建了良好的環境，優化了檔案存儲條件，滿足了現代化檔案管理工作的需求。首先，信息化檔案管理避免了傳統紙質檔案受潮、破損、遺失等問題，使檔案以數字化的形式進行存儲，構建了全新的檔案管理系統，有效避免了外界因素的干擾。其次，信息化檔案管理有效拓展了檔案存儲空間，只需借助計算機網絡技術和檔案管理軟件，便可將檔案存儲到云空間，有效改變了傳統紙質檔案對空間的要求。最后，信息化檔案管理有效降低了成本，使檔案管理工作不再對現實環境有較強的依賴性。

2事業單位檔案管理信息化建設的不足

2.1缺乏時代性

當前，事業單位正處于改革的關鍵時期，但其將重點放在了其他工作上，對檔案管理并沒有進行深入的研究和有效的改革。同時，目前的改革機制也不是對所有事業單位檔案管理都適用的。在當前社會經濟新常態背景下，事業單位在發展過程中，難免存在問題和不足，而要想有效地解決這些問題，促進自身不斷的發展，就必須做好檔案管理工作，對保存的信息進行深入的分析，挖掘其中蘊含的有價值信息。但在實際的檔案管理工作中，事業單位并沒有制定出與社會發展相符的管理機制，管理模式仍較為陳舊，缺乏時代性，并沒有積極引進先進的管理理念、管理方法和管理設備，這就嚴重影響了事業單位檔案管理工作的效率和質量，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的進程，最終不利于事業單位的穩定發展。

2.2缺乏統一規范

目前，雖然部分事業單位已經認識到檔案管理信息化建設的重要性，然而因認知不足等多方面因素的影響，信息化建設過程中無法與其他部門進行統一協調，信息化檔案管理不具兼容性和適應性，這就導致各部門在進行檔案信息檢索時無法使用同一系統進行查詢，嚴重影響了檔案檢索的效率。同時，事業單位的不斷發展使檔案的數量也在不斷增加，檔案管理工作變得更加煩瑣，如果事業單位信息化檔案管理缺乏統一規范，那么對檔案信息化的發展會產生不小的影響，檔案信息資源無法實現共享，嚴重影響了檔案的利用效率。

2.3信息化程度較低

部分事業單位對檔案管理信息化建設存在抵觸心理，沒有積極引進現代信息技術，就無法利用信息技術來對信息數據進行收集、整理和存儲，仍利用人工來開展檔案管理工作。這就使檔案管理工作量和工作難度都不斷增加，需要消耗大量的人力，同時也不利于對檔案信息進行查找，還很容易產生失誤，造成檔案信息出現偏差，進而產生較大的影響。為此，事業單位必須提升信息技術利用程度，加強檔案管理信息化建設，避免對今后的發展產生影響。

2.4專業人才匱乏

為保證事業單位檔案管理質量，必須保證檔案管理人員具有較高的信息素養和職業素養。但通過對事業單位檔案管理人員工作素質和能力的分析發現，大部分檔案管理人員并非專業院校畢業，專業能力和素養都相對較低，缺乏自主學習能力，對信息技術并沒有進行自主的學習，從而導致自身缺乏完善的知識結構，無法滿足當前信息化檔案管理工作的需求。同時，大部分檔案管理人員由于能力不足，并沒有掌握科學合理的檔案收集、處理和存儲的方法，在工作中缺乏良好的責任感，經常敷衍了事，并且遇到問題時相互推諉，嚴重影響了事業單位檔案管理的有效性。

3加強事業單位檔案管理信息化建設的措施

3.1制定檔案管理信息化建設總體規劃

檔案管理信息化建設作為一項系統工程，事業單位必須要做好總體規劃，將涉及的各個方面進行綜合考慮，立足于本單位整體發展戰略，對其進行合理的規劃。事業單位需要結合自身的特點和長期的發展目標，進行科學的論證與深入調查，從而對檔案管理信息化建設制定切實可行的短期目標和長遠目標。同時，需要做好單位內部各部門之間的協調，與信息中心建設、公文管理等保持同步，并且與本單位軟硬件系統發展相符，相互協作、相互支持，實現本單位檔案管理信息化的規劃與建設。

3.2實現信息資源數字化

在檔案管理信息化建設中，檔案信息資源數字化是重要的基礎內容，主要就是利用現代信息技術將以往的紙質檔案等進行加工、轉化，將其變為數字化的信息形式，并存儲到建立的數據庫中。首先，事業單位將日常工作中所產生的公文、資料等利用數字化手段轉化為數字信息進行存檔。其次，將單位原本存放的各種介質載體的檔案進行信息化、數字化處理，尤其對重點檔案做好監管，將其存儲于數據庫中。最后，對上級單位或者兄弟單位的各種文字檔案，進行解密或者加密后轉化為數字化形式進行存儲。此外，需要對檔案進行分類存儲和管理，積極引進現代化檔案管理系統，利用計算機檔案目錄的編排與檢索，保證檔案信息化建設的有效開展。

3.3實現檔案信息傳遞網絡化

事業單位應當建立自己的檔案信息網站，以網頁形式向人民群眾提供有關檔案信息和服務，開展檔案信息網上咨詢、查詢，并實時歸檔和直接提供電子文件。檔案網站應與本單位內部網絡相連接，實現內部辦公自動化系統與檔案管理共享的互通。將檔案管理系統整合到本單位管理信息系統中，構建一個完整的系統，以綜合考慮本單位各個部門，實現資源共享，最大限度地發揮檔案管理的綜合效益和系統效益。通過互聯網接入國家或地區檔案網絡，實現國家或地區檔案信息檔案管理信息的在線交流。信息檔案網站建設要選擇質量高、口碑好、技術過硬的產品，其要符合國家相關標準。同時還需要加強技術交流，在安全規定下與國內外單位進行相互學習，借鑒優秀的工作經驗，從而結合自身單位建立個性化檔案管理系統。

3.4檔案信息化應做到規范化、標準化

事業單位檔案管理信息化建設還必須規范化、標準化，這樣才能確保檔案信息化管理的正常運行。在建設過程中，事業單位需要嚴格按照國家提出的信息化管理要求，結合地區信息網絡管理標準和自身單位的特點，制定內部完善的管理體系。在技術要求上，必須要統一規定數據庫的結構與格式，統一檔案數據庫管理軟硬件的文件格式和數據索引，從而在全國和地區范圍內實現統一的傳輸解碼，更好地實現數據信息的實時共享，以避免因基礎設施、文件格式的不同產生不可讀的網絡障礙，導致數據無法轉換和解碼。

3.5建立檔案網站服務平臺

大多數事業單位都具有服務性和社會性，與社會大眾息息相關。因此，在政策許可的前提下，要積極利用檔案信息網站和網絡，建立檔案信息網站服務平臺，利用檔案信息服務社會，與民生網、咨詢網對接，實現業務信息的相互交流和互補。

4結語

隨著時代的不斷發展，事業單位檔案管理信息化建設已經成為必然趨勢，對此，事業單位需要充分認識到檔案管理的重要性，采取有效的措施來提高檔案管理信息化建設水平，最終發揮檔案的實際價值，促進事業單位的可持續發展。

主要參考文獻

［1］王俊.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略［J］.智庫時代,2018(48):42-43.

［2］劉敏.芻議新時期事業單位檔案管理的信息化建設［J］.科技創新導報,2018(23):167-168.

［3］劉敏.淺析提升事業單位檔案管理信息化建設的策略［J］.科技創新導報,2018(24):156,158.

［4］斯琴高娃.事業單位檔案管理信息化建設初探［J］.辦公室業務,2014(3):174.

［5］郝學山.提升事業單位檔案管理信息化建設的策略［J］.辦公室業務,2020(18):82-83.

作者：王洪英 單位：臨沂雕塑公園

第三篇：事業單位檔案管理信息化水平探討

【摘要】事業單位是保障社會安穩運行的重要機構，它們服務于各行各業，業務涉及的范圍非常廣泛，其中它們的檔案管理工作非常的復雜繁多，就需要相關單位投入大量的資金人力成本。為了解決這個問題，順應時代的信息化發展潮流，事業單位將嘗試利用信息化技術進行檔案的管理工作，大幅度地增強檔案管理的效率，把更多的人力資源從以前低效的工作中解放下來，使他們能夠投入到更需要的部門工作中去。除此之外，事業單位利用信息化技術進行檔案管理，可以大大地增強檔案的安全性，可以更加方便快捷地進行檔案管理，所以檔案管理信息化的推進，可以促進事業單位的整體運轉和發展。不過，檔案管理的信息化進程也并非一帆風順，還有許多亟待解決的問題，事業單位的領導必須重視檔案管理的信息化發展，進而提升檔案管理的效率，促進單位業務的整體高效運行。

【關鍵詞】機關事業單位；檔案管理

信息化事業單位是保障社會安穩運行的重要機構，它們服務于各行各業，業務涉及的范圍非常廣泛。事業單位每天的工作過程中，會涉及到大量的紙質材料、圖片、音視頻等資料的整理歸檔，作為重要的工作材料進行保存，方便今后的查詢核實等，是確保各級事業單位工作順利進行的必要保障之一。具體的檔案管理工作因為涉及內容多而變得非常復雜繁多，因為涉及的檔案類別很多，而且是海量的檔案資料，這就使得檔案管理的工作人員工作量巨大，而全靠人力，工作的效率十分的低下。要從海量的資料中靠人工找到相應的資料，其難度可想而知，需要等待的時間很長，而且還存在找不到不著資料不齊全的問題。而且，很多資料因為是紙質的，保存的時間太長會被腐蝕損壞，遺失或外力破壞的可能性也比較大，造成檔案的缺失。而且，隨著人們需要辦理的事務越來越多，事業單位多年累積的檔案也越來越多，資料的存放都是很大的問題。所以，事業單位的檔案管理必須順應信息化發展潮流，利用信息化技術實現檔案的高效管理。

一、檔案管理信息化的重要性

1.1減輕檔案管理的工作壓力

以前的檔案管理，面對的多是紙質材料，檔案管理的負責人員要對數以千計萬計的檔案做好分類存放，管理調取等工作。海量的檔案資料，復雜的檔案種類，檔案管理的工作人員每天的工作壓力可想而知。他們每天必須花費大量的時間，投入大量的經歷去進行檔案的整理歸類。但是，如果利用信息化技術，使得檔案管理信息化，那么信息化技術直接就可以對海量的檔案資料進行自動的歸類，工作人員利用信息化技術建立檔案數據庫，可以同時存儲海量的檔案資料，同時檔案內容安全保密性能也得到了保障。如果需要調取某些檔案資料，利用信息化技術就可以快速直接精準地找到相關的檔案，這樣既節省了時間，有不需要花費太多的人力，工作人員的工作壓力就大大降低，工作效率自然大幅度提升。

1.2提升檔案管理的效率

以前的事業單位檔案管理的過程中，面對的海量的紙質（實物）文件資料，存放時的工作量非常大，而且存放檔案資料所學的占地也會越來越大，在城市發展的今天，土地資源珍貴而價高，這樣一來，單位的經濟壓力就會變得很大就算解決了存放的問題，面對海量的檔案文件資料，如果是依靠人工進行檢索，要找到相關的檔案文件資料也是異常困難的，需要耗費大量的人力，所需的時間也會很長，工作的效率怎么會提高。另外，人工保存檔案文件資料容易受到潮濕天氣、火災、地震等天災人禍的影響，給事業單位帶來巨大的損失。所以，現在如果能夠實現檔案資料管理的信息化，利用信息化技術把所有的紙質的檔案材料電子化，數據化，建立檔案的數據管理中心，利用計算機進行存儲、分類、管理和調取等檔案管理過程，這樣就能夠做到用極小的空間存儲管理還聊的文件，而且利用計算機信息技術可以很快地搜索提取檔案，這樣一來，事業單位的檔案管理人員就能夠高效率工作，從而提升了事業單位整體的工作效率。而且事業單位作為國家服務于人民的部門，高效率的工作狀態更能獲得百姓好評，增加事業單位部門的公信力。

1.3增強事業單位檔案的安全性

事業單位的檔案文件涉及個人隱私甚至國家部門的機密，起著非常重要的作用，以前的檔案材料都是紙質等實物文件，這些材質的檔案資料有其不可避免的缺陷，就是易受外界環境的影響，例如潮濕、大火等都能讓這些材料毀于一旦，或是出現材料遺失、缺漏、損壞、泄密等情況。這樣一來，必然會給整個單位的工作造成不好的影響，妨礙事業單位工作的順利進行。如果實現了檔案管理的信息化，就能夠把以前的紙質檔案轉化為電子文檔，變為電子數據存在在云端數據中心。這樣就可以利用很小的空間存儲海量的文件，而且可以使得檔案文件免于天災人禍的影響。信息化的文件理論上是可以無限期地進行保存的，而且是能夠做到完美的保存的。再者事業單位中有些檔案是私密的文件，如果用以前的紙質材料，在傳輸的過程中很容易泄露，但是信息化的檔案可以進行加密，可以跨越時間空間瞬息傳送到需要的人手中，就大大減少了機密泄露情況的發生。

二、影響事業單位檔案管理實現信息化的困難

2.1事業單位管理層對檔案管理信息化不夠重視

信息技術是近幾年才發展起來的新型科學技術，一些事業單位的管理層還沒有意識到信息技術發展對于檔案管理的顛覆性作用。或是只是單純地認為檔案信息化就是把全部的檔案文件變成電子檔的存放進電腦之中。管理層這樣的看法自然會阻礙檔案關系信息化的進展，所以在信息化技術普及的今天，還有很多事業單位采取這非常落后的檔案管理方式。沒有事業單位管理層的重視和推廣，單位下面的檔案管理工作人員自然也就忽略了的檔案管理信息化的重要性。不利于整體工作的開展。

2.2實現檔案管理信息化需要大量的經費

要實現事業單位檔案管理的信息化就需要引進相關信息化設備，這就需要大量資金的支持，而且這些設備的維持，系統的維護也是需要專業技術人才的支持的。不過因為一些事業單位的管理層根本不重視檔案管理的信息化，自然就不會對此投入太多的金錢。沒有足夠經費的支持，要實現檔案管理的信息化無異于紙上談兵。而且檔案信息化是一個需要時間的過程，從設備技術的引進，到人員的培訓，再到所有材料的信息化，最終到檔案管理信息化給事業單位帶來效益或幫助，需要一個漫長的時間，領導短時間看不到收益，自然不給與資金的支持。

2.3檔案信息化數據庫不完善

目前，一些事業單位雖然開始了檔案管理信息化的建設，不過還不完善，數據庫還沒完全建立，各單位也沒辦法實現數據的共享，所以很多的檔案內容的利用率不高。此外，雖說很多事業單位實現了檔案管理信息化，但是還不完善，而且還有很多單位的信息化進程還未開始，這就當值數據庫信息相互獨立，沒有辦法達到更好的利用效果。

2.4檔案管理信息化的技術人才培養有待提升

檔案管理信息化對于檔案管理人員提出了新的挑戰，他們必須要掌握相關的信息技術，才能真正做到檔案的信息化管理。不過很多的事業單位的檔案管理人員已經習慣了以前的老式檔案管理的方法，對信息化技術又十分的陌生，缺少相應的知識，所以也就無法發揮信息化檔案管理的巨大優勢。

三、提升事業單位檔案管理信息化的措施

3.1提高事業單位管理層的信息化意識

只有事業單位管理層的信息化意識提高了，事業單位的檔案信息化才會發展的起來。管理層意識到檔案管理信息化未來將會發揮巨大的效用，真正重視起來了，檔案管理信息化才會真的發揮其作用。事業檔案管理的信息化不是某一個單位或是一些單位的信息化，而且全國各地的各個單位都要同步進行檔案管理的信息化建設，各個單位部門要做到相互的溝通和協調，調動大家的檔案管理信息化的建設熱情，盡快實現檔案管理的信息化。

3.2增加檔案管理信息化建設的投資

檔案管理信息化需要購買相應的信息化設備，引進相關的信息化技術，這些都需要大量的資金支持。所以事業單位要在檔案管理信息化的建設上增加資金投入，設立專項的資金進行相關基礎設施的建設、設備技術的引進和人員的培訓。同時，事業單位也可以爭取社會力量的支持，提升自身的經濟效益，從而為檔案管理信息化的建設吸引經費支持。

3.3加快檔案信息化建設步伐

檔案管理信息化的建設不僅是設備技術的引進，還需要建立一個與信息化檔案管理的想符合的現代管理體系，使整個檔案管理的工作有章可循。第一，要設立健全的檔案信息化管理標準，對整體的工作以及工作細節做好規劃，這樣就能保證整體工作的順利進行。第二，要把以前的紙質檔案轉變成電子文檔，利用信息數據進行儲存，利用信息技術做好分類，便于后期的查詢。第三，就是要保證檔案管理人員的計算機信息能力，保證這一些工作的順利進行。

3.4加強檔案管理人員的信息技術培訓

檔案管理信息化管理設計新型的高科技設備和技術，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰，需要他們能夠熟練地操作信息化設備，具備相應的信息化技術知識。同時面對信息化的檔案管理，他們的檔案管理知識也要有所更新和完善。總之一句話，信息化的檔案管理需要同時具有檔案管理能力和信息化素養的綜合素質人才。因此，我們首先可以從外面引進優秀的綜合素質人才，創立一個同時具有檔案管理能力和信息化素養的人才團隊，增強事業單位整體的檔案管理質量。再一個，就是要重視對檔案管理人員的教育培訓，利用邀請專家講座或是實際演練或是課程培訓等方式，提升檔案管理人員檔案信息化管理水平。

四、結束語

檔案管理的信息化發展是關系到事業單位未來發展的重要因素，利用信息化技術提升檔案管理的效率，進而整體提升事業單位的工作效率。而且，檔案管理信息化的發展為未來我國各事業單位的數據信息連通鋪平了道路，是造福社會的工程。

參考文獻

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作者：邵山 單位：山東理工職業學院